В подпись: Создание подписи в Outlook и ее добавление в сообщения

Создание подписи в Outlook и ее добавление в сообщения

Создание подписи и настройка добавления подписи в сообщения в Outlook

Важно: Если у вас есть учетная запись Microsoft Microsoft 365, и вы используете Outlook и Outlook в Интернете или Outlook в Интернете для бизнеса, необходимо создать подпись в обоих продуктах. Чтобы создать и использовать подписи электронной почты в Outlook Интернете, см. статью Создание и добавление подписи электронной почты в Outlook.com или Outlook в Интернете.

Если вы хотите увидеть, как это делается, посмотрите видеоролик ниже.

1. Откройте новое сообщение электронной почты.

2. В меню Сообщение выберите пункт Подписи> подписи.

   В зависимости от размера окна Outlook, а также от того, создаете ли вы новое сообщение электронной почты, ответ или переадминируете сообщение, меню Сообщение и кнопка Подпись могут быть в двух разных местах.

3. В диалоговомокне Выбор подписи для редактирования выберитеНовая подпись , а затем введите имя подписи.

4. В области Редактированиеподписи со составляете подпись. Вы можете изменять шрифты, цвета и размеры шрифтов, а также выравнивание текста. Если вы хотите создать более надежную подпись с маркерами, таблицами или границами, отформатируйте текст в Word, а затем скопируйте подпись и вкопируйте ее в поле Изменить подпись. Вы также можете использовать один из предварительно разработанных шаблонов для подписи. Скачайте шаблоны в Word, настройте их с учетом личных сведений, а затем скопируйте и вкопируйте в поле Изменить подпись. 

   Примечания: 

   • Вы можете добавлять ссылки и изображения в подпись сообщений электронной почты, изменять шрифты и цвета, а также вычеркить текст с помощью мини-панели форматирования в области Редактирование подписи.

   • Вы также можете добавить значки социальных сетей и ссылки в подпись или настроить один из предварительно разработанных temlates. Дополнительные сведения см. в документе Создание подписи на шаблоне.

   • Чтобы добавить изображения в подпись, см. добавление логотипа или изображения в подпись.

5. В разделе Выбор подписи по умолчанию настройте следующие параметры для подписи:

   В поле Учетная запись электронной почты выберите учетную запись электронной почты, которая будет связываться с подписью. Можно использовать разные подписи для каждой учетной записи электронной почты.

   Если вы хотите, чтобы ваша подпись по умолчанию добавлялась во все новые сообщения, в поле Новые сообщения выберите одну из подписей. Если вы не хотите автоматически добавлять подпись в новые сообщения, выберите (нет). Подпись не добавляется к ответам на сообщения, на которые вы отвечаете или которые переадваровы добавляете.

   Если вы хотите, чтобы ваша подпись появлялась в ответах и переадранных сообщениях, выберите одну из подписей в области Ответ и переад сообщения. Вы также можете выбрать вариант по умолчанию (нет).

6. Чтобы сохранить новую подпись и вернуться к сообщению, выберите ОК. Outlook не добавляет новую подпись в сообщение, открытое на шаге 1, даже если вы решили применить подпись для всех новых сообщений. В это сообщение необходимо добавить подпись вручную. Подпись будет автоматически добавляться во все последующие сообщения. Чтобы добавить подпись вручную, в меню Сообщение выберите подпись, а затем выберите созданную подпись.

Добавление логотипа или изображения в подпись

Если вы хотите добавить в подпись логотип компании или изображение, с помощью следующих действий:

1. Откройте новое сообщение и выберите Подпись > подписи.

2. В поле Выбор подписи для редактирования выберите подпись, в которая вы хотите добавить логотип или изображение.

3. Выберите значок изображения , найдите файл изображения и выберите Вставить.

4. Чтобы выбрать изображение, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите рисунок. Выберите вкладку Размер и используйте параметры для настройки размера изображения. Чтобы сохранить пропорции изображения, не снимайте его.

5. Когда все будет готово, выберите ОК, а затем еще раз ОК, чтобы сохранить изменения в подписи.

Вставка подписи вручную

Если вы не хотите, чтобы подпись добавлялась во все новые сообщения, ответы и пересылаемые письма, можно вставлять ее вручную.

1. В сообщении электронной почты на вкладке Сообщение выберите Подпись.

2. Выберите подпись в появившемся выпадающем меню. Если у вас несколько подписей, вы можете выбрать любую из созданных подписей.

Посмотрите, как это делается

К началу страницы

Создание подписи

1. Откройте новое сообщение. На вкладке Сообщение в группе Включить щелкните команду Подпись, а затем выберите пункт Подписи.

2. На вкладке Электронная подпись нажмите кнопку Создать.

3. Введите имя для подписи и нажмите кнопку ОК.

4. В поле Изменить подпись введите текст, который необходимо включить в подпись.

5. Чтобы отформатировать текст, выделите его, а затем с помощью кнопок форматирования и выбора стиля задайте нужные параметры.

6. Чтобы добавить другие элементы, кроме текста, щелкните в расположении, куда их нужно вставить, и выполните любые из указанных ниже действий.

   
   

   
   

   
   

   
   

   Параметры	Инструкции
   Добавление электронной визитной карточки	Щелкните Визитнаякарточка , а затем выберите контакт в списке Поданных как. Затем нажмите кнопку ОК.
   Добавление гиперссылки	Щелкните вставитьгиперссылки , введите сведения или перейдите к гиперссылке, щелкните, чтобы выбрать ее, а затем нажмите кнопку ОК.
   Добавление рисунка	Щелкните рисунок, перейдите к рисунку, щелкните его и нажмите кнопку ОК. Обычно файлы изображений имеют расширения BMP, GIF, JPG или PNG.

7. Чтобы завершить создание подписи, нажмите кнопку ОК.

   Примечание: Только что созданная или измененная подпись не появится в открытом сообщении. Ее нужно в него вставить.

Добавление подписи в сообщения

Подписи можно добавлять автоматически во все исходящие сообщения или вручную в некоторые из них.

Примечание:  Каждое сообщение может содержать только одну подпись.

Автоматическая вставка подписи

1. На вкладке Сообщение в группе Включение нажмите кнопку Подпись и выберите пункт Подписи.

2. В разделе Выберите подпись, используемую по умолчанию выберите в списке Учетная запись электронной почты учетную запись, с которой будет связана подпись.

3. В списке Новые сообщения выберите подпись, которая будет вставляться в сообщения.

4. Чтобы подпись добавлялась в ответы и пересылаемые сообщения, в списке Ответ и пересылка выберите нужную подпись. В противном случае щелкните пункт (нет).

Вставка подписи вручную

См. также

Настройка сообщений электронной почты

Создание и добавление подписи электронной почты в Outlook.com

Создайте подпись для сообщений электронной почты, которую можно добавлять автоматически во все исходящие сообщения или вручную в некоторые из них.

Создание подписи сообщения электронной почты

1. Войдите в Outlook.com и выберите Параметры > Просмотреть все параметры Outlook в верхней части страницы.

2. Выберите «Почта>и ответьтена него.

3. В поле Подпись электронной почты введите подпись и настройте ее внешний вид с помощью доступных параметров форматирования.

   Примечание: Для каждой учетной записи может быть только одна подпись.

   • Если вы хотите, чтобы ваша подпись отображалась в нижней части всех новых сообщений, установите флажок Автоматически добавлять мою подпись к создаваемым мной сообщениям.

   • Если подпись нужна в ответах и пересылаемых письмах, установите флажок Автоматически добавлять мою подпись к пересылаемым или ответным сообщениям.

   • Если эти флажки не установлены, вы можете вручную добавлять подпись в сообщения. Инструкции см. в разделе Добавление подписи вручную в новое сообщение.

4. Когда закончите, нажмите кнопку Сохранить.

   Примечание: вы можете в любой момент вернуться на страницу Создание и установить или снять эти флажки.

Добавление подписи вручную в новое сообщение

Если вы создали подпись, но не настроили ее автоматическое добавление во все исходящие письма, вы можете добавить ее позже при написании сообщения.

1. Перейдите в почтовый ящик и выберите пункт Создать сообщение.

2. Введите текст сообщения, а затем в нижней части панели создания выберите  > Вставить подпись.

3. Когда сообщение будет готово, нажмите кнопку Отправить.

Есть дополнительные вопросы?

Примечание. Чтобы получить поддержку, сначала требуется выполнить вход. Если вам не удается войти в систему, перейдите на страницу Поддержка учетной записи.

Подписи | Справка Thunderbird

«Подписи» это блоки текста, которые автоматически добавляется к каждому сообщению, которое вы посылаете (включая как новые сообщения так и ответы на входящие сообщения). Они обычно используются для предоставления дополнительной контактной информации, юридических условий или какой-либо другой шаблонной информации, которая имеет отношение к каждой электронной почте. Эта статья объясняет, как настроить и использовать подписи в Thunderbird.

Подпись электронной почты может быть похожа на эту:

John Doe

Minion

The Big Example Organization

Подписи создаются в разделе Параметры Учетной записи Thunderbird. Щёлкните по ИнструментыПравка | Параметры учетной записи, а затем, в левой панели, выберите учетную запись, для которой нужно создать подпись.

Если у вас несколько учетных записей электронной почты, необходимо настроить подписи отдельно для каждой учетной записи.

Чтобы настроить обычную текстовую подпись, введите текст, который нужно приложить к каждому исходящему сообщению в поле текст Подписи. Текстовые подписи работают с сообщениями, отформатированными как в HTML, так и как текст.

…отображается в следующем виде…

Для использования HTML форматирования в вашей подписи, установите Использовать HTML и отформатируйте текст Подписи с помощью нужной HTML разметки. Если вы отправляете сообщения в текстовом (а не HTML) формате, текстовые символы будут вставлены вместо HTML-разметки.

…отображается в следующем виде…

Кроме того, вы можете загрузить файл, содержащий вашу подпись. Установите Вставлять подпись из файла и затем нажмите Выбрать… для выбора файла. Файл может содержать либо простой или HTML-форматированный текст. Если у вас есть подпись в HTML-формате, получатель сообщения должен иметь возможность просматривать сообщения в формате HTML в его программе электронной почты. Если он отключил эту возможность, подпись будет отображаться в текстовом формате, а изображения отображаться не будут.

Одним из способов создания файла подписи является использование средства составления сообщения Thunderbird. В качестве примера, создайте новое HTML-форматированное сообщение в Thunderbird (). Убедитесь, что отображается панель инструментов форматирования.

(Если она не отображается, то вы составляете сообщение, отформатированное как текст, а не HTML. Для перехода в HTML, выберите .)

1. Создайте и отформатируйте подпись, как вам того хотелось бы. Обратите внимание, что многочисленные функции форматирования доступны из меню и .

1. Щёлкните . Убедитесь в том, что выбрано «HTML-файлы», а затем укажите имя файла и щёлкните Сохранить.
2. Закройте окно сообщения и отбросьте сообщение без сохранения.
3. Откройте Параметры учетной записи и выберите учетную запись электронной почты в панели слева.
4. Установите Вставлять подпись из файла, щёлкните Выбрать и перейдите к созданному вами файлу.

Включение файлов изображений в подписи

Чтобы включить файл изображения с локального компьютера в подпись, следуйте приведенным выше шагам для создания HTML подписи. Однако, когда вы составляете содержимое подписи, используйте пункт меню , чтобы указать нужное изображение.

В дополнение к выбору файла изображения, используйте этот диалог для настройки других параметров изображения, таких как размер, ссылка URL, его позиция по отношению к тексту и т.д.

Вы также можете указать изображение, расположенное на веб-сервере, как часть вашего вложения. Просто укажите URL изображения в поле, где вы могли бы указать имя файла. Если вы установите «Вложить это изображение в сообщение«, изображение будет включено как вложение. Если вы не вложите изображение, получатели сообщения должны будут иметь подключение к Интернету для просмотра изображения. Кроме того, имейте в виду, что по соображениям безопасности многие люди настраивают свои почтовые программы, чтобы блокировать удаленное содержимое, что не допускает отображение изображения, если оно не было прикреплено к сообщению.

vCard это стандартный формат файлов для электронных визитных карточек. vCard могут содержать имя и адрес, номера телефонов, адреса электронной почты, URL-адреса, логотипы, фотографии и т.д. Если входящее сообщение имеет vCard в виде вложения, Thunderbird отображает содержимое vCard в качестве подписи. Thunderbird может быть настроен на прикрепление вашей vCard к исходящим сообщениям (автоматически или для каждого сообщения). Прочтите статью Как использовать электронную визитную карточку (vCard) для получения инструкций.

Когда вы отвечаете на сообщения, по умолчанию ваша подпись появится под цитируемым текстом в конце сообщения. Чтобы изменить это поведение, выберите . Измените стиль ответа на «поместить курсор перед цитируемым текстом». Затем измените настройку для «и ставить мою подпись» на «после моего ответа (перед цитируемым текстом)».

Этот параметр может быть настроен для каждой учетной записи и для каждого дополнительного адреса.

Создание и использование подписей в письмах в приложении «Почта» на компьютере Mac

Можно создать готовый текст, называемый подписью, для включения в отправляемые сообщения. Например, можно использовать одну подпись для личной переписки, и другую — для деловой.

Открыть Почту

Создание подписей

1. В приложении «Почта»  на компьютере Mac выберите пункт меню «Почта» > «Настройки», затем нажмите «Подписи».

2. В левой колонке выберите учетную запись электронной почты, для которой хотите использовать эту подпись.

   Если во время создания подписи в левой колонке было выбрано «Все подписи», то новую подпись необходимо будет перетянуть на учетную запись, перед тем как ее использовать.

3. Нажмите кнопку «Добавить»  под средним столбцом.

4. В средней колонке введите имя подписи.

   Имя отображается во всплывающем меню «Подпись» при написании сообщения.

5. Создайте подпись в правой колонке (области просмотра).

   Для изменения шрифта или макета, преобразования текста в ссылки или проверки правописания используйте меню «Правка» или «Формат» в Почте. Для добавления изображения перетяните его в область просмотра.

Чтобы подпись отображалась после текста исходного сообщения, на которое Вы отвечаете или которое Вы пересылаете, снимите флажок «Помещать подпись над текстом цитаты».

Удаление подписей

1. В приложении «Почта»  на компьютере Mac выберите пункт меню «Почта» > «Настройки», затем нажмите «Подписи».

2. Выберите подпись в среднем столбце и нажмите кнопку «Удалить» .

Если удалить подпись из списка «Все подписи», она также будет удалена из тех учетных записей, в которых она используется.

Автоматическое добавление подписи в письма

Можно автоматически добавлять подпись во все отправляемые сообщения.

1. В приложении «Почта»  на компьютере Mac выберите пункт меню «Почта» > «Настройки», затем нажмите «Подписи».

2. Выберите учетную запись в левой колонке.

3. Нажмите всплывающее меню «Выбрать подпись», затем выберите подпись.

   Если для учетной записи доступны несколько подписей, их можно менять в произвольном порядке. Для этого во всплывающем меню выберите вариант «Произвольно» или «По порядку».

Чтобы прекратить автоматическое добавление подписей в свои сообщения, нажмите всплывающее меню «Выбрать подпись» и выберите вариант «Нет».

Самостоятельное добавление подписи к сообщению

1. В приложении «Почта»  на компьютере Mac нажмите всплывающее меню «Подпись» в письме, которое Вы пишете.

2. Выберите нужную подпись.

   Если во всплывающем меню нет ожидаемой подписи, выберите «Редактировать подписи», чтобы открыть вкладку «Подписи» в настройках Почты, и убедитесь, что в текущей учетной записи есть нужная подпись.

Удаление подписи из писем

1. В приложении «Почта»  на компьютере Mac нажмите всплывающее меню «Подпись» в сообщении, которое Вы пишете.

2. Выберите «Нет».

В зависимости от того, как почтовый сервер получателя обрабатывает подписи, подпись может отображаться у получателя в виде вложения или изображения.

Если Вы используете iCloud Drive на Mac и других устройствах и в настройках iCloud Drive выбрано приложение «Почта», Ваши подписи обновляются автоматически и доступны на всех этих устройствах. См. Использование iCloud Drive для хранения документов.

Если Вам нужно отправить подписанный документ PDF, воспользуйтесь функцией «Разметка» в Почте, чтобы создать рукописную подпись, и вставьте ее в документ. Вы также можете использовать приложение «Просмотр» для заполнения и подписи форм PDF.

Изменение настроек на панели «Подписи» в приложении «Почта» на компьютере Mac

Используйте раздел «Подписи» в приложении «Почта» для создания подписей, которые можно будет добавлять в отправляемые сообщения.

Чтобы изменить эти настройки в приложении «Почта»  на компьютере Mac, выберите пункт меню «Почта» > «Настройки» и нажмите «Подписи».

Открыть Почту

Если Вы используете iCloud Drive, Ваши подписи будут доступны на других Ваших компьютерах Mac, где включена служба iCloud Drive и в настройках iCloud Drive выбрано приложение «Почта». См. Использование iCloud Drive для хранения документов.

Если требуется отправить подписанный документ PDF, воспользуйтесь функцией «Разметка» в Почте, чтобы создать рукописную подпись и вставить ее в документ. Также можно использовать приложение «Просмотр». См. Заполнение и подписывание форм PDF.

Подпись в электронном письме – как ее правильно и красиво оформить

С помощью подписи в письмах электронной почты можно:

• развивать личный бренд и повышать узнаваемость компании
• доносить до клиентов и партнеров свои ценности
• развивать многоканальную коммуникацию с клиентами и партнерами – например, переводить их на сайт, в соцсети, мессенджеры компании или конкретного специалиста

В статье расскажем, как подготовить подпись и оформить ее в популярных почтовых клиентах. А также покажем пример правильной подписи в конце делового письма.

Зачем нужна деловая подпись электронного письма?

Чаще всего переписка по email – это основной и «официальный» канал общения с клиентами и партнерами. Чтобы правильно создать подпись электронного письма, нужно понимать, какие дополнительные действия нужны от читающего.

Привлечь внимание к компании

Если вы делаете рассылку от лица компании, обязательно используйте в подписи ссылку на сайт и логотип бренда.

Оформление подписи в рассылке от Tinkoff.ru

Перевести на другие каналы взаимодействия

Из почтового ящика пользователей можно вести на каталог или связанные сайты компании, которые могут быть интересны получателю письма.

Ссылки на другие каналы в подписи к письму

Персонализировать общение с клиентами и партнерами

Если от лица бренда с пользователем по email общаются разные отделы и специалисты, персонализируйте их для лучшего контакта.

На вопросы о сотрудничестве отвечает исполнительный директорРассылка дайджестов и материалов блога ведется от лица редактораНа технические вопросы отвечает техподдержка

Мотивировать совершить целевое действие

Если подписчики email-рассылки часто пользуются вашими услугами офлайн, сообщите, какое действие вы от них ждете.

Например, пригласите в магазин

Как сделать подпись в Яндекс.Почте

Образец официальной подписи компании в электронном письме зависит от того, каким почтовым клиентом вы пользуетесь.

Как сделать подпись в Яндекс.Почте

1. Открываем настройки – значок находится в верхнем правом углу, слева от аватарки (1)
2. Выбираем блок «Личные данные, подпись, портрет» (2)
3. Кликаем «Добавить подпись» (3)

У Яндекса простой текстовый редактор, который позволяет персонализировать шрифт, добавить изображение и поставить ссылку.

Подпись руководителя в Яндекс.Почте

Чтобы вставить ссылку в текст, выделите его и используйте инструмент «Вставить ссылку».

Чтобы вставить логотип компании, используйте инструмент «Вставить изображение». Желательно использовать картинки небольшого размера, например, 100х100. Крупные изображения будут выглядеть неорганично.

Как сделать форму подписи отправителя на Gmail

Процесс оформления подписи в электронном письме на Gmail.com мало отличается от предшествующего. Но интерфейс немного сложнее.

Как сделать подпись в почте Gmail

Открываем настройки (1) и переходим на вкладку «Все настройки» (2)

Дальше в длинном списке надо найти блок «Подпись» и создать новую

Особенность Gmail в том, что можно создать несколько подписей и использовать их для писем разных типов, например: для писем, которые пишете вы, – одну, а для ответов другим людям – другую.

Можно настроить отправку так, чтобы подпись ставилась только в новых письмах или только в ответах

Как сделать красивую подпись электронного письма в сервисе рассылок

Возможности оформления в стандартных почтовых клиентах ограничены. Подписи выглядят скучно и просто, не бросаются в глаза и плохо выполняют свои главные задачи: привлечь внимание и мотивировать совершить какое-то действие.

Создать рассылку с действительно эффектной и запоминающейся подписью можно при помощи сервиса рассылок Sendsay. Давайте посмотрим, как это можно сделать.

Этот функционал доступен в бесплатной версии сразу после регистрации

В меню выберите вкладку «Контент» (1), затем – Email (2), а потом нажмите кнопку «Создать Email» (3).

Теперь займемся настройкой внешнего вида – в редакторе можно сделать шаблон подписи в электронном письме

Если вы опытный пользователь, можно настроить внешний вид письма при помощи HTML-редактора. Если не любите возиться с кодом и предпочитаете интуитивно понятный интерфейс, используйте блочный шаблон. В нем можно быстро набросать нужные блоги и наполнить их контентом.

Начинающим рекомендуем воспользоваться уже готовым шаблоном – для этого перейдите в блок «Открыть галерею».

В подразделе с шаблонами доступны несколько прототипов писем со стандартными блокамиШаблоны рассылок в email

А в подразделе тематических шаблонов представлены разные письма по конкретным поводам: например, для подтверждения подписки или напоминания о брошенной корзине. Для примера подписи к электронному письму возьмем пустой шаблон письма для акционного предложения.

Любой элемент на экране можно изменить

Как добавить кнопки социальных сетей в подпись email

Как добавить в подпись email кнопки соцсетей

Ссылки на соцсети оформляются в виде знакомых пользователям логотипов (1). Это выглядит намного интереснее. В зависимости от общего стиля письма, значки могут быть цветными или черно-белыми (3).

В блоке профилей (2) можно галочками выбрать соцсети, в которых у вас есть аккаунты, и добавить активные ссылки.

В блоке 4 можно выбрать выравнивание значков (по правому, по левому краю, по центру) и отступы с каждой стороны.

Как добавить логотип в подпись электронного письма

Как добавить в подпись email логотип

Чтобы добавить в подпись логотип, создадим новый блок. Для этого нажимаем кнопку «Добавить секцию» (1), устанавливаем новый блок в нужное место (2) и с панели «Контент» перетягиваем в окно созданного блока элемент «Картинка» (3).

Как добавить в подпись электронной почты логотипРезультат

При помощи инструмента «Добавить ссылку» можно сделать картинку кликабельной и вести, например, на сайт компании.

Как добавить личную подпись сотрудника в email

Добавляем еще одну секцию с настройкой «2 колонки»

Затем в правую колонку добавляем фото сотрудника, а в левую – информацию о нем: имя, должность, контактные данные. Личную подпись можно дополнить информацией о том, по каким вопросам можно связаться с конкретным сотрудником, а также добавить ссылку на личный аккаунт для связи.

Как добавить кнопку CTA в электронную подпись

Кнопка CTA нужна, если письмо должно мотивировать пользователя совершить нужное нам действие. Например, оставить заявку на сотрудничество.

Как добавить кнопку CTA в подпись электронной почты

Через меню «Контент» создаем блок «Кнопка».

Стандартный вариант выглядит так

Дальше при помощи настроек можно:

• изменить текст кнопки
• изменить размер текста
• установить ссылку на страницу
• изменить цвет фона и кнопки (можно выбрать корпоративные цвета с помощью палитры RGB)
• изменить расположение на странице

После всех манипуляций получаем что-то в этом духе

Не очень красиво, правда? Давайте перенесем кнопку на свободное пространство слева от фотографии сотрудника.

Красивая подпись в электронном письме

Обращаем ваше внимание на то, что при помощи Sendsay подобную подпись к электронному письму может создать абсолютно любой человек без специальных навыков в дизайне и верстке.

Для специалистов сервис содержит огромное количество расширенных настроек и редактор HTML-кода для создания уникальных подписей любой сложности.

В блоге Sendsay вы найдете много других полезных статей про email-маркетинг. Подписывайтесь!

Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации

Законом предусмотрены два типа электронных подписей:  простая и усиленная. Последняя имеет две формы: квалифицированная и неквалифицированная.

Простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина и пароля и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом.

Усиленная неквалифицированная подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Сообщение с простой или неквалифицированной электронной подписью может (по предварительной договоренности сторон и в специально предусмотренных законом случаях) быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно.

Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и во всех случаях приравнивается к бумажному документу с «живой» подписью.

Для того чтобы электронный документ считался подписанным простой электронной подписью необходимо выполнение в том числе одного из следующих условий:

1. простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
2. ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

При этом закон не уточняет, кто именно может быть владельцем ключа простой электронной подписи, но устанавливает ограничения по ее использованию. Простая электронная подпись однозначно не может быть использована при подписании электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

1. правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2. обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

В свою очередь усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная электронные подписи получаются в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи,

позволяют определить лицо, подписавшее электронный документ,

позволяют обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания,

создаются с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись наравне с вышеуказанными признаками должна соответствовать следующим дополнительным признакам:

1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.

При этом основное отличие квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи заключается в том, что он должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Другие вопросы по теме

Добавление или удаление цифровой подписи в файлах Office

В этой статье объясняются цифровые подписи (также известные как цифровое удостоверение), для чего они могут использоваться и как вы можете использовать цифровые подписи в следующих программах Microsoft Office: Word, Excel, и PowerPoint.

В этой статье

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись — это электронный зашифрованный штамп аутентификации цифровой информации, такой как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы.Подпись подтверждает, что информация исходила от подписавшего и не была изменена.

Подписание сертификата и центра сертификации

Сертификат подписи Для создания цифровой подписи у вас должен быть сертификат подписи, удостоверяющий личность. Когда вы отправляете макрос или документ с цифровой подписью, вы также отправляете свой сертификат и открытый ключ.Сертификаты выдаются центром сертификации и, как и водительские права, могут быть отозваны. Сертификат обычно действителен в течение года, после чего подписывающая сторона должна обновить или получить новый сертификат подписи для установления личности.

Центр сертификации (CA) Центр сертификации — это организация, подобная нотариусу. Он выдает цифровые сертификаты, подписывает сертификаты для проверки их действительности и отслеживает, какие сертификаты были отозваны или срок действия которых истек.

Что гарантирует цифровая подпись?

• Подлинность Подписывающая сторона подтверждена как подписывающая.

• Целостность Содержимое не было изменено или подделано с тех пор, как оно было подписано цифровой подписью.

• Отсутствие отказа от авторства Доказывает всем сторонам происхождение подписанного контента. Под отказом понимается действие подписавшего, которое отрицает какую-либо связь с подписанным контентом.

• Нотариальное заверение Подписи в файлах Word, Excel или PowerPoint, которые имеют отметку времени от безопасного сервера отметок времени, при определенных обстоятельствах имеют силу нотариального удостоверения.

Чтобы предоставить эти гарантии, создатель контента должен поставить цифровую подпись контента, используя подпись, которая удовлетворяет следующим критериям:

• Цифровая подпись действительна.

• Сертификат, связанный с цифровой подписью, является текущим (не просроченным).

• Подписывающее лицо или организация, известная как издатель, являются доверенными.

  Важно: Подписанные документы с действительной меткой времени считаются имеющими действительные подписи, независимо от возраста или статуса отзыва сертификата подписи.

• Сертификат, связанный с цифровой подписью, выдается подписывающему издателю авторитетным центром сертификации (CA).

Верх страницы

Строки подписи в Word и Excel

Строка подписи напоминает типичный заполнитель подписи, который может появляться в печатном документе.Однако все работает иначе. Когда строка подписи вставляется в файл Office, автор может указать информацию о предполагаемой подписывающей стороне и инструкции для подписывающей стороны. Когда электронная копия файла отправляется предполагаемой подписывающей стороне, это лицо видит строку подписи и уведомление о том, что его подпись запрашивается. Подписывающее лицо может:

• Введите подпись или

• Выберите изображение подписи, сделанной чернилами, или

• Создание подписи с помощью функции рисования на ПК с сенсорным экраном

Когда подписывающий добавляет к документу видимое представление подписи, в то же время добавляется цифровая подпись для аутентификации личности подписывающего.

Важно: Документ с цифровой подписью становится доступным только для чтения, чтобы предотвратить изменения.

Создайте строку подписи в Word или Excel

1. В документе или на листе поместите указатель в то место, где вы хотите создать линию подписи.

2. На вкладке Вставить в группе Текст щелкните список Строка подписи , а затем щелкните Строка подписи Microsoft Office .

3. В диалоговом окне Signature Setup введите информацию, которая будет отображаться под строкой подписи:

   • Предлагаемая подписывающая сторона Полное имя подписывающей стороны.

   • Предлагаемый титул подписывающего лица Заголовок подписывающего лица, если таковой имеется.

   • Предлагаемый адрес электронной почты подписывающего лица Адрес электронной почты подписывающего лица, если необходимо.

   • Инструкции для подписывающей стороны Добавьте инструкции для подписывающей стороны, например «Перед подписанием документа проверьте правильность содержания».

4. Установите один или оба из следующих флажков:

   • Разрешить подписывающей стороне добавлять комментарии в диалоговом окне «Подписать». Разрешить подписывающей стороне указать цель подписи.

   • Показывать дату подписи в строке подписи Дата подписания документа будет отображаться вместе с подписью.

Совет: Чтобы добавить дополнительные строки подписи, повторите эти шаги.

Примечание: Если документ остается неподписанным, появляется панель сообщений Подписи .Щелкните Просмотреть подписи , чтобы завершить процесс подписи.

Верх страницы

Подпишите строку подписи в Word или Excel

Когда вы подписываете строку подписи, вы добавляете видимое представление своей подписи и цифровую подпись.

1. В файле щелкните правой кнопкой мыши строку подписи.

   Примечание: Если файл открывается в режиме защищенного просмотра, щелкните Все равно редактировать , если файл из надежного источника.

2. В меню выберите Знак .

   • Чтобы добавить печатную версию своей подписи, введите свое имя в поле рядом с X .

   • Чтобы выбрать изображение вашей письменной подписи, нажмите Выбрать изображение .В диалоговом окне Select Signature Image найдите расположение файла изображения подписи, выберите нужный файл и нажмите Select .

     Примечания:

     • Для клиентов, использующих китайскую (традиционную или упрощенную), корейскую или японскую версии, появляется опция Stamp Signature Line .

     • Кроме того, вы можете подписать строку подписи, дважды щелкнув строку подписи.Введите свое имя рядом с X . Или на панели подписи в разделе Запрошенные подписи щелкните стрелку рядом с подписью. В меню выберите Sign .

   • Чтобы добавить собственноручную подпись (только для пользователей планшетных ПК), поставьте свою подпись в поле рядом с X с помощью функции рукописного ввода.

   • Щелкните Подпись .

   • Кнопка Подписи появляется внизу документа или рабочего листа.

На следующем изображении показана кнопка Подписи .

Верх страницы

Удалить цифровые подписи из Word или Excel

1. Откройте документ или лист, содержащий видимую подпись, которую вы хотите удалить.

2. Щелкните правой кнопкой мыши строку подписи.

3. Щелкните Удалить подпись .

4. Щелкните Да .

Примечание: Кроме того, вы можете удалить подпись, щелкнув стрелку рядом с подписью на панели Подпись .Щелкните Удалить подпись .

Верх страницы

Невидимые цифровые подписи в Word, Excel или PowerPoint

Невидимая цифровая подпись, такая как видимая строка цифровой подписи, обеспечивает подлинность, целостность и происхождение документа. Вы можете добавлять невидимые цифровые подписи в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

Подписанные документы будут иметь кнопку Подписи внизу документа. Кроме того, для подписанных документов информация о подписи отображается в разделе Info , который вы видите после щелчка по вкладке File .

Верх страницы

Добавление невидимых цифровых подписей в Word, Excel или PowerPoint

Чтобы защитить подлинность содержимого документа, вы можете добавить невидимую цифровую подпись.Подписанные документы имеют кнопку Подписи внизу документа.

1. Щелкните вкладку Файл .

2. Щелкните Информация .

3. Щелкните Защитить документ , Защитить книгу или Защитить презентацию .

4. Щелкните Добавить цифровую подпись .

5. Прочтите сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите ОК .

6. В диалоговом окне Подписать в поле Цель для подписи этого документа введите цель.

7. Щелкните Подпись .

После того, как файл подписан цифровой подписью, появляется кнопка Подписи , и файл становится доступным только для чтения, чтобы предотвратить изменения.

Верх страницы

Удаление невидимых цифровых подписей из Word, Excel или PowerPoint

1. Откройте документ, лист или презентацию, содержащую невидимую подпись, которую вы хотите удалить.

2. Щелкните вкладку Файл .

3. Щелкните Информация .

4. Щелкните Просмотреть подписи .

5. Вернется представление документа, рабочего листа или презентации, и появится панель Подписи .

6. Рядом с именем подписи щелкните стрелку .

7. Щелкните Удалить подпись .

8. Щелкните Да .

Верх страницы

10 примеров подписи электронной почты + лучшие генераторы подписи

Трудно оставить неизгладимое впечатление. Сделать это в конце электронного письма еще сложнее.Здесь может пригодиться ваша подпись электронной почты.

Вероятно, поэтому многие из нас в конечном итоге ищут примеры профессиональных подписей по электронной почте каждый раз, когда меняют работу, получают повышение или у нас возникает подозрение, что наша текущая подписка не на должном уровне.

Сильная подпись электронной почты привлекает внимание, но профессиональна. Он не кричащий, но и не мягкий.

Повышение производительности электронной почты

Имея это в виду, мы собрали некоторые из лучших примеров подписей для деловых писем (плюс шаблоны), чтобы вы могли точно увидеть, что следует и не следует включать в свои.

Мы также поделимся лучшими бесплатными генераторами подписей электронной почты, чтобы вы могли быстро создать свою собственную уникальную подпись (для Gmail, Outlook, Apple Mail и других почтовых клиентов).

10 примеров и шаблонов подписей электронной почты

1.) Простая подпись электронной почты

Совет: ограничьте подпись электронной почты тремя или четырьмя строками текста.

Не переусердствуйте. Все, что вам действительно нужно, это:

Ваше имя

Название (необязательно), Компания (ссылка на веб-сайт)

Телефон

Просто, правда? Вот пример того, как это может выглядеть:

Когда у вас будет базовый формат, рассмотрите возможность добавления одного или двух из следующих параметров, чтобы персонализировать вашу подписку.

2.) Простой пример

Как и в примере выше, вот еще одна упрощенная подпись для профессионалов, которые хотят, чтобы их подпись была четкой и простой. Пользователи включают в себя следующие основные ингредиенты: имя, должность, логотип компании, контактную информацию, ссылки на веб-сайт / социальные сети.

Пример шаблона электронной подписи:

Имя

Должность | Название компании

Телефон

Сайт

3.) Простая, но фирменная подпись электронной почты

Вот еще один простой пример, но он более адаптирован к бренду.

Это может быть так же просто, как добавить цвета вашего бренда к вашей подписи, чтобы оживить ее.

Вот шаблон:

Имя | Позиция

Контактная информация

Логотип компании

4.) Профили в социальных сетях, демонстрирующие ваш профессиональный бренд

Торговые представители могут захотеть включить свои профили в LinkedIn, в то время как соискатели могут утверждать, что они более активны в Twitter.

В этом примере подписи электронной почты используется множество различных каналов социальных сетей, чтобы помочь связаться с потенциальными кандидатами на продажу, поэтому, естественно, имеет смысл включить их всех в качестве точек контакта.

Вот шаблон:

Логотип компании | Название

Должность, Компания

Рабочий телефон

[Значок ссылки на соответствующий профиль в социальной сети]

5.) Звездный контент, демонстрирующий ваш опыт

Есть продукт, о котором вы хотите рассказать миру? Сообщение в блоге, в котором мастерски изложено то, что вы можете предложить? Поделитесь им в своей подписи, как это делает Аарон Росс в своей подписи:

Шаблон:

Имя

Экспертиза

Содержание

Создавайте идеальные электронные письма — всегда под рукой лучшая система обмена сообщениями.

6.) Подпись электронной почты, загруженная с контактной информацией и социальными сетями

Если у вас есть различные формы контактной информации и различные социальные сети, эта подпись электронной почты для вас.

Шаблон подписи электронной почты:

Имя

Экспертиза

Телефон

мобильный

Сайт

Электронная почта

Адрес

7.) Выделение четкого призыва к действию (призыв к действию)

Это строка текста, предлагающая получателю предпринять действия.Действие, которое вы хотите, чтобы они предприняли, может быть любым: запланировать демонстрацию, посетить мероприятие, загрузить материалы продаж и т. Д.

Например, вот как автор контента побуждает людей посетить ее блог в последней строке своей подписи.

Шаблон:

Имя

Позиция

Компания | Адрес

Призыв к действию

Совет: Вы можете использовать отслеживание электронной почты, чтобы измерить эффективность ваших призывов к действию, протестировать варианты одной и той же ссылки или лид-магнита, чтобы увидеть, на что ваши потенциальные клиенты реагируют больше всего.

Предостережение: перечисление всех возможных номеров телефонов, адресов электронной почты или социальных сетей, к которым вы принадлежите, является излишним. Фактически, чем больше страниц вы ссылаетесь, тем меньше вероятность того, что получатель нажмет на любую из них — явление, известное как Парадокс выбора.

Вот пример переполненной электронной подписи от The New York Times (вымышленный).

Это 15 строк текста. Представьте, как больно было бы читать на мобильном устройстве.

8.) Создание персонального образа с помощью образа

Люди запоминают визуальные эффекты лучше, чем текст. Но есть определенное изображение, которое может сделать вашу электронную подпись особенно запоминающейся.

Видите этот красивый склон горы внизу?

Вы, наверное, забудете об этом.

Скорее всего, вы это запомните.

Это потому, что исследования показывают, что больше всего запоминаются фотографии с людьми.Психологи также обнаружили, что цветные изображения запоминаются лучше, чем черно-белые.

Итог: Если вы хотите выделиться из толпы, обратите внимание на свое имя.

Вот шаблон:

Изображение | Название

Должность, название компании

Номер телефона | Веб-сайт | CTA

Социальные сети

9.) Контактная информация + адрес компании

Некоторые профессионалы предпочитают указывать адрес своей компании в подписи в дополнение к своей контактной информации.

Вот пример:

Пример шаблона электронной подписи:

Имя

Должность | Компания

Электронная почта

Телефон

Сайт

Адрес компании

10.) Подпись по электронной почте Совет: Попробуйте «Отправлено с моего iPhone»

Группа исследователей из Стэнфорда недавно изучила степень достоверности сообщений с ошибками, отправленных с подписью «Отправлено с моего iPhone» (или без нее).Один большой вывод: использование стандартной подписи iPhone может помочь улучшить ваш имидж.

Исследователи обнаружили, что когда в электронных письмах используются правильная грамматика, орфография и пунктуация, отправитель считается очень надежным — независимо от того, пишет ли он со своего телефона или компьютера.

Однако участники исследования приписали большее доверие человеку, который написал небрежное электронное письмо с подписью «Отправлено с моего iPhone». Они более снисходительны к ошибкам, как показано в таблице ниже:

Так действительно ли этот 19-символьный отказ от ответственности позволяет отказаться от написания подробных ответов? Наш совет — знать свою аудиторию.На каждого человека, готового посмотреть в другую сторону, найдется другой, который видит в этом досадную форму скромного хвастовства.

Итог: Не бойтесь использовать мобильную подпись электронной почты, если вы в пути, и это облегчает вашу жизнь. Если вы не чувствуете стандартного «Отправлено с моего iPhone» или используете другое мобильное устройство, вы всегда можете создать свой собственный выход, который следует той же общей логике: Извинения / Местоположение / Статус [Связь] из [Мой ] [Устройство] .

Нужно вдохновение? Вот некоторые из наших любимых примеров подписи для мобильных электронных писем (h / t The Atlantic ):

• Отправлено с телефона. Регулярно срывается автокоррекцией. Но уклоняйся от этого.
• * Краткость и ошибки, которым способствовал мой любимый iPhone *
• С моего смартфона, так что простите, пожалуйста, за глупые ошибки.
• iPhone. iTypos. я прошу прощения.
• [Имя] отправил сообщение. iPhone прислал опечатки.
• Извините, пожалуйста, за tpyos, так как он был отправлен с моего iPhone.
• Отправлено с моего iPhone. Простите за краткость, опечатки и отсутствие нюансов.
• Отправлено с мобильного устройства, все ошибки возникли самостоятельно.

Избавьтесь от догадок: узнавайте, когда получатели читают ваши электронные письма, переходят по ссылкам и просматривают вложения.

Бесплатные генераторы подписей электронной почты

Хорошая новость в том, что вам не нужно следовать всем этим советам и самостоятельно создавать новую электронную подпись. Для этого есть приложение.

Вот четыре, на наш взгляд, вам стоит взглянуть.

Совет для профессионалов: ознакомьтесь со списком лучших программ для подписи электронной почты от G2Crowd.

1. WiseStamp

WiseStamp — это бесплатный генератор подписей электронной почты, который интегрируется с вашим почтовым клиентом и автоматически загружает красиво оформленные, настроенные подписи электронной почты в окно создания сообщения.

Этот генератор подписи упрощает добавление фотографии, прямой RSS-канал, который извлекает ваш последний блог или социальный контент, и многое другое к вашей подписи.Вот образец их электронной подписи, которая нам особенно нравится:

2. Newoldstamp

Если вы ищете что-то более уникальное, обратите внимание на Newoldstamp. Вы можете выбрать один из множества профессиональных шаблонов подписи электронной почты, которые состоят из разных цветов и форматов и позволяют включать фотографии и кнопки социальных сетей. Вы можете предварительно просмотреть свою подпись и внести все необходимые изменения, прежде чем создавать окончательный HTML-код.

Нам очень понравился их дизайн «Осеннее чувство»:

3.htmlsig

Для простой простой подписи электронной почты с достаточным количеством информации и без лишних излишеств попробуйте htmlsig.com. Вы также можете управлять своими подписями на панели управления и отслеживать статистику, а также делиться подписями с членами команды.

4. подпись. Электронная почта

С помощью signature.email дизайнеры и агентства могут создавать красивые индивидуальные электронные подписи. Начните с шаблона, измените цвета, шрифты, интервалы, добавьте любое количество полей и переставьте их.Физические лица могут создать личную подпись бесплатно.

5. LeadFuze

LeadFuze — это поисковая машина для потенциальных клиентов, но у них также есть бесплатный генератор подписи электронной почты.

Вы можете выбрать различные макеты шаблонов, но что действительно удобно, так это то, что когда вы закончите, вы можете сгенерировать общий URL-адрес для отправки другим в вашей команде, чтобы они могли заполнить свою собственную информацию, чтобы упростить для всей вашей команды поиск соответствия подписи.

Как создать подпись электронной почты в Microsoft Outlook и Gmail

Ищете другие советы и руководства по электронной почте по созданию собственной подписи?

Ниже приведены инструкции по созданию подписей электронной почты от предпочтительного поставщика услуг электронной почты.

10 самых популярных адресов электронной почты Подпись Контактные данные ДЕЛАЙТЕ И НЕЛЬЗЯ

Контактные данные для подписи электронной почты важнее всех других элементов подписи. Они предоставляют всем получателям ценную информацию для связи с вами, а также подробную информацию об общей структуре вашей компании.

Убедитесь, что вы следуете передовой практике, следуя нашим 10 основным контактным данным для подписи электронной почты, которые можно и что нельзя делать, и превратите свою подпись в электронной почте в электронную визитную карточку.

1. НЕ включайте все

Включите в подпись электронной почты только ВАЖНУЮ контактную информацию. К ним относятся имя, должность, название и адрес компании, номер телефона, URL-адрес веб-сайта и адрес электронной почты. Слишком много контактной информации может показаться немного безнадежным.

Кроме того, используйте только четыре-семь строк для контактной информации.Если вы используете больше, подпись будет труднее читать и будет выглядеть неопрятно. Просто помните, что меньше всегда больше!

2. НЕОБХОДИМО включать полное имя в каждую подпись

Знаете ли вы, что более 30% профессионалов даже не указывают свое имя в подписи электронной почты? Не очень профессионально, правда?

Как правило, имя и фамилия всех пользователей должны указываться в верхней части подписи электронной почты без исключения. Имя всегда должно быть их собственным именем, а не псевдонимом.По желанию пользователя также можно указать отчество или инициалы.

3. ОБЯЗАТЕЛЬНО убедитесь, что все контактные данные актуальны.

Основная цель подписи электронной почты — предоставить контактную информацию получателям по электронной почте. Если подпись электронной почты не содержит актуальной информации, она становится в некоторой степени избыточной.

Люди меняют должностные обязанности, меняются номера телефонов, а организации меняют офисы, поэтому убедитесь, что это отражено в подписях электронной почты вашей организации.В идеале вы захотите взять контактные данные каждого пользователя из своей Active Directory, чтобы убедиться, что они верны.

4. НЕ забудьте указать свой адрес электронной почты со ссылкой «mailto:»

Часто думают, что бессмысленно включать адрес электронной почты в подпись электронной почты. Вы можете ясно увидеть, от кого пришло электронное письмо, посмотрев в поле «От:», верно?

Что ж, некоторые почтовые клиенты, такие как Outlook, используют отображаемые имена, а не адреса электронной почты, чтобы улучшить читаемость и удобство использования.Таким образом, когда электронное письмо пересылается другому человеку, отображается отображаемое имя, а не адрес электронной почты, например «[Email protected]» будет отображаться как «Joe Bloggs», что бесполезно, если вы хотите написать этому человеку по электронной почте.

Лучший способ избежать этого — включить адрес электронной почты и связать его ссылкой «mailto:», чтобы упростить отправку электронного письма исходному отправителю.

5. ДОЛЖНЫ иметь разные подписи для внутренних и внешних получателей

Это особенно важно, если у вас несколько офисов или большое количество сотрудников.Вам не нужно указывать адрес компании, но наличие вашей должности, отдела и добавочного номера облегчит другим коллегам возможность связаться с вами.

6. НЕ указывайте личную информацию

Это профессиональная подпись электронной почты, а не место для продвижения вашей личной страницы в Twitter. Персональные данные о себе не должны использоваться в деловых целях или для общения с профессиональными партнерами. Вероятно, их даже не заинтересует то, что вы хотите сказать, и вы, вероятно, не захотите, чтобы они знали, как с вами связаться каждый час в день.

7. НЕ забудьте ознакомиться с правилами

В зависимости от того, где вы находитесь, в вашей электронной подписи может потребоваться дополнительная информация, такая как регистрационный номер компании, адрес офиса и номер плательщика НДС.

Во многих европейских странах вышеперечисленные требования являются законными, поэтому не рискуйте подвергнуться штрафу для вашей организации. Убедитесь, что вы провели свое исследование и выяснили, какие правила применяются к вашей компании, чтобы вы могли применить правильный контент к своим подписям электронной почты.

8. НЕОБХОДИМО добавить фото

Используется множеством людей, работающих в сфере недвижимости, финансов и права, фотография в вашей электронной почте добавляет гораздо больше человечности к корпоративной электронной переписке. Без фотографии вы — безликое существо по ту сторону сообщения электронной почты.

Позволить людям увидеть, как вы выглядите, — отличный способ укрепить доверие и построить позитивные деловые отношения.

9. ДОЛЖНЫ иметь разные подписи для разных отделов / локаций

Есть ли у вас продавцы, которые работают вне офиса? У вас есть сотрудники, работающие в разных местах? Убедитесь, что это отражено в их электронных подписях.

Сделайте так, чтобы все были довольны, позволив каждой команде использовать разные шаблоны в соответствии с их потребностями в подписи электронной почты. Сделайте подпись отдела маркетинга дополнительным брендом, а отделу продаж сделайте рекламный баннер.

10. НЕ делай сам

Если все это звучит слишком устрашающе, не волнуйтесь. Существуют сторонние программные решения для подписи электронной почты, которые могут сделать всю тяжелую работу за вас.

Использование решения для подписи электронной почты означает, что вы всегда будете получать согласованные контактные данные для подписи электронной почты, такие как имена, отделы и должности, извлеченные из вашего Active Directory / Google Directory.Вы также можете точно контролировать дизайн подписи электронной почты и легко изменять его для разных команд / отделов.

Чем может помочь Exclaimer:

Если вы ищете простой способ разрабатывать профессиональные подписи электронной почты и управлять ими во всей организации, мы здесь, чтобы помочь. Узнайте больше или начните бесплатную пробную версию сегодня!

Узнать больше Начать бесплатную пробную версию

Рекомендуемая литература

Получите больше от своих электронных подписей с бесплатной копией нашего официального руководства для чайников

Подробнее о продуктах для подписи электронной почты Exclaimer

советов и запретов для идеальной подписи электронной почты

Вы продаете товар или услугу.Или, возможно, вы подаете заявку на работу или стажировку в компании своей мечты. Вы потратили время, деньги и усилия на применение стратегий, направленных на повышение открываемости писем. Не взорвите его мрачной электронной подписью. Конкуренция жесткая, и вам нужны все возможные преимущества. Создайте сильную и эффективную подпись электронной почты — привлекательную и привлекательную, но при этом профессиональную и специально подобранную для вас. Следующие советы в сочетании с нашим инструментом Boomerang Respondable дают отличные результаты.

Отличная подпись электронной почты включает в себя некоторые стандартные функции, которые необходимо использовать большинству профессионалов.Начните с этого, а затем персонализируйте свою, добавив дополнительные идеи и элементы. Эти рекомендации помогут вам начать работу.

Начните с 3 или 4 строк текста в вашей подписи, предоставляя основные сведения:

Ваше полное имя
Должность / профессия, веб-сайт с гиперссылкой
Контактный номер
Дополнительная информация — ссылки на социальные сети, слоган, CTA

Пример:

Брендинг компании — неотъемлемая часть бизнеса.Большинство предприятий вкладывают значительные средства в свой брендинг. Обязательно включите элементы этой торговой марки в свою подпись в электронном письме. Это может быть ваш логотип, девиз компании, баннер, изображение фирменного названия компании или отличительные цвета. Если вы не переусердствуете, это повысит эффективность вашего электронного письма, особенно если бренд вашей компании легко узнаваем.

Если цвет является частью вашего бренда, добавьте его в свою подпись. Если нет, выберите один или два сплошных цвета для текста, чтобы придать ему яркость и визуальную привлекательность.Опять же, вы должны быть осторожны с использованием цвета и иметь в виду, что некоторые люди дальтоники.

Люди — визуальные существа. Мозгу легче всего запоминать образы. Свяжитесь с получателем электронной почты с помощью фотографии. Четкий профессиональный выстрел в голову поможет укрепить доверие и сделать вас более привлекательным.

Ваш профиль LinkedIn или другие страницы в социальных сетях могут содержать гораздо больше информации, чем кто-то сможет понять из электронного письма.Ссылки на эти страницы в подписи электронной почты дают читателю простой способ получить доступ ко всему, что им нужно знать о вас или вашем бизнесе.

Всегда помните о том, что большинство людей теперь открывают электронные письма на телефоне, а не на полном экране рабочего стола. Убедитесь, что ваша подпись и почтовый клиент правильно отображаются на большинстве мобильных телефонов, чтобы электронные письма не игнорировались просто потому, что они не работают на телефоне получателя.

Если у вас есть впечатляющие достижения или недавние награды, которые имеют отношение к потребностям вашего бизнеса или поиску работы, опишите несколько слов о них.Это позволяет читателю понять, что вы серьезны и добросовестны, еще до того, как он просмотрит какие-либо другие документы или веб-страницы, связанные с вами.

Призыв к действию — это эффективный способ закрыть любой документ. Это заставляет читателя действовать так, чтобы помочь вам добиться лучших результатов. CTA должен четко указывать, что вы ожидаете от читателя, и давать ссылку на соответствующий пункт назначения.

Если у вас, как и у меня, есть небольшие проблемы с дизайном, ряд приложений упростят процесс создания подписи электронной почты.Вот несколько вариантов, которые стоит рассмотреть:

1. WiseStamp работает для малого и среднего бизнеса, фрилансеров и других профессионалов.
2. newoldstamp предоставляет несколько шаблонов и позволяет добавлять значки социальных сетей и фотографии.

Генератор подписи электронной почты

3. Hubspot работает со многими популярными поставщиками электронной почты, такими как Gmail, Apple Mail и Yahoo.
4. designhill — популярный выбор, который помогает предлагать креативные варианты, которые продаются.

Не портите привлекательную электронную подпись ни одним из следующих запретов.

Вы, наверное, видели эти длинные и громоздкие электронные письма. Они могут содержать 10 или более строк и добавлять ненужную информацию. Они могут раздражать или отчаянно требовать внимания.

Вы, наверное, видели эти длинные и громоздкие электронные письма.Они могут содержать 10 или более строк и добавлять ненужную информацию. Они могут раздражать или отчаянно требовать внимания.

Больше здесь не лучше. И небольшой брендинг имеет большое значение. Например, не используйте одновременно фотографию и свой логотип. Более того, пока цвет хороший, не добавляйте больше двух.

Человек, получающий ваше письмо, может иметь настройку по умолчанию для заблокированного изображения.Это означает, что они никогда не увидят вашу подпись, если вы замените ее изображением. Однако, если вы чувствуете, что должны — включите замещающий текст изображения.

Это лишнее и пустая трата места. Если они читают вашу электронную почту, у них есть ваш адрес. Добавление его к вашей подписи расширит ваши строки текста и создаст другие проблемы.

Электронные подписи для соискателей работы

Вы пытаетесь произвести впечатление на потенциального нового работодателя? Для вашей электронной подписи может потребоваться несколько изменений из стандартных правил, которые можно и нельзя делать для профессионалов и подписей компаний.

Разумеется, включают основы:

1. Не переходите более 3–4 строк текста
2. Укажите свое полное имя и номер телефона
3. Добавьте фото
4. Добавьте ваши профили в социальных сетях
5. Закрыть с CTA

Не забудьте включить соответствующие ссылки и информацию, чтобы продемонстрировать свои навыки:

• Добавьте ссылки в свой профиль LinkedIn.Если вы используете Твиттер профессионально, дайте ссылку и на него.
• Оставайтесь профессионалом — не включайте вдохновляющие цитаты или изображения вашего милого кота.
• Убедитесь, что ваша фотография не слишком большая. Это может вызвать медленную загрузку, что расстроит получателя. Если они когда-нибудь это увидят — файлы большого размера могут быть отправлены в их папку для спама.
• Создайте «маркетинговый» слоган, чтобы продать себя. Вы продукт. Дайте им повод купить!

Использование лучшей подписи электронной почты немного увеличивает ваши шансы получить положительный ответ.Но внесение всего нескольких простых изменений в электронную почту может увеличить ваши шансы получить ответ более чем на 40% — попробуйте Respondable бесплатно, чтобы узнать, как!

Как изменить размер размытого изображения в подписи в Outlook?

Как известно, мы легко можем вставлять изображения в подпись в Outlook. Однако редактор подписи не поддерживает форматирование изображения, в том числе изменение размера. В этой статье мы расскажем о нескольких решениях для изменения размера размытых изображений в подписях в Outlook.

Хотя вы не можете форматировать изображения в редакторе подписи, вы можете копировать и вставлять отформатированные изображения в редактор подписи. Таким образом, мы можем изменить размер изображения в теле сообщения, а затем скопировать его в подпись. Пожалуйста, сделайте следующее:

1 . В представлении Mail создайте новое электронное письмо, щелкнув Home > New Email .

2 . В новом окне сообщения нажмите Вставить > Подпись , а затем выберите подпись, размер изображения которой вы измените, из раскрывающегося списка.Смотрите скриншот:

3 . Теперь выбранная подпись вставляется в тело сообщения. Щелкните правой кнопкой мыши изображение, размер которого вы хотите изменить, и выберите Размер и положение из контекстного меню. Смотрите скриншот:

4 . В открывшемся диалоговом окне «Макет» введите процент, на который вы измените размер изображений, в поля Высота и Ширина в разделе Масштаб и нажмите кнопку OK .

Примечание : Вы также можете выбрать изображение, размер которого вы хотите изменить, а затем изменить его размер, перетащив его край, как вам нужно.

5 . Теперь размер изображения в теле сообщения изменен. Выделите всю подпись в теле сообщения, а затем скопируйте, одновременно нажав клавиши Ctrl + C .

6 . Нажмите Вставить > Подпись > Подпись . Смотрите скриншот:

7 .В открывшемся диалоговом окне «Подписи и бланки» введите: (1) В поле « Выберите подпись для редактирования» выберите подпись, размер изображения которой вы измените; (2) В поле « Изменить подпись » очистите исходное содержимое подписи, а затем вставьте скопированное содержимое подписи, одновременно нажав клавиши Ctrl + V ; (3) Нажмите кнопку ОК .

На данный момент размер изображения в указанной подписи уже изменен.

8 . Закройте окно сообщения по мере необходимости.

Создайте подпись для электронной почты

Подписи в электронных письмах обычно важны в бизнес-сценариях. Они придают электронным письмам профессионализм, а также позволяют получателям узнать о вашей организации, вашей должности и так далее. В настоящее время подписи электронной почты также имеют ссылки на страницы в социальных сетях вашей организации и помогают вам оставаться на связи со своими клиентами и покупателями даже за пределами электронной почты. Вы можете добавить свою должность, сведения об организации и контактные данные.Вы даже можете вставить свой корпоративный логотип в качестве изображения в свою подпись.

Zoho Mail поддерживает использование нескольких подписей и настраивает их в соответствии с используемым адресом электронной почты / псевдонимом электронной почты. Вы можете создавать и использовать подписи в формате RTF в Zoho Mail. Кроме того, вы можете вставить форматированный HTML в подпись, используя опцию «Вставить HTML» в редакторе.

Создание и добавление подписей

1. Вход в Zoho Mail
2. Щелкните значок Настройки .
3. Перейти к Подписи
4. Щелкните значок + , чтобы создать новую подпись.
5. Появится всплывающее окно «Добавить подпись».
6. Укажите имя для подписи
7. Введите сведения о подписи и отформатируйте ее в соответствии с вашими предпочтениями.
8. Вы можете вставлять изображения (например, логотипы) в свою подпись, вставлять скопированные изображения, а также при необходимости делать гиперссылки на них. См. Инструкции здесь.
9. Нажмите Сохранить .

Вам необходимо связать подпись с адресом «От», чтобы подпись появлялась автоматически при составлении электронного письма.Вы можете использовать опцию « Associate Mail Address » для связи с адресом «От» при создании подписи или щелкнуть значок «+» в существующей подписи, чтобы связать его с требуемым адресом «От». Повторите шаги с разными заголовками, чтобы добавить несколько подписей.

Примечание:

Если администратор вашей организации настроил подпись для вашей учетной записи, вы не сможете редактировать подпись. Вы также не сможете связать новую подпись с адресом электронной почты, связанным с подписью, назначенной администратором.Подпись, назначенная администратором, обозначается значком замка. Посетите эту справочную страницу, чтобы узнать больше.

Настройка подписей по умолчанию

В только что созданной подписи щелкните значок +. Здесь перечислены адреса электронной почты отправителя, связанные с вашей учетной записью. Вы можете выбрать адрес электронной почты, для которого хотите настроить эту подпись.

Вы можете вручную изменить подпись при составлении электронного письма, используя значок Подпись или параметр «Вставить подпись».Выбранная подпись заменит подпись по умолчанию только для этого конкретного электронного письма.

Подпись в ответах

Вы можете не включать подписи при ответе на электронные письма. Перейдите на страницу настроек подписи и включите переключатель «Подпись в ответах» в правом верхнем углу, если вы хотите включать подписи при ответе на электронные письма. Подпись не будет отображаться в ответах, если переключатель отключен.

При ответе на электронное письмо вы можете выбрать место для вставки подписи в электронном письме.Его можно разместить либо внизу письма составителя (под цитируемым текстом), либо под только что написанным ответом (над цитируемым текстом).

Вставить изображения

Вы также можете вставлять изображения в свои подписи. Щелкните опцию «Вставить изображение» , чтобы просмотреть и вставить необходимое изображение. Используя параметры «Вставить изображение», вы также можете выбрать способ отображения изображения в подписи. Обратитесь к этой странице для получения подробных инструкций по вставке изображений.

Хедшот в вашей электронной почте? Советы о том, когда и зачем его включать!

Вопреки распространенному мнению, вы можете и должны включать изображения в свою подпись электронной почты. Немного визуального расцвета поможет вашей электронной подписи выделиться, а также может добавить индивидуальности. Возникает вопрос: какие изображения подходят и когда? Сколько изображений — это слишком много? Следует ли включать корпоративный логотип, снимок в голову, маркетинговый баннер, значки социальных сетей и ? Или это перебор?

Ответы на эти вопросы в большой степени будут зависеть от человека — от вас.Никакие две подписи электронной почты никогда не будут одинаковыми, поскольку у компаний и частных лиц разные потребности.

Но есть определенные передовые практики или рекомендации, которые применимы к большинству — если не ко всем — людям. Если вы задавались вопросом, стоит ли включать снимок в голову или нет, вот несколько вещей, которые следует учесть.

Ваш выстрел в голову выглядит профессионально?

Чтобы выглядеть профессионально, не обязательно делать снимок профессионала .Но если проявить осторожность, то, конечно, не повредит, если профессионал сделает вам выстрел в голову! Если вы не знаете, что отвечает вашим требованиям, обратите внимание на LinkedIn. Взгляните на свои контакты — что выглядит хорошо, а что нет? Какие элементы плохо выглядят на фотографиях? Если вы можете избежать этого в собственном выстреле в голову, значит, вы на полпути.

Ваш выстрел в голову должен демонстрировать другим посредством визуального представления, что вы способный, умный и профессиональный.Избегайте селфи, семейных фотографий и фотографий вас в повседневной одежде на пляже. Найдите хорошо освещенное и сфокусированное фото, на котором вы смотрите прямо в камеру (в идеале в деловой одежде). При необходимости обрежьте его до плеч. Вы даже можете преобразовать его в черно-белый, если цвета слишком отвлекают.

Чем бы вы ни закончили, простая профессионально выглядящая фотография может придать вашей электронной подписи чувство авторитета. И это также добавляет индивидуальности.

Ориентирована ли ваша роль на клиента?

Если вы в основном общаетесь с внутренними клиентами (т.е., коллеги), выстрел в голову может быть не обязательно. Это, конечно, не повредит (особенно, если вы работаете в крупной многонациональной компании с тысячами сотрудников), но в конечном итоге это не повлияет на ваши рабочие отношения или вашу репутацию.

С другой стороны, если вы в основном общаетесь с внешними клиентами, выстрел в голову может сделать все ваши взаимодействия более личными и повысить вашу репутацию (и отношения) с другими. Для кого-то, чей успех зависит от этих постоянных отношений, например, для руководителя аккаунта, снимок в голову должен считаться обязательным элементом любой электронной подписи.

Ваш выстрел в голову дополняет вашу подпись?

При включении снимка в голову в подпись электронной почты обязательно учитывайте его расположение, размер и даже цвет. В идеале ваш снимок в голову должен иметь равный вес с другими ключевыми элементами, такими как ваша контактная информация.

Если вы включаете элементы брендинга, такие как корпоративный логотип, также важно учитывать рекомендации по брендингу. Например, должен ли логотип быть самым крупным элементом? Если это так, то ваш выстрел в голову должен быть соответствующим образом масштабирован.

Вы хотите, чтобы ваша подпись электронной почты имела визуальную иерархию, чтобы получателям представлялась наиболее важная информация в порядке убывания, от наиболее важной (например, ваше имя и адрес электронной почты) до наименее важной (например, различные социальные каналы).

Если ваш снимок в голову слишком велик и отвлекает внимание от вашей контактной информации, сделайте его меньше. Аналогичным образом, если он слишком сильно выделяется, попробуйте отключить его, преобразовав в черно-белый. Идея состоит в том, чтобы ваш снимок в голову дополнял вашу электронную подпись, а не для того, чтобы преобладали над вашей электронной подписью.

Итак, стоит ли включать выстрел в голову?

Ну если он соответствует вышеперечисленным критериям, то да ! Снимки в голову могут стать отличным дополнением практически к любой подписи электронной почты, особенно к тем, которые соответствуют требованиям, как описано выше. Если вы регулярно взаимодействуете с внешними клиентами, имеете профессионально выглядящий портретный снимок и органично включаете его в свою подпись (таким образом, чтобы дополнять, а не умалять), то непременно покажите свое лицо миру! В конце концов, всегда приятно добавить лицо к имени.

Подробнее об изображениях в подписях электронной почты

Хотите узнать больше об изображениях в подписи корпоративной электронной почты? Взгляните на изображения в вашей электронной почте. Подписи встроены или связаны? Возможно, вы найдете вдохновение в этих примерах подписи электронной почты, как оптимизировать подписи электронной почты с изображениями.

Начните управлять подписями электронной почты своей компании с помощью Xink сегодня, воспользовавшись бесплатной 14-дневной пробной версией!

.