Коммуникации в организации это: Коммуникации в организации: понятие, виды, барьеры, проблемы

Коммуникации в организации: понятие, виды, барьеры, проблемы

Проблемы сырьевой модели экономики в РоссииТема сырьевой модели экономики в России является довольно неоднозначной. Подобного рода модель экономики, сложившаяся в России за последние два десятилетия, не имеет будущего, поскольку является затруднительной. Для разрешения данной проблемы

Суть стратегического менеджмента краткоЧто такое стратегический менеджмент? Как он может быть полезен вашей компании? Как можно быстро и оперативно запустить его в реализацию? Содержание статьи: Суть стратегического менеджментаФункции стратегического менеджментаЦикл стратегического менеджмента Суть

Суть SWOT-анализа кратко: как делать и использовать?Содержание статьи: Что же такое SWOT-анализ предприятия?Как делать SWOT-анализ организацииИнтерпретация результатовРешаемые задачиSWOT-анализ может быть использован для:Примеры Что же такое SWOT-анализ предприятия? Как правило, в литературе SWOT-анализ представляют в виде такой таблицы

Анализ конкурентов и карта стратегических группВ данной статье мы рассмотрим рынок конкуренции при помощи одной из знаменитых моделей маркетинга. Содержание статьи: Модель 5-и рыночных сил ПортераНовые конкурентыСубститутыАнализ конкурентовКарта стратегических групп Модель 5-и рыночных сил Портера В 1979

Независимые директора в государственных компанияхВ данной статье речь пойдет о независимых директорах и госкомпаниях. В 2008 году им были «открыты двери». И как следствие, не только чиновники стали находиться в госкомпаниях, но также независимые директора.

Коммуникации в организации: понятие, виды, барьеры, проблемыСуществует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании. Содержание статьи: Виды корпоративных коммуникацийМетоды повышения эффективности коммуникацииЭлектронные коммуникацииФормальные и неформальные коммуникацииБорьба

Коммуникации в организациях — Студопедия

Коммуникация – это взаимодействие между людьми, это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами.

Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления. Она является важным связующим звеном между руководителем и подчиненными, между руководителями одного уровня , между организацией и внешней средой.

Процессы коммуникации позволяют использовать информацию от разных личных доступных источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, заказчиков, поставщиков, руководителей того же уровня и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Коммуникация можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или события. Коммуникация включает ряд терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязь между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.

Различают следующие виды коммуникации:



– несловесные персональные;

– словесные устные;

– письменные персональные;

– письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

В процессе коммуникации руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Важным этапом коммуникации и принятия решения руководителей является процесс обратной связи. Формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе (получателей) информации. Это означает, что руководитель в своих действиях должен ориентироваться на получателя информации, а не на источник, то есть он должен быть уверен, что говорит на одном языке с получателем информации и его оцеки ситуации не противоречит оценке получателя.

Наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке, они должны быть одинаковыми. Когда они становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Этот процесс называется энтропией, т.е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению.



Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или в вертикальном направлении. Вертикальное направление подразделяется на низходящи и восходящие потоки.

Нисходящий направление – коммуникативный поток перемещается от одного уровня в группе или организации к другой, более низкого уровня. Он используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, предложить варианты обратной связи по результатам работы.

Восходящий направление – перемещение информации от низшего к более высокому уровню. Оно используется для обратной связи подчиненных с руководством. Служит средством доведения мнения работников к руководителям , которые используют полученную информацию при анализе того , как улучшить положение дел в организации.

Горизонтальный направление определяет использование коммуникации между членами одной группы или рабочей группы одного уровня , между руководителями или персоналом одного уровня. Оно экономит время и обеспечивает координированный действий. В одном случае такое общение является формирование является обязательным, в другом – происходит спонтанно.

Элементами коммуникации:

– источник;

– кодирование;

– передача сигнала;

– канал;

– расшифровка — прием;

– обратная связь;

– препятствия и барьеры, нарушающие качество сигнала.

Источник – в организации источником коммуникации сотрудники.

Кодирование – перевод идей источника в систематический набор символов, на язык , выражающий цели источника . Функция кодирования – забезпеня формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала – цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит от используемого канала.

Канал – передаточный механизм от источника к приемнику. В организации – это устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальнихи связей, групповые собрания и прочее.

Расшифровка – прием. Для завершения процесса коммуникации необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации расшифровывает сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации.

Обратная связь определяет сигнал о получении информации получателем от источника, позволяет руководителю оценить эффективность осуществления им коммуникации, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

Препятствия и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: ​​отвлечение, неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации, различные значения, предоставляемых одним и тем же словам различными людьми (семантические проблемы), статусная различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационного дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними, получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка), не понятен шифр, проблема информации положению лица, посылающего ее, при передаче оказываются шумы.

Коммуникация в организациях – это сложный и динамичный процесс. Поэтому он может рассматриваться как действие, как взаимодействие, как процесс. Соответственно этому и строятся модели коммуникации:

– коммуникация как действие. В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание в виде символов, которые затем превращаются в сигналы или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает. Процесс коммуникации представляет модель, представленная на рис . 4.2 . В этой модели процесс коммуникации односторонний без обратной связи.

Закодированое послание Разкодированее послание

Символы Сигналы

Рисунок 4.2 — Модель коммуникации как дейтвие

– коммуникация как взаимодействие предполагает введение элемента обратной связи , представлены на рис. 4.3.

Внутренняя оперативная коммуникация возникает внутри организации и направлена ​​на достижение целей организации, является частью дияльльности организации. Примером такой коммуникации связь между отделами предприятия, отчеты отделов, ведомости учета, которые передают информацию другим отделам.

Внешняя оперативная коммуникация отражает достижения организации своих целей или межорганизационных деятельность. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне ее. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече.

Закодированое Разкодированое

П послание по

слание

       
   
 

Закодированое Разкодированое

П послание послание

Рисунок 4.3 — Модель коммуникации как взаимодействия

Для обеспечения эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникации создаются многочисленные руководства и правила. Основной упор в них делается на ликвидацию любых препятствий и барьеров. Например, даются следующие рекомендации руководителю, к которому поступает информация от подчиненных:

– прекратите разговаривать;

– предоставьте говорящему свободу;

– дайте понять говорит, что вы хотите слушать;

– устраните раздражающие факторы;

– постарайтесь понять точку зрения собеседника;

– будьте терпеливы;

– легко принимайте возражения и критику;

– сдержите свой ​​темперамент;

– задавайте точные вопросы.

Для осуществления всех видов коммуникаций важное значение имеет обратная связь, в организации может осуществляться различными путями, которые представляют собой сети коммуникаций.

Существуют различные виды сетей коммуникаций:

– круг;

– колесо;

– многоканальная сеть;

– цепь .

Круг – это сеть коммуникаций является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой.

Колесо – это сеть коммуникаций, она менее активна, имеет выраженного лидера, хорошо и устойчиво организована, более упорядочена.

Многоканальная сеть – представляет собой то же колесо, но со связью между подчиненными.

Используемые типы коммуникаций представлены на рис. 4.3.

Рисунок 4.3 — Типи коммуникационных сетей, где а — круг, б — цепь, в — «У», г — колесо

Структура сети коммуникаций влияет на точность и недвусмысленность посланий, на функционирование организации, на чувство удовлетворенности ее членов. Структура в виде колеса считается наиболее простой для организации. Коммуникации между руководителями и подчиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный поток информации как в направлении сверху вниз, так и снизу вверх. Руководитель прямо влияет на направление и поток коммуникаций. Для обеспечения точности передачи информации руководитель может установить правила, в соответствии с которыми послания должны передаваться в определенное время, в определенном направлении и последовательности. Успешно функционируют те организации, где сотрудники единолично не контролируют коммуникации, где поощряется участие всех сотрудников в потоке коммуникаций.

Разделение труда на микро или макро облегчает коммуникации между работниками в организации. В стабильных организациях можно разрабатывать систему коммуникаций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания. В динамичной организации необходимо тщательно учитывать поток и точность коммуникаций, через передачу нерутинный информации нужны иногда частые изменения сети коммуникаций.

20. коммуникации в организации

Коммуникации
в организации

  Коммуникация —
это процесс общения и передачи информации
между людьми или их группами в виде
устных и письменных сообщений, языка
телодвижений и параметров речи.

  Внешняя
коммуникация
 —
это коммуникации между организацией и
внешней средой. Задача внешних коммуникаций
— удовлетворить информационные
потребности организации, наладить связи
с государственными органами,
общественностью, поставщиками, клиентами.
С помощью внешних коммуникаций формируется
и поддерживается имидж компании.

  Внутренние
коммуникации
 
предстают как часть производственно-хозяйственной
деятельности: связь между отделами,
отчеты отдела реализации или ведомости
складского учета и т.п. Коммуникация
внутри организации включает в себя
инструктирование, информацию, обучение,
менеджмент методом разговоров.  
Важнейшая цель внутренней коммуникации
в организации — создание среди сотрудников
поддержки целей и политики, проводимой
руководством организации. С помощью
коммуникации сотрудники получают
необходимые знания и мотивацию, становятся
лучшими защитниками и популяризаторами
планов компании.

Таким
образом, коммуникация — это важный
организационный инструмент и необходимое
условие для эффективного развития и
внедрения организационной политики.

 
Коммуникации
важны для руководителей по следующим
причинам:

 
1)
руководители тратят большую часть
времени на коммуникации. Согласно данным
многих экспертов, на это уходит 75-95%
времени руководителей. Поэтому они
должны быть заинтересованы в улучшении
данного вида деятельности;

 
2)
коммуникации необходимы для эффективности
управления;

 
3)
коммуникации необходимы для утверждения
авторитета и выражения воли руководителя;

 
4)
хорошо налаженные коммуникации
содействуют обеспечению организационной
эффективности.

 
Различают
четыре функции коммуникативности:

С
помощью коммуникаций осуществляется
контроль поведения членов группы. Когда
работника, например, просят привести
свои действия в соответствие со стратегией
компании, коммуникация выполняет
контролирующие функции. В то же время
она усиливает мотивацию, доводя до
работников информацию о том, что должно
быть сделано, как улучшить работу, и т.д

  

Цели
коммуникаций:

  • Обеспечение
    эффективного обмена информацией между
    субъектами и объектами управления.

  • Совершенствование
    межличностных отношений в процессе
    обмена информацией.

  • Создание
    информационных каналов для обмена
    информацией между отдельными сотрудниками
    и группами и координации их задач и
    действий.

  • Регулирование
    и рационализация информационных
    потоков.

Коммуникации
подразделяются на следующие виды:

·
межличностные или организационные
коммуникации на основе устного общения;

·
коммуникации на основе письменного
обмена информацией.

Межличностные
коммуникации в свою очередь делятся
на:

·
формальные
или официальные. Данные коммуникации
определяются политикой, правилами,
должностными инструкциями определенной
организации и осуществляются по
формальным каналам;

·
неформальные
коммуникации, которые не следуют общим
правилам определенной организации; они
осуществляются согласно установившейся
системе личных отношений между работниками
организации.

Типичная
информация, передаваемая по каналам
неформальных коммуникаций: предстоящие
сокращения производственных рабочих,
новые меры по наказаниям за опоздание,
изменение в структуре организации,
грядущие перемещения и повышения,
подробное изложение спора двух
руководителей на последнем совещании
по сбыту, кто кому назначает свидание
после работы и т.д.

Среди
формальных организационных коммуникаций
выделяют:

  • вертикальные,
    когда информация перемещается с одного
    уровня иерархии на другой;

  • горизонтальные
    между
    различными подразделениями,
    предназначающиеся для координации
    деятельности различных подразделений.

Вертикальные
коммуникации в свою очередь подразделяются
на:

·
восходящие
,
когда информация передается снизу вверх
(с низших уровней на высшие). Этот тип
коммуникаций содержит информацию,
необходимую для менеджеров для оценки
той сферы деятельности, за которую они
несут ответственность;

·
нисходящие
,
осуществляемые сверху вниз. Этот тип
коммуникаций непосредственно связан
с руководством и контролем за работниками.

Межличностные
коммуникации делят также на:

вербальные
(словесные)
и невербальные.

Вербальные, т.е.
языковые, речевые средства являются
основными. Умение кратко, четко и понятно
изложить основные мысли — важнейшее
профессиональное качество менеджера
и специалиста по маркетингу.

В
качестве невербальных ( неязыковых)
средств используются жесты, изменения
положения тела выступающего, особенности
его внешнего вида, а также сопровождающее
его выступление окружение (например,
музыкальное, вокальное сопровождение,
наличие рядом известных, авторитетных
людей и т.д.).

Информация,
посланная отправителем без использования
слов как системы кодирования, образует
невербальное послание, лежащее в основе
невербальной коммуникации. В последнее
время эта сфера межличностной коммуникации
все больше привлекает внимание ученых
и специалистов. Дело в том, что эффект
большинства посланий создается
невербальной информацией: 37% — тональностью
голоса и 55% — выражением лица. Особенно
это проявляется в тех случаях, когда
словесная часть послания отправителя
противоречива.

Вербальные
и не вербальные формы коммуникаций не
всегда и не обязательно исключают друг
друга. Как правило, интерпретация
получателем послания строится не только
на словах, но и на таких элементах, как
жест и выражения лица, которые сопровождают
слова передающей стороны.

Коммуникационные
задачи решаются в ходе коммуникационных
процессов, т.е. процессов обмена
информацией.

Межличностная
коммуникация
 —
коммуникация с другим человеком.
Коммуникации между неформальными
группами могут охватывать набор связей
— от бытовых до производственных.
Основой этого типа коммуникаций является
информация, циркулирующая по каналам
неформального общения. Иногда руководители
специально запускают «слухи», чтобы
проверить реакцию коллектива на возможные
будущие решения.

  Общественные,
или массовые, коммуникации
 —
процесс сообщения информации с помощью
технических средств или средств массовой
коммуникации численно большим группам
людей: печать, радио, кино, телевидение.
Источник информации передает послание
рассредоточенным аудиториям. Ограничена
возможность обратной связи.

 
Общение
людей осуществляется с помощью вербальных
и невербальных методов. Вербальные
коммуникации реализуются посредством
устных (диалог, совещание, переговоры,
презентации и т.п.) или письменных
(приказы, распоряжения, инструкции,
письма и пр.) сообщений, невербальные —
осуществляются посредством языка
телодвижений (осанка, жесты, поза,
выражение лица и пр.) и параметров речи
(интонация, тембр голоса, темп речи,
громкость голоса, произношение, стиль
речи и пр.).

 
Способы
обеспечения коммуникации — это слушание,
речь, чтение, письмо. По значимости
слушание находится на первом месте,
речь на втором. Для повышения эффективности
коммуникаций важно уделять большое
внимание культуре речи. Чтение играет
важнейшую роль для людей, имеющих
аналитический ум и владеющих техникой
быстрого чтения. 

 
Тип
личности человека имеет также большое
значение в процессе коммуникации.
Своевременное распознавание типа
личности собеседника позволяет
адаптировать свои предложения и даёт
дополнительную возможность добиться
успеха в переговорах.

  Элементы
коммуникации.

  Источник. В
организациях источником коммуникации
обычно являются сотрудники со своими
идеями, намерениями, информацией и целью
коммуникации.

  Кодирование. Это
перевод идей источника коммуникации в
систематический набор символов, на
язык, выражающий его цели. Функция
кодирования – обеспечение формы, в
которой идеи и цели могут быть выражены
как передача сигналов.

  Передача
сигнала.
 Цель
источника коммуникации выражена в виде
сигнала, форма которого зависит в
значительной мере от используемого
канала.

  Канал. Каналы
относятся к передаточным механизмам
от источника коммуникации к получателю
информации. В организациях это может
быть устное обращение друг к другу,
телефонные разговоры, неформальные
связи, групповые собрания и др.

  Расшифровка-прием. Чтобы
процесс коммуникации был завершен,
необходимо, чтобы сигнал был расшифрован.
Каждый получатель информации интерпретирует
(расшифровывает) сигнал, используя опыт
и предлагаемые рекомендации. Чем ближе
закодированный сигнал к цели, поставленной
источником, тем более эффективна
коммуникация.

  Обратная
связь.
 Односторонняя
связь является более оперативной, чем
двусторонняя. Однако двусторонняя связь
более точная. Механизм обратной связи
обеспечивает канал для ответа получателя
информации, что позволяет источнику
коммуникации определить, был ли получен
сигнал. С помощью обратной связи
руководитель может оценить, насколько
эффективно он осуществляет коммуникацию,
а также повысить точность сигналов в
будущем. 

  Помехи
и барьеры
,
нарушающие качество сигнала. К ним
относятся: 1) отвлечения; 2) неправильная
интерпретация со стороны получателя
или источника информации; 3) различные
значения, придаваемые одним и тем же
словам различными людьми; 4) статусное
различие между руководителями и
подчиненными в восприятии организационной
дистанции, из-за чего увеличивается
коммуникационный разрыв между ними; 5)
получатель информации слышит только
то, что хочет услышать. Можно добавить
и случаи, когда не понят шифр; когда
получатель не увязывает информацию с
положением лица, посылающего ее; когда
при передаче обнаруживаются так
называемые шумы.

  

Типы
коммуникаций.

  Внутриличностная
коммуникация.
 Это
коммуникация, которая возникает внутри
самого индивидуума. Он является и
посылающей, и принимающей информацию
стороной, его мысли и чувства облекаются
в послание, а мозг действует как канал
для обработки этих мыслей и чувств.
Обратная связь – это то, что дополняет
информацию или отвергает ее. 

  Межличностная
коммуникация.
 Коммуникация
с другим человеком называется
межличностной. В межличностной
коммуникации участники действуют и как
принимающая, и как посылающая информацию
сторона. Посланием является предоставляемая
информация, каналом ее передачи является
обычно взгляд или звук, а обратной связью
– ответ каждого участника коммуникации.

  Коммуникация
в малой группе.
 В
малой группе каждый индивидуум имеет
равный шанс участвовать в обсуждении,
может быть легко услышан и взаимодействовать
с другими. Малые группы состоят из
нескольких индивидуумов, посылающих и
получающих информацию. В связи с этим
возникает большая вероятность
недопонимания в группе. Каналы связи
более структурированы, чем при
межличностном общении, однако каналы
обратной связи и возможности для нее
те же. Часто в организациях малые группы
называются «командами». Однако, не все
участники всегда хорошо работают в
команде, некоторые могут лучше
функционировать самостоятельно.

  Общественная
коммуникация.
 В
общественной коммуникации выступающий
передает послание аудитории. Каналы те
же, что и при межличностном общении или
общении в малой группе (взгляд и звук),
однако возможно использование технических
средств. Возможности обратной связи,
тем не менее, ограничены. Большинство
образований, в которых действует
общественная коммуникативная связь,
являются формальными, поэтому аудитория
обычно не интерпретирует выступающего,
но в той или иной форме выражает отношение
к выступающему. Общественная коммуникативная
связь обычно нерегулярна и может
возникнуть на собраниях, церемониях,
пресс-конференциях.

  Внутренняя
оперативная коммуникация.
 Это
структурированная коммуникация в
пределах организации, непосредственно
направленная на достижение целей
организации. Структура подразумевает,
что коммуникация является частью
деятельности организации. Рабочие цели
организации соотносятся с ее
непосредственной деятельностью, например
производственной или относящейся к
сфере услуг.

  Внешняя
оперативная коммуникация.
 Эта
коммуникация связана с достижением
организацией своих целей или
межорганизационной деятельностью. Она
осуществляется между организацией и
образованиями, которые существуют вне
её. Она также относится к взаимоотношениям
с правительственными, государственными,
региональными органами и общественностью. 

  Личностная
коммуникация
 определяется
как случайный обмен информацией между
людьми при встрече. Люди ощущают
постоянную потребность в общении. Хотя
личностная коммуникация не является
напрямую частью целей организации, она,
тем не менее, важна.

Понятие о коммуникациях. Значение коммуникаций в организации

 
Понятие о коммуникациях. Значение коммуникаций в организации


Термин «коммуникация» употребляется в разных значениях. Например, можно говорить об инженерных, транспортных, информа­ционных коммуникациях как средствах или формах связи. По этому поводу регулярно возникают недоразумения, приводящие к непра­вильному их толкованию и пониманию.
Под коммуникацией в широком смысле понимают общение, передачу ин­формации от человека к человеку, В организационном контексте поня­тие «коммуникация» рассматривается как процесс (коммуникация — это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувства­ми, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).
Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Говорят, если организация эффек­тивна в области коммуникации, она эффективна и во всех других ви­дах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руково­дство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно к задачам теории организации, наиважнейшим яв­ляется коммуникационный процесс.
Коммуникация — это процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сооб­щений, языка телодвижений и параметров речи.
Коммуникация — это одно из необходимых условий жизни чело­века в социуме, а коммуникабельность — одна из важных системных характеристик, сопутствующих успеху. Под коммуникабельностью в социальных группах понимают способность к общению, общительность, способность к совместной работе. В информационных технологиях коммуникабельность — это совместимость разнотипных систем пере­дачи информации.
Относительно конкретной организации (компании) можно говорить как о внешней коммуникации, так и о внутренней.
Внешняя коммуникация — это коммуникация с миром, находя­щимся за пределами вашей организации, это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций — удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщика­ми, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.
Внутренние, или внутриорганизационные, коммуникации (между подразделениями, коммуникация внутри подразделений по уровням производства и управления, межличностные коммуникации, нефор­мальные коммуникации) предстают как часть производственно-хозяй­ственной деятельности: связь между отделами, отчеты отдела реали­зации или ведомости складского учета и т.п. Коммуникация внутри организации включает в себя инструктирование, информацию, обуче­ние, менеджмент методом разговоров. Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации — создание среди сотрудников под­держки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые зна­ния и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризато­рами планов компании. Таким образом, коммуникация — это важ­ный организационный инструмент и необходимое условие для эф­фективного развития и внедрения корпоративной политики.
Коммуникативный поток может перемешаться в горизонтальном и вертикальном направлениях. Внутриорганизационные коммуникации включают в себя: нисходящий и восходящий уровни вертикальных ком­муникаций, коммуникации по горизонтали, коммуникации между ру­ководителем и подчиненными, коммуникации между формальными и неформальными группами. Внутриорганизационные коммуникационные процессы призваны удовлетворить потребности разных уровней принятия решений.
Коммуникация в малой группе дает шанс и руководителю и подчи­ненному оперативно участвовать в решении стратегических и текущих задач: каждый участвует в обсуждении, каждый может быть услышан. Хорошие результаты дает эффект обратной связи. Взаимодействие ус­ложняется с ростом числа членов группы.
Межличностная коммуникация — коммуникация с другим чело­веком — наиболее распространенный тип внутренних коммуникаций. Коммуникации между неформальными группами могут охватывать набор связей — от бытовых до производственных. Основой этого типа коммуникаций является информация, циркулирующая по каналам неформального общения. Иногда руководители специально запускают «слухи», чтобы проверить реакцию коллектива на возможные будущие решения (например, по кадровым изменениям или изменению поряд­ка выплаты премиальных и др.)
Общественные, или массовые, коммуникации ~ процесс сообще­ния информации с помощью технических средств или средств массо­вой коммуникации численно большим группам людей: печать, радио, кино, телевидение. Источник информации передает послание рассре­доточенным аудиториям. Ограничена возможность обратной связи.
Важнейшей задачей руководства компании является создание ус­ловий по обмену идеями, мыслями, информацией между людьми, под­разделениями, между организацией и ее окружением. Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций основаны на эффективных технологиях информационного обмена, на культивировании нефор­мального общения, на поддержке общения материальными средства­ми. Один из управляющих фирмы «Хьюлетт-Паккард» признается: «…Мы начинаем любое дело с весьма высокой степени неформального общения, и это — главное. И мы считаем себя обязанными сохранить это любой ценой». В этой же фирме придается большое значение обращению персонала друг к другу по имени. Для этого каждый, в том числе президент, носит именную табличку, на которой указано только имя. На фирмах «Катерпиллер», Макдональдс», «Интел», «Делта-эйрлайнз», «Юнайтед эйрлайнз» много внимания уделяют формированию технологий поддержания связей для обеспечения пребывания персонала в постоянном информационном контакте. Ин­тенсивность информационного обмена в таких компаниях велика, и обычно она начинается с требования неформальности.
Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций способ­ствуют развитию новаторства, инициативы и предприимчивости.
Стимулируя обилие контактов, лучшие фирмы перестраивают помещения, обустраивают по-новому рабочие места. Так, новые здания «Интел» спроектированы таким образом, что в них достаточное количество конференц-залов, где можно ознакомиться с новой ин­формацией, общаться, решать возникшие текущие проблемы. Руко­водство тем самым улучшает коммуникации между сотрудниками.
В одной из передовых компаний в столовой были маленькие сто­лы, рассчитанные на четырех человек, их заменили большими пря­моугольными столами казарменного типа. Компания «ЗМ» организу­ет клубы по групповым интересам. Все это делается с одной целью — повысить вероятность случайных бесед, способствующих решению проблем во время перерыва, обеда, завтрака или в других ситуациях. В лучших компаниях непринужденности общения способствует сама обстановка: скромные, по-спартански обставленные помещения, от­крытые двери, отсутствие лишних стен. Роскошные кабинеты не спо­собствуют открытым, дружественным отношениям.
На эффективность коммуникаций оказывают влияние различ­ные факторы:
 

 
Общение людей осуществляется с помощью вербальных и невер­бальных методов. Вербальные коммуникации реализуются посредст­вом устных (диалог, совещание, переговоры, презентации и т.п.) или письменных (приказы, распоряжения, инструкции, письма и пр.) сообщений, невербальные — осуществляются посредством языка те­лодвижений (осанка, жесты, поза, выражение лица и пр.) и парамет­ров речи (интонация, тембр голоса, темп речи, громкость голоса, про­изношение, стиль речи и пр.).
Способы обеспечения коммуникации хорошо известны — это слу­шание, речь, чтение, письмо. По значимости слушание находится на первом месте, занимая до 45% времени межличностных коммуникаций. Речь занимает до 30% времени межличностных коммуникаций (диа­логи, совещания, переговоры, презентации). Для повышения эффектив­ности коммуникаций важно уделять большое внимание культуре речи. Чтение играет важнейшую роль, особенно для людей, имеющих анали­тический ум и владеющих техникой быстрого чтения. Чтение состав­ляет около 15% времени межличностных отношений.
Тип личности человека имеет также большое значение в процессе коммуникации. Своевременное распознавание типа личности собе­седника позволит вам адаптировать свои предложения и даст допол­нительную возможность добиться успеха в перегов

Виды коммуникаций в организации. — Студопедия

Существуют следующие виды коммуникаций:

· формальные и неформальные;

· межличностные — межгрупповые (между уровнями и подразделениями в организациях; внутри подразделений, между организацией и внешней средой).

· Горизонтальные и вертикальные

· Внешние – внутренние

· Одноканальные – многоканальные

· Устойчивые – неустойчивые

· Ситуационные – постоянные

· Социально – психологические

В зависимости от используемых каналов связи все процессы обменов информацией можно разделить на формальные и неформальные

Формальные коммуникации всегда определяются структурой организации и ее связями с внешней средой, под которой понимают составляющие внешнего окружения организации, имеющие влияние на ее деятельность. Сюда относятся: имеющиеся и потенциальные потребители организации, с которыми организация сообщается с помощью рекламы и специальных целевых программ продвижения своих товаров на рынок; связи с общественностью, через прессу, рекламу и т. д.; органы государственного регулирования деятельности организации, куда организация регулярно представляет финансовые, статистические и прочие отчеты; с профсоюзом и т.д. Реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением являются обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации.

Формальная передача информации имеет ограничения:

— формальная система не вполне удовлетворяет потребности организации, т. к., все что происходит в организации невозможно формализовать;



— формальные каналы не могут вместить в себя все многообразие потребностей в обмене информацией;

— формальная передача информации не доносит всех смысловых тонкостей того, что предполагается сообщить;

· формальный обмен часто не может выразить реальные нужды и потребности организации из-за своей медлительности и негибкости.

Неформальные коммуникативные связи в организациях – это такие связи, которые не предусмотрены правилами или руководящими указаниями организации. Часто это обычная болтовня или обсуждение личных дел, слухи, сплетни которые могут касаться также работы.

Неформальные коммуникации — это канал распространения слухов, по которым обычно передается информация касающаяся предстоящих сокращений, новых санкций за опоздания, изменений в структуре организации, предстоящих перемещений, споров между руководителями и т.д.



До сегодняшнего дня слухам приписывается репутация неточной информации. Однако, исследования (Дэвиса) показывают, что в 80 – 99% случаев слухи, касающиеся дел в организации, чаще оказываются точными. Однако когда речь идет о личной эмоционально окрашенной информации, уровень точности слухов снижается. В любом случае, практика показывает, что независимо от точности влиятельность слухов очень велика, независимо от их воздействия (положительного или отрицательного).

В организации часто информация в виде слухов быстрее циркулирует по формальным каналам.

Таким образом, неформальная система передачи информации включает в себя следующие способы:

· внутриучрежденческие разговоры;

· слухи.

Неформальная передача информации выстраивает свои каналы на основе социальных групп, входящих в структуру организации. Мощным механизмом, обеспечивающим эффективную передачу информации являются: частое общение, отождествление себя с организацией и непрерывные контакты с подразделениями. Система неформальной передачи информации неизбежна, необходима, часто раздражает руководителей. Однако, она дает возможность организациям быстрее приспособиться к меняющимся условиям, с другой стороны она затрудняет координацию деятельности коллектива, вносит разлад. Развитая система неформальной передачи информации дает организации возможность более оперативно выполнять свои задачи, сотрудники легче достигают понимания. Но неформальная информация бывает иногда неверной, т.к. не подлежит официальному контролю. Насколько можно полагаться на неформальную систему передачи информации зависит от размера организации и восприятия ее целей.

Крупные организации должны больше полагаться на формальную систему передачи информации. Однако профессиональные управленцы очень искусно и умело пользуются слухами. Например, перед очередной реорганизацией до принятия решения организуется утечка информации, чтобы узнать реакцию на нее по каналам обратной связи. Это дает возможность изменить что-то в решении или своей деятельности.

Межличностные коммуникации– это коммуникативное взаимодействие при котором как отправителя, так и получателя сообщения выступают отдельные индивиды, вступающие в непосредственный контакт. В межличностных контактах используются не только вербальные средства, но и невербальный – мимика, жесты. Процесс общения регулируется тесной обратной связью. В практике межличностного общения могут возникать вербальные и невербальные преграды. Из всех видов коммуникаций межличностные сталкиваются с самым большим количеством барьеров, препятствующим эффективному восприятию информации получателем. Основными барьерами являются:

· восприятие;

· семантика,

· обмен невербальной информацией;

· плохое слушание;

· некачественная обратная связь.

Семантические барьеры означают, что различные люди под одним и тем же словом (символом) или группой слов могут понимать далеко не одно и то же. Так, даже простое пожелание руководителя подчиненному «выполнить задание как только представится удобная возможность» может трактоваться им как пожелание выполнить задание как можно скорее или, наоборот, тогда, когда появится свободное время. Семантические барьеры особенно сильны в организациях с многонациональной средой. Они могут быть вызваны рядом причин:

· Конфликтом между сферами компетенции или основами суждений отправителя и получателя сообщений. В результате идеи закодированные в сообщении отправителем, могут оказаться искаженными или не полностью понятыми, в следствие чего содержащаяся в сообщении информация не принесет желаемого результата.

· Различиями опыта. Информация, вступающая в противоречие с человеческим опытом или ранее усвоенными понятиями, что может либо полностью отвергаться. Либо искажаться реципиентом в соответствие с его опытом или прежде усвоенными понятиями.

· Различиями круга интересов, потребностей, эмоционального состояния в момент приема и передачи информации и т. д.

· Расхождениями в установках. На восприятие информации влияют сложившиеся социальные установки и коммуникационный климат которые влияют на восприятие людей и их поведение. Если информация расходится с установками получателя она может быть проигнорирована, оценена негативно, что вызовет соответствующее поведение. Неточность восприятия и понимания некоторыми людьми слов , используемых в качестве символов в процессе общения. Исследования специалистов в области управления персоналом подтверждают, что в атмосфере доверия информационные потоки и точность информации растут.

· Невербальными барьерами, которые могут создать взгляд, выражение лица. Они затрудняют правильное восприятие и использование получаемой информации. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Сюда относятся жесты, взгляды, улыбки, выражение лица, интонация, модуляция голоса, плавность речи и т. д. Влияние невербальной коммуникации огромно. Исследования, проведенные западными специалистами, установили, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, 38 % через интонации и модуляции голоса и только 7% остается словам. Практически невербальная информация подавляет вербальную, т.е. «как» говорится важнее того, «что» говорится.

Все эти барьеры в межличностной общении способны привести к неправильному восприятию и принятию управленческих решений. Руководитель и управленец заинтересованный в эффективной управленческой деятельности должен знать особенности межличностных коммуникаций и уметь их преодолевать, не допускать в своих коммуникативных взаимодействиях социально – психологических барьеров.

Прямой межличностный обмен информацией – межличностные коммуникации могут возникать в любом из перечисленных видов коммуникации. Но в отличие от всех вышеперечисленных коммуникаций межличностный обмен информацией использует преимущественно канал устной речи. Умение слушать является очень важным при приеме информации. Каждый руководитель, желающий работать эффективно, должен учиться преодолевать все вышеперечисленные барьеры: улавливать уровень и возможность восприятия информации подчиненным; подбирать простые, ясные слова, не допускающие двусмысленных толкований; продумывать употребление невербальных символов и их влияние на подчиненных. В значительной степени это умение является искусством.

Межгрупповые коммуникации –это взаимодействие между двумя и большим количеством групп как внутри, так и вне организаций в целях осуществления и координации совместной деятельности, либо противодействия друг другу. Межгрупповая коммуникация способна содействовать сближению позиций двух или большего количества групп, усилению внутригрупповой солидарности и единства, либо напротив , приводит к размежеванию интересов и позиций различных групп и организаций.

Коммуникации между организацией и внешней средой. Организации пользуются разнообразными средствами для связи и обмена информацией с внешним окружение:

· С потребителями (реальными и потенциальными), общение с которыми идет через рекламу и др. программы продвижения товара на рынок

· С общественностью, направленного на создание определенного «имиджа», образа организации на местном, общенациональном и международном уровнях.

· С госорганами. Любое предприятие и организация общается с ними через отчеты (финансовые, маркетинговые и т.д.), различные взносы в пользу политических партий, используя лоббистов пытаются влиять на содержание будущих законов, постановлений и т.д.

Таким образом, современные организации вынуждены выстраивать эффективные коммуникативные связи с внешней средой. Циркулирующая внутриорганизационная информация (обсуждения, собрания, разговоры, служебные записки и т.п.) являются реакцией на возможные проблемы со стороны внешнего окружения.

Коммуникации внутри организации – это прежде всего коммуникации между уровнями и подразделениями.

Потоки организационных коммуникативных связей могут идти в разных направлениях: по горизонтали и по вертикали (восходящие и нисходящие). Горизонтальные коммуникации осуществляются между людьми, находящимися в организации на одном и том же уровне. Организация состоит из множества подразделений. Горизонтальные коммуникации – это обмен информацией между различными отделами (подразделениями). Такие коммуникации необходимы для согласованности действий, уменьшения вероятности их дублирования. Положительной чертой в коммуникациях по горизонтали является формирование равноправных отношений. Доказано, что такие отношения – важная составляющая удовлетворенности работников организации.

Вертикальные коммуникативные связи осуществляются по иерархии либо от подчиненного к начальнику, либо от начальника к подчиненным.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень, это вертикальные коммуникации. Информация может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях и т. п. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей, т. е. снизу вверх. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. К вертикальным коммуникациям относятся также обмены информацией между руководителем и подчиненными или руководителем и рабочей группой. Это наиболее распространенные виды коммуникаций в любой организации, поскольку руководители в среднем две трети своего времени посвящают обмену информацией со своими подчиненными.

Внутри организации количество коммуникаций и их эффективность обусловлены организационной структурой – логической взаимосвязью уровней управления и функциональных секторов, обеспечивающих достижение поставленных организацией целей.

Таким образом, виды коммуникаций в организации разнообразны, каждый из них играет различную роль в управлении организацией. Управленец должен по – разному опираться на различные виды коммуникации в достижении интеграции деятельности членов организации. Практика показывает, что соотношение различных видов коммуникаций весьма эффективно в решении проблем организации.

Все существующие в организации коммуникативные потоки образуют коммуникативную сеть.

Коммуникационная сеть— это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

Термин «сеть» фактически используется учеными, изучающими организации, для обозначения трех различных понятий.

1.Сеть полной системы, охватывающая устойчивые схемы коммуникации всех индивидов в системе, в частности в организации. Эта сеть может объединять в крупной организации тысячи индивидов.

2.Группа, определяемая как подсистема, элементы которой взаимодействуют друг с другом относительно чаще, чем с другими элементами коммуникационной системы. Большинство групп включают от пяти до двадцати пяти членов, а иногда и большее их число. Группы являются таким образом, одним из основных компонентов сети коммуникации в организации (наряду со специфическими коммуникационными ролями индивидов).

3. Личностная сеть, определяемая как устойчивая схема коммуникационных потоков данного индивида с любыми другими индивидами. Каждый индивид имеет личностную сеть, связывающую его с теми индивидами, с которыми он постоянно контактирует по определенным вопросам. Таким образом, индивид обладает собственной коммуникационной внешней средой. Личностная сеть частично объясняет поведение индивида.

Целесообразно различать два типа личностных сетей: радиальные и взаимосвязанные. Радиальная личностная сеть – это сеть, в которой индивид взаимодействует с другими, не контактирующими между собой лицами. Взаимосвязанная личностная сеть – это сеть, в которой те, кто связаны с индивидом, взаимодействуют также друг с другом. Взаимосвязанные личностные сети более распространены, чем радиальные, поскольку те, кто контактирует с данным индивидом, обычно общаются и друг с другом. Но большинство личностных сетей являются частично радиальными и частично взаимосвязанными.

Анализ коммуникационных сетей обычно выполняют для выявления характера потоков межличностных сообщений, сопоставления и соотнесения формальной и неформальной структур. Коммуникационные сети – это нити, удерживающие части системы. Они важны, но с трудом поддаются изучению из-за своей многочисленности.

Анализ сетей помогает понять поведение отдельных членов групп. Сведения о друзьях индивида (тех, с кем он наиболее часто общается) важны для объяснения некоторых аспектов его поведения. Это верно не только для организаций, но и в ряде других случаев. Эффекты системы – это влияние индивидов системы на поведение отдельного ее представителя. Безусловно, сети оказывают в большинстве случаев сильное влияние на поведение входящих в них членов организации. Фактически социальные нормы и климат системы проявляют свое воздействие на индивидов через их коммуникационные взаимосвязи.

Обобщая, можно сказать, что важность сетей с точки зрения их воздействия на поведение индивидов в организации обусловлена системными эффектами.

Коммуникативные потоки пронизывают все жизненное пространство организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникативным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Существуют устоявшиеся модели коммуникационных сетей для групп одной и той же или разной численности.

В сетях типа «круг» члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними. Эта сеть децентрализована. В этих сетях высокая независимость, что способствует большей удовлетворенности индивидов.

В сетях типа «колесо» представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре «колеса», имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы. В сетях типа «колесо» задания выполняются значительно быстрее, чем в сетях типа «круг». Однако при структуре «колесо» совершается больше ошибок, поскольку расшифровывать информацию и исправить ошибку способен лишь участник, находящийся в центре «колеса», тогда как в «круге» правильно расшифровывать информацию и, следовательно, проверять конкретное решение могли все его индивиды.

Аналогичная картина наблюдается в сетях типа «Y». Такие сети называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы.

Другой тип властной иерархии представляют сети типа «цепочка», в которых появляются горизонтальные связи – элемент децентрализации.

«Всеканальные» сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют открытыми коммуникациями.

Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля между работниками в организации, сокрытие или централизация информации поддерживают авторитарные властные отношения.

Результаты решения одной и той же проблемы разными группами можно наглядно увидеть из следующей таблицы:

Организационные коммуникации

Понятие организационных коммуникаций

Определение 1

Организационные коммуникации – это процесс, целью которого является обеспечение понимания информации, выступающей предметом обмена, в рамках организации и с внешней средой.

Коммуникационные процессы пронизывают все производство и управление. По масштабам все коммуникации можно разделить на две большие группы

Первая группа – коммуникации между организацией и окружающей ее средой. Иными словами, это коммуникации, выступающие как информационное взаимодействие с объектами внешней среды. К ним относятся потребители, средства массовой информации, органы контроля и надзора, государственного регулирования, комитеты, поставщики, политические группы и т.д. Это может провоцировать возникновение коммуникаций внутри предприятия. Возможны различные формы осуществления внешних коммуникаций. Так, например, для соблюдения государственных норм регулирования используются письменно оформленные документы, а для реализации товаров и услуг применяются программы маркетинга и средства рекламы. Все контактные аудитории окружающей среды могут быть поделены на три категории: благожелательные (имеющие к организации позитивный интерес), искомые аудитории (организация сама в них заинтересована при условии, что они будут позитивными), нежелательные (чье внимание организация предпочла бы не привлекать).

Готовые работы на аналогичную тему

Вторая группа – коммуникации внутри организации между подразделениями и уровнями управления. В основе управленческого процесса лежит взаимодействие между входящими в управленческую структуру элементами – отдельными лицами, должностями, подразделениями, которое происходит через соединяющие их коммуникационные каналы, формируемые в ходе обмена документов, личных контактов, использования электронных средств связи и т.д. Эти коммуникации по содержанию могут быть информационными, административными или техническими. Информационное взаимодействие предусматривает обмен сведениями (официальными, имеющими юридическое закрепление, или неофициальными, не имеющими правового статуса, но полезными для ориентирования в ситуации) между субъектами управленческой деятельности. Административное воздействие нужно для того, чтобы вышестоящие звенья передавали нижестоящим распоряжения, рекомендации, инструкции, ответственность и управленческие полномочия, а также получали отчеты и осуществляли контроль.

Структура организационных коммуникаций

В рамках коммуникационного процесса можно выделить четыре базовых элемента:

  • отправитель – то лицо, которое генерирует идеи, формирует информационный объем, собирает его в сообщение и передает его,
  • сообщение – сама информация в закодированном виде. Здесь речь идет не о том, что информация должна быть зашифрованной от получения посторонними – это совершенно не обязательное условие. Главное, чтобы информация была оформлена в кодах, понятных получателю. Это могут быть слова, невербальные средства (мимика, жесты) и т.д.,
  • канал связи – средство, через которое передается информация. Зависит от формы коммуникации – личное общение, телефонный звонок, электронные средства связи (Интернет), обычная почта и т.д.,
  • получатель – лицо, для которого предназначается информация и которое ее интерпретирует при получении.

В процессе обмена информацией выделяют следующие этапы:

  1. Зарождение идеи. Отправитель принимает решение, какую идею (какие сведения) следует сделать предметом обмена,
  2. Кодирование и выбор канала. Люди не умеют обмениваться мыслями и образами напрямую, поэтому перед передачей идеи отправителю нужно закодировать ее с помощью символов или слов (вербального оформления), а также жестов и мимики (невербального оформления). В процессе кодирования идея трансформируется в сообщение. Иными словами, кодирование – это своеобразная «упаковка». В ходе коммуникации важно, чтобы идея соответствовала выбранному каналу связи,
  3. Передача. Она производится с помощью устных или письменных сообщений – или непосредственно между лицами, или с помощью специальных каналов связи (почта, телефон, Интернет),
  4. Декодирование. Символы сообщения «распаковываются» и трансформируются в мысли и образы получателя. Обмен информацией может считаться эффективным, если получателю удалось понять идею отправителя. Однако это происходит не всегда: иногда получатель придает сообщению совершенно иной смысл, нежели вложенный исполнителем.

Барьеры в организационных коммуникациях

При осуществлении коммуникаций сложности восприятия информации могут быть обусловлены следующими барьерами:

  • языковой барьер. Язык, используемый для коммуникации, может быть плохо знаком одному из участников. Из-за этого или получатель плохо поймет написанное (сказанное), или отправитель не сможет достаточно четко выразить свои мысли. Чаще всего эта проблема встречается, если участники коммуникации живут в разных странах. Еще одна форма языкового барьера – непонимание жаргонизмов, сленга, профессиональных терминов,
  • компетентность участников коммуникации. Специализация сотрудников может сужать их кругозор. Кроме того, работники могут отказываться принимать факты, противоречащие уже сложившейся у них оценке ситуации (проявлять предвзятость),
  • различия в статусе сотрудников. При вертикальных коммуникациях восприятие искажается. Например, большая часть людей будет проявлять вежливость в общении с начальником как дань его должности, а вовсе не отражение личного положительного отношения к нему и его поступкам,
  • конкуренция за ресурсы между подразделениями может стать барьером при горизонтальных коммуникациях,
  • географическое расположение участников коммуникации. Использование каналов связи – даже самых современных – не дает такой полноты картины, как личное общение. Видеосвязь максимально приближена к нему, но даже в ней могут быть утрачены какие-то нюансы жестов и интонаций,
  • влияние другой работы,
  • специальные ограничения по распространению информации (режимы секретности).
Содержание, цели, средства и функции коммуникаций. — Студопедия
  • Сущность деловых коммуникаций.
  • Значение деловых коммуникаций в управлении организацией.
  • Виды и типы коммуникаций в организации.

Общение – сложный процесс взаимодействия между людьми, заключающийся в обмене информацией, а также в восприятии и понимании партнерами друг друга.Субъектами общения являются живые существа, люди

Содержание общения – информация, которая в межиндивидуальных контактах передается от одного живого существа другому. Это могут быть сведения о внутреннем (эмоциональном и т.д.) состоянии субъекта, об обстановке во внешней среде и др.

Цель общения – это то, ради чего у человека возникает данный вид активности. Цели общения отражают потребности совместной деятельности людей. Деловое общение почти всегда предполагает некоторый результат – изменение поведения и деятельности других людей. По целям общение делится на биологическое и социальное.

Биологическое – это общение, необходимое для поддержания, сохранения и развития организма.

Социальноеобщение преследует цели расширения и укрепления межличностных контактов, установления и развития интерперсональных отношений, личностного роста индивида.

Виды общения:

1) Деловое общение обычно включено как частный момент в какую-либо совместную продуктивную деятельность людей и служит средством повышения качества этой деятельности.

2) Личностное общение, напротив, сосредоточено в основном вокруг психологических проблем внутреннего характера, тех интересов и потребностей, которые глубоко и интимно затрагивают личность человека; поиск смысла жизни, определение своего отношения к значимому человеку, к тому, что происходит вокруг, разрешения какого-либо внутреннего конфликта.



3) Инструментальное – общение, которое не является самоцелью, не стимулируется самостоятельной потребностью, но преследует какую-то иную цель, кроме получения удовлетворения от самого акта общения.

4) Целевое – это общение, которое само по себе служит средством удовлетворения специфической потребности, в данном случае-потребности в общении.

Уровни общения:

Общение как взаимодействие предполагает, что люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество. Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов:




  • Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку.
  • Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего, выдержка паузы.
  • Обсуждение интересующей проблемы.
  • Решение проблемы.
  • Завершение контакта (выход из него).

Функции общения :

  • инструментальная функция характеризует общение как социальный механизм управления и передачи информации, необходимой для исполнения действия;
  • интегративная функция раскрывает общение как средство объединения людей;
  • самовыражение — функция определяет общение как форму взаимопонимания психологического контекста;
  • трансляционная функция выступает как функция передачи конкретных способов деятельности, оценок и т.д.

Средства общения – способы передачи информации, которая передается в процессе общения от одного существа к другому, вербальные (общение осуществляется посредством речи) невербальные (жесты, мимика, позы, контакт глазами, тембр голоса, тональность, прикосновения, объятия, поцелуи, и др.)

Под деловыми коммуникациями понимается взаимодействие, обеспечивающие успех какого-либо общего дела, создающие условия для сотрудничества людей для достижения определенных целей.

Деловые коммуникации происходят между коллегами по работе, руководителями и подчиненными, партнерами, конкурентами. Итогом деловых коммуникаций является взаимное влияние их участников друг на друга. В деловых коммуникациях выделяются:

  • содержание,
  • цели,
  • средства,
  • функции,
  • формы,
  • стороны,
  • виды,
  • барьеры.

Если коммуникация лежит в сфере официальных отношений и направлена на решение конкретной проблемы или достижение необходимого результата, исходя из общих интересов и целей коммуникантов, то она называется деловой. Деловое общение – самый массовый вид общения людей в социуме. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений.

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего, лидера общественной организации. Для достижения высокой результативности практически в любом виде управленческой деятельности вы должны владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения коммуникации, о постулатах делового общения.

Важная особенность делового общения – строгое соблюдение его участниками статусной роли: начальник – подчиненный, партнеры, коллеги и др. Если деловым людям приходится постоянно общаться с людьми, стоящими на разных ступенях служебной лестницы, говорят о вертикали и горизонтали отношений. По вертикали – это субординационные отношения, они обусловлены социальным статусом, административно-правовыми нормами и характеризуются подчинением младшего старшему по чину. Горизонтальные отношения предполагают участие в совместной деятельности на принципах сотрудничества, взаимопонимания, с учетом общих интересов.

Деловое общение всегда целесообразно. Это значит, что сама организация делового общения, выбор коммуникативных стратегий и тактик, использование языковых средств в деловой речи четко подчинены цели достижения позитивного результата в решении конкретной проблемы.

Культура делового общения и соблюдение этических норм содействуют установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами.

Существуют следующие виды коммуникаций:

  • формальные и неформальные;
  • межличностные — межгрупповые (между уровнями и подразделениями в организациях; внутри подразделений, между организацией и внешней средой).
  • Горизонтальные и вертикальные
  • Внешние – внутренние
  • Одноканальные – многоканальные
  • Устойчивые – неустойчивые
  • Ситуационные – постоянные
  • Социально – психологические

В зависимости от используемых каналов связи все процессы обменов информацией можно разделить на формальные и неформальные

Формальные коммуникации всегда определяются структурой организации и ее связями с внешней средой, под которой понимают составляющие внешнего окружения организации, имеющие влияние на ее деятельность. Сюда относятся:

  • имеющиеся и потенциальные потребители организации, с которыми организация сообщается с помощью рекламы и специальных целевых программ продвижения своих товаров на рынок;
  • связи с общественностью, через прессу, рекламу и т. д.;
  • органы государственного регулирования деятельности организации, куда организация регулярно представляет финансовые, статистические и прочие отчеты;
  • с профсоюзом и т.д.

Реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением являются обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации.

Формальная передача информации имеет ограничения:

  • формальная система не вполне удовлетворяет потребности организации, т. к., все что происходит в организации невозможно формализовать;
  • формальные каналы не могут вместить в себя все многообразие потребностей в обмене информацией;
  • формальная передача информации не доносит всех смысловых тонкостей того, что предполагается сообщить;
  • формальный обмен часто не может выразить реальные нужды и потребности организации из-за своей медлительности и негибкости.

Неформальные коммуникативные связи в организациях – это такие связи, которые не предусмотрены правилами или руководящими указаниями организации. Часто это обычная болтовня или обсуждение личных дел, слухи, сплетни которые могут касаться также работы.

Неформальные коммуникации — это канал распространения слухов, по которым обычно передается информация касающаяся предстоящих сокращений, новых санкций за опоздания, изменений в структуре организации, предстоящих перемещений, споров между руководителями и т.д.

До сегодняшнего дня слухам приписывается репутация неточной информации. Однако, исследования (Дэвиса) показывают, что в 80 – 99% случаев слухи, касающиеся дел в организации, чаще оказываются точными. Однако когда речь идет о личной эмоционально окрашенной информации, уровень точности слухов снижается. В любом случае, практика показывает, что независимо от точности влиятельность слухов очень велика, независимо от их воздействия (положительного или отрицательного).

В организации часто информация в виде слухов быстрее циркулирует по формальным каналам. Таким образом, неформальная система передачи информации включает в себя следующие способы:

  • внутриучрежденческие разговоры;
  • слухи.

Неформальная передача информации выстраивает свои каналы на основе социальных групп, входящих в структуру организации. Мощным механизмом, обеспечивающим эффективную передачу информации являются: частое общение, отождествление себя с организацией и непрерывные контакты с подразделениями. Система неформальной передачи информации неизбежна, необходима, часто раздражает руководителей. Однако, она дает возможность организациям быстрее приспособиться к меняющимся условиям, с другой стороны она затрудняет координацию деятельности коллектива, вносит разлад. Развитая система неформальной передачи информации дает организации возможность более оперативно выполнять свои задачи, сотрудники легче достигают понимания. Но неформальная информация бывает иногда неверной, т.к. не подлежит официальному контролю. Насколько можно полагаться на неформальную систему передачи информации зависит от размера организации и восприятия ее целей.

Крупные организации должны больше полагаться на формальную систему передачи информации. Однако профессиональные управленцы очень искусно и умело пользуются слухами. Например, перед очередной реорганизацией до принятия решения организуется утечка информации, чтобы узнать реакцию на нее по каналам обратной связи. Это дает возможность изменить что-то в решении или своей деятельности.

Межличностные коммуникации– это коммуникативное взаимодействие при котором как отправителя, так и получателя сообщения выступают отдельные индивиды, вступающие в непосредственный контакт. В межличностных контактах используются не только вербальные средства, но и невербальный – мимика, жесты. Процесс общения регулируется тесной обратной связью. В практике межличностного общения могут возникать вербальные и невербальные преграды. Из всех видов коммуникаций межличностные сталкиваются с самым большим количеством барьеров, препятствующим эффективному восприятию информации получателем. Основными барьерами являются:

Семантические барьеры означают, что различные люди под одним и тем же словом (символом) или группой слов могут понимать далеко не одно и то же. Так, даже простое пожелание руководителя подчиненному «выполнить задание как только представится удобная возможность» может трактоваться им как пожелание выполнить задание как можно скорее или, наоборот, тогда, когда появится свободное время. Семантические барьеры особенно сильны в организациях с многонациональной средой. Они могут быть вызваны рядом причин:

  • Конфликтом между сферами компетенции или основами суждений отправителя и получателя сообщений. В результате идеи закодированные в сообщении отправителем, могут оказаться искаженными или не полностью понятыми, в следствие чего содержащаяся в сообщении информация не принесет желаемого результата.
  • Различиями опыта. Информация, вступающая в противоречие с человеческим опытом или ранее усвоенными понятиями, что может либо полностью отвергаться. Либо искажаться реципиентом в соответствие с его опытом или прежде усвоенными понятиями.
  • Различиями круга интересов, потребностей, эмоционального состояния в момент приема и передачи информации и т. д.
  • Расхождениями в установках. На восприятие информации влияют сложившиеся социальные установки и коммуникационный климат которые влияют на восприятие людей и их поведение. Если информация расходится с установками получателя она может быть проигнорирована, оценена негативно, что вызовет соответствующее поведение. Неточность восприятия и понимания некоторыми людьми слов , используемых в качестве символов в процессе общения. Исследования специалистов в области управления персоналом подтверждают, что в атмосфере доверия информационные потоки и точность информации растут.
  • Невербальными барьерами, которые могут создать взгляд, выражение лица. Они затрудняют правильное восприятие и использование получаемой информации. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Сюда относятся жесты, взгляды, улыбки, выражение лица, интонация, модуляция голоса, плавность речи и т. д. Влияние невербальной коммуникации огромно. Исследования, проведенные западными специалистами, установили, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, 38 % через интонации и модуляции голоса и только 7% остается словам. Практически невербальная информация подавляет вербальную, т.е. «как» говорится важнее того, «что» говорится.

Все эти барьеры в межличностной общении способны привести к неправильному восприятию и принятию управленческих решений. Руководитель и управленец заинтересованный в эффективной управленческой деятельности должен знать особенности межличностных коммуникаций и уметь их преодолевать, не допускать в своих коммуникативных взаимодействиях социально – психологических барьеров.

Прямой межличностный обмен информацией – межличностные коммуникации могут возникать в любом из перечисленных видов коммуникации. Но в отличие от всех вышеперечисленных коммуникаций межличностный обмен информацией использует преимущественно канал устной речи. Умение слушать является очень важным при приеме информации. Каждый руководитель, желающий работать эффективно, должен учиться преодолевать все вышеперечисленные барьеры: улавливать уровень и возможность восприятия информации подчиненным; подбирать простые, ясные слова, не допускающие двусмысленных толкований; продумывать употребление невербальных символов и их влияние на подчиненных. В значительной степени это умение является искусством.

Межгрупповые коммуникацииэто взаимодействие между двумя и большим количеством групп как внутри, так и вне организаций в целях осуществления и координации совместной деятельности, либо противодействия друг другу. Межгрупповая коммуникация способна содействовать сближению позиций двух или большего количества групп, усилению внутригрупповой солидарности и единства, либо напротив , приводит к размежеванию интересов и позиций различных групп и организаций.

Коммуникации между организацией и внешней средой. Организации пользуются разнообразными средствами для связи и обмена информацией с внешним окружение:

· С потребителями (реальными и потенциальными), общение с которыми идет через рекламу и др. программы продвижения товара на рынок

· С общественностью, направленного на создание определенного «имиджа», образа организации на местном, общенациональном и международном уровнях.

· С госорганами. Любое предприятие и организация общается с ними через отчеты (финансовые, маркетинговые и т.д.), различные взносы в пользу политических партий, используя лоббистов пытаются влиять на содержание будущих законов, постановлений и т.д.

Таким образом, современные организации вынуждены выстраивать эффективные коммуникативные связи с внешней средой. Циркулирующая внутриорганизационная информация (обсуждения, собрания, разговоры, служебные записки и т.п.) являются реакцией на возможные проблемы со стороны внешнего окружения.

Коммуникации внутри организации – это прежде всего коммуникации между уровнями и подразделениями.

Потоки организационных коммуникативных связей могут идти в разных направлениях: по горизонтали и по вертикали (восходящие и нисходящие). Горизонтальные коммуникации осуществляются между людьми, находящимися в организации на одном и том же уровне. Организация состоит из множества подразделений. Горизонтальные коммуникации – это обмен информацией между различными отделами (подразделениями). Такие коммуникации необходимы для согласованности действий, уменьшения вероятности их дублирования. Положительной чертой в коммуникациях по горизонтали является формирование равноправных отношений. Доказано, что такие отношения – важная составляющая удовлетворенности работников организации.

Вертикальные коммуникативные связи осуществляются по иерархии либо от подчиненного к начальнику, либо от начальника к подчиненным.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень, это вертикальные коммуникации. Информация может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях и т. п. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей, т. е. снизу вверх. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. К вертикальным коммуникациям относятся также обмены информацией между руководителем и подчиненными или руководителем и рабочей группой. Это наиболее распространенные виды коммуникаций в любой организации, поскольку руководители в среднем две трети своего времени посвящают обмену информацией со своими подчиненными.

Внутри организации количество коммуникаций и их эффективность обусловлены организационной структурой – логической взаимосвязью уровней управления и функциональных секторов, обеспечивающих достижение поставленных организацией целей.

Таким образом, виды коммуникаций в организации разнообразны, каждый из них играет различную роль в управлении организацией. Управленец должен по – разному опираться на различные виды коммуникации в достижении интеграции деятельности членов организации. Практика показывает, что соотношение различных видов коммуникаций весьма эффективно в решении проблем организации.

Типы коммуникаций.

Внутриличностная коммуникация.Это коммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума. Он является и посылающей, и принимающей информацию стороной, его мысли и чувства облекаются в послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь – это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

Межличностная коммуникация. Коммуникация с другим человеком называется межличностной. В межличностной коммуникации участники действуют и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи является обычно взгляд или звук, а обратной связью – ответ каждого участника коммуникации.

Коммуникация в малой группе. В малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Малые группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию. В связи с этим возникает большая вероятность недопонимания в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же. Часто в организациях малые группы называются «командами». Однако, не все участники всегда хорошо работают в команде, некоторые могут лучше функционировать самостоятельно.

Общественная коммуникация. В общественной коммуникации выступающий передает послание аудитории. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе (взгляд и звук), однако возможно использование технических средств. Возможности обратной связи, тем не менее, ограничены. Большинство образований, в которых действует общественная коммуникативная связь, являются формальными, поэтому аудитория обычно не интерпретирует выступающего, но в той или иной форме выражает отношение к выступающему. Общественная коммуникативная связь обычно нерегулярна и может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

Внутренняя оперативная коммуникация. Это структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направленная на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация является частью деятельности организации. Рабочие цели организации соотносятся с ее непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся к сфере услуг.

Внешняя оперативная коммуникацияЭта коммуникация связана с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне её. Она также относится к взаимоотношениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью.

Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она, тем не менее, важна.

90000 Importance of Communication in an Organization 90001

90002 Effective Communication is significant for managers in the organizations so as to perform the basic functions of management, i.e., Planning, Organizing, Leading and Controlling. 90003
90002 Communication helps managers to perform their jobs and responsibilities. Communication serves as a foundation for planning. All the essential information must be communicated to the managers who in-turn must communicate the plans so as to implement them.Organizing also requires effective communication with others about their job task. Similarly leaders as managers must communicate effectively with their subordinates so as to achieve the team goals. Controlling is not possible without written and oral communication. 90003
90002 Managers devote a great part of their time in communication. They generally devote approximately 6 hours per day in communicating. They spend great time on face to face or telephonic communication with their superiors, subordinates, colleagues, customers or suppliers.Managers also use Written Communication in form of letters, reports or memos wherever oral communication is not feasible. 90003
90002 Thus, we can say that 90009 effective communication is a building block of successful organizations 90010. In other words, communication acts as organizational blood. 90003
90002 90009 The importance of communication in an organization can be summarized as follows: 90010 90003
90016
90017 Communication 90009 promotes motivation 90010 by informing and clarifying the employees about the task to be done, the manner they are performing the task, and how to improve their performance if it is not up to the mark.90020 90017 Communication is a 90009 source of information 90010 to the organizational members for decision-making process as it helps identifying and assessing alternative course of actions.
90020 90017 Communication also plays a crucial role in 90009 altering individual s attitudes 90010, i.e., a well informed individual will have better attitude than a less-informed individual. Organizational magazines, journals, meetings and various other forms of oral and written communication help in moulding employee s attitudes.90020 90017 Communication also 90009 helps in socializing 90010. In todays life the only presence of another individual fosters communication. It is also said that one can not survive without communication.
90020 90017 As discussed earlier, communication also assists in 90009 controlling process 90010. It helps controlling organizational member s behaviour in various ways. There are various levels of hierarchy and certain principles and guidelines that employees must follow in an organization.They must comply with organizational policies, perform their job role efficiently and communicate any work problem and grievance to their superiors. Thus, communication helps in controlling function of management.
90020 90037
90002 An effective and efficient communication system requires managerial proficiency in delivering and receiving messages. A manager must discover various barriers to communication, analyze the reasons for their occurrence and take preventive steps to avoid those barriers.Thus, the primary responsibility of a manager is to develop and maintain an effective communication system in the organization. 90003

90040

90040

90040
90043 90009 90010 Authorship / Referencing — About the Author (s) 90046
90047

90048
90049
The article is Written By Prachi Juneja and Reviewed By 90009 Management Study Guide Content Team 90010. MSG Content Team comprises experienced Faculty Member, Professionals and Subject Matter Experts.We are a 90009 ISO 2001 діє до: 2015 Certified Education Provider 90010. To Know more, click on About Us. The use of this material is free for learning and education purpose. Please reference authorship of content used, including link (s) to ManagementStudyGuide.com and the content page url. 90054

90055
90040

90040
.90000 Communicating Within The Organization | Communication Channels in Organizations 90001

90002

90003
90004 90005 90006 Now Free! 300 Business Guides To Help you Succeed In Business >>>> 90007

90004 90009 90010 90004 90012
Communication Within The Organization 90013

90005 This article focuses on communication in the organizational structure.In the development of an organizational structure, communication channels are an important consideration. The manager in a hierarchical system becomes a link in the communication chain. 90004
90005 It is the hierarchical system that gives direction to and imposes restrictions upon the flow of communications. Management decisions and directions flow from higher to lower levels in the organization. 90004
90005 Responses and reports from the lower level managers flow upward in the organization.Managers also spend time communicating with their peers. Therefore, we see from the outset that communications must function effectively in a lateral direction, as well as downward and upward. 90004

90005 90004

90005 Committees influence the communication process within an organization. A well-run committee can serve as a supplementary link in the communication chain and provide a means for disseminating information.However, committees often fail to ensure that Managers A and B tell each other what they wish or need to know. Although they can not give directions or issue procedures, staff members influence the communication process within an organization. 90004

90005 The advice or recommendations of staff members are accepted by subordinate managers, because of the anticipated support by the staff member’s superior. When a staff member is given functional decision prerogatives, he essentially assumes the same status as his superior with respect to such matters.T. C. Warner believes that «one’s accomplishment is … in a very real sense dependent upon the quality of the communication with others.» And John Connor says that «there is no more valuable asset in business life than the ability to express one’s thoughts with clarity and precision.» 90004
90005 90004

90028
90029 Just Released: How to Manage Yourself for Success (90 Self Management Tips) 90013
90005 You are responsible for everything that happens in your life.Learn to accept total responsibility for yourself. If you do not manage yourself, then you are letting others have control of your life. In this video you’ll discover 90 powerful tips and strategies to better manage yourself for success. 90004
90005
90034 90035 90004
90005 For more insightful videos visit our
90038 Small Business and Management Skills
YouTube Chanel 90039. 90004
90028

90005 90006 The Communication Process 90007 90004

90005 To set the stage for information and message flow through an organization, let’s review the basic elements of the communication process.These elements include: someone to send the message (the encoder), some means for channeling it, someone to receive it (the decoder), and a feedback mechanism. A multiplicity of encoders, channels, decoders, and feedback mechanisms can be used. However, for the information in a message to be processed clearly, quickly, and with a minimum amount of degradation, management must establish clear, formal communication channels. 90004

90005 Let’s assume the message to be transmitted originates with the manager, or that he is serving as the agent for passing along a message from another source.Regardless of the source, the message passes through his (the sender’s) filter before it reaches the intended recipient. The sender injects his attitudes and perceptions into the message; determines who should receive it; and the channels through which it should flow, i.e., upward, down-ward, laterally, or a combination of these. The attitudes and perceptions of the recipient, of course, influence the message translation, as well as the feedback he provides.Peter Drucker, noted exponent of good management practices, says: 90004

90005 «The manager has a specific tool: information. He does not» handle «people, but instead he motivates, guides, organizes people to do their own work. His tool — the only tool — to do all this is the spoken or written word or the language of numbers. It does not matter whether the manager’s job is engineering, accounting, or spelling.To be effective, a manager must have the ability to listen and to read, and the ability to speak and to write. Managers need skill in getting their thinking across to other people. «90004
90005 This describes quite adequately the manager’s role in the communication process. 90004

90005 90004

90005 90006 The Communication Channels 90007 90004

90005 The communication channel selected for transmitting a message plays a significant role in maintaining the quality of the original message in its passage from the sender to receiver.The sender, given the opportunity to weigh the merits of using an oral or written communication, or a combination of the two, selects the most effective for the situation. 90004
90005 Regardless of the communication channel selected, the sender will encounter obstacles. In the previous chapter, the various barriers to effective communication were analyzed. Considering the possible barriers, the sender must choose the channel which he feels will best guarantee transfer of the essence and meaning of his message without misunderstanding or distortion.90004
90005 To counteract possible interference in the communication channel, the message should attract attention, contain redundancy, continue repetition, or use a combination of these approaches. 90004

90005 To attract attention, the message must be different from others competing for the recipient’s time. A short handwritten message instead of the usual typed message is one method that can attract attention. 90004
90005 To provide redundancy, the message must be rephrased several times (the technique used in newspaper articles), and / or summarized in the final paragraph.The sender should avoid too much redundancy because this tends to clutter the communication channel. 90004
90005 To provide repetition, the message must be transmitted through more than one channel, as in spoken and written form, or transmitted more than once through the same channel, as in TV advertising. 90004
90005 Now, let’s turn our attention to the basic communication channels within an organization. There are three channels: formal, informal, and unofficial.90004

90005 90006 Formal. 90007 The communication within the formal organizational structure that transmits goals, policies, procedures, and directions. 90004

90005 90006 Informal. 90007 The communication outside the formal organizational structure that fills the organizational gaps, maintains the linkages, and handles the one-time situations. 90004

90005 90006 Unofficial. 90007 The interpersonal communication within (or among) the social structure of the organization that serves as the vehicle for casual interpersonal exchanges, and transmittal of unofficial communications.90004
90005 A more detailed examination of each of these communication channels will provide a better understanding of these functions. 90004

90005 90004

90005 90006 Formal Communication 90007 90004
90005 Formal communication — written or oral — follows the chain of command of the formal organization; the communication flows from the manager to his immediate subordinates. Each recipient then re-transmits the message in the selected form to the next lower level of management or to staff members, as appropriate.The message progresses down the chain of command, fanning out along the way, until all who have a need to know are informed. Formal communication also flows upward through the organization on the same basis. 90004
90005 Formal communication normally encompasses the transmittal of goals, policies, instructions, memoranda, and reports; scheduled meetings; and supervisory-subordinate interviews. 90004

90005 90006 Informal Communication 90007 90004
90005 No organization operates in a completely formal or structured environment.Communication between operations depicted in an organizational chart do not function as smoothly or as trouble-free as the chart may imply. In most organizations operating effectively, channels of communication have developed outside the hierarchical structure. 90004
90005 The informal communication process supplements the formal process by filling the gaps and / or omissions. Successful managers encourage informal organizational linkages and, at the same time, recognize that circumvention of established lines of authority and communication is not a good regular practice.When lines of authority have been bypassed, the manager must assume responsibility for informing those normally in the chain of command of the action taken. 90004
90106
90005 There is a fine line between using informal communications to expedite the work of the organization and the needless bypassing of the chain of command. The expediting process gets the job done, but bypassing the chain of command causes irritation and can lead to hard feelings.To be effective, the manager must find a way to balance formal and informal communication processes. 90004

90005 90004

90005 90006 Unofficial Communication 90007 90004
90005 Astute program and functional managers recognize that a great deal of communication taking place within their organizations is interpersonal. News of revised policies and procedures, memoranda, and minutes of meetings are subjects of conversation throughout the organization.These subjects often share the floor with discussions of TV shows, sports news, politics, and gossip. 90004
90005 The «grapevine» is a part of the unofficial communication process in any organization. A grapevine arises because of lack of information employees consider important: organizational changes, jobs, or associates. This rumor mill transmits information of highly varying accuracy at a remarkable speed. Rumors tend to fall into three categories: those reflecting anxiety, those involving things hoped for, and those causing divisiveness in the organization.Some rumors fade with the passing of time; others die when certain events occur. 90004
90005 Employees take part in the grapevine process to the extent that they form groups. Any employee not considered a part of some group is apt to be left out of this unofficial communication process. 90004
90005 The grapevine is not necessarily good or bad. It serves a useful function when it acts as a barometer of employees ‘feelings and attitudes.Unfortunately, the information traveling along the grapevine tends to become magnified or exaggerated. Employees then become alarmed unnecessarily by what they hear. It is imperative that a manager be continually alert to the circulation of false information. When discovered, positive steps should be taken to provide the correct information immediately. 90004

90123
90124
90029 Insightful Video: How to Be a Good Manager at Work 90013
90005 In this video you’ll discover the top ten ideas to help you become an effective manager and supervisor, the boss everyone loves to praise, rather than the boss everyone loves to hate! 90004
90129 90035
90005 For more insightful videos visit our
90038 Small Business and Management Skills
YouTube Chanel 90039.90004

90124
90005 90006 Coordination — Another Communication Function 90007 90004
90005 One of the major functions of the communication process in an organization is effective coordination. Information available within the various functional groups is normally routed to key decision centers. It must be complete, accurate, and timely. When decisions are made, they must be transmitted to all concerned groups within the organization.The messages containing the decisions must be clear and precise. The success of the response to each message is dependent upon the preciseness of the original message, the communication channel used for transmitting it, the interpretation and understanding of the receiver, and the channel selected for transmitting the feed back. Lawrence Appley states: «There is little risk of over- simplification in saying that good managers are good communicators; poor managers are usually the opposite.If an individual has a sincere desire to clarify his thinking, there is no better way to do it than to put it in writing. «90004

90005 90006 Communication Problems 90007 90004
90005 Management must be continually aware of the barriers to effective communication and take steps necessary to keep the channels open. There are some approaches to solving communication problems that are worthy of consideration at this time.90004

90005 90006 Try to maintain a good relationship 90007. A poor superior-subordinate relationship hampers the communication process. 90004

90005 90006 Do not overlook the importance of upward communication from a subordinate, or lateral communication with a peer. 90007 This can hamper the communication process. 90004

90005 90006 Do not clog the channel of communication. 90007 Its value may be reduced by a delay in receipt of the communication.90004

90005 90006 It is better for you as a manager, to pass too much information down the chain of command than to pass too little. 90007 The receipt of more information gives your subordinate a feeling of confidence and security; lack of information promotes insecurity and a feeling of not being trusted. The problem in many organizations is that too little information is passed down the chain of command, and too much information is required to be passed up the chain.This problem is discussed in more detail later. 90004

90005 90006 Pay attention to the selection of the form in which the message will be conveyed. 90007 A message not conveyed in an acceptable form may fail to pass the barriers in the communication channel, regardless of whether it is moving down the chain of command, up the chain, or laterally. 90004
90168
90005 90006 Overloading 90007 90004
90005 Much attention has been focused on the direction of the communication flow, but very little attention on the quantity of information in the communication chain.In your organization, is the daily message flow high and low? In most cases the organization would operate more effectively if the message flow increased; however, there is a limitation on the number of messages an organization can handle. 90004
90005 The free flow of information within an organization is an ideal to be achieved. When the information received far exceeds that required, the recipients can not give proper attention to what is really needed.Much valuable time is devoted to the sorting and selection process. 90004
90005 One of the problems of using redundancy and repetition to minimize breakdown in the communication process is possible overload. Therefore, these techniques must be used with caution. If you are spending an increasing amount of time on the communication process, it is imperative to your future success that you develop an efficient information-processing skill.90004
90005 How can an organization cope with an information overload situation? There is no one best way. The techniques that have been developed are often used in conjunction with one another. One technique involves filtering the messages so that the important ones, those requiring immediate action, get to the decision-maker first. Another technique involves delegating and decentralizing the decision-making process so messages do not go to a single executive.Still another technique involves carefully selecting information sources and eliminating those proven inaccurate or unreliable. 90004

90005 90006 The Need and the Benefits 90007 90004
90005 Sometimes top executives come to grips with basic practical viewpoints which, when carefully articulated, can help all of us. In a presentation to undergraduates, Howard Blauvelt said, «Business needs skilled communicators.» This is a more kindly stance than that taken by many leading educators who are appalled at the inability of undergraduates to spell, write simple effective English or express themselves orally.»The ability to listen, digest, distill, and further communicate information is fundamental,» Blauvelt said. His message is clear. Robert Sarnoff has said: «Today’s leaders are frequently men and women who have mastered the art of communication. They know how to get their ideas across. And successful people — those who are continually sought for key positions — effectively combine their ability to communicate with a solid foundation of knowledge.For knowledge is the predominant quality in the transmission of ideas. «90004
90005 Do you have the basic knowledge to function effectively in your position? Assuming you have, have you developed the necessary communication skills to impart this knowledge to others? Peter Prior says: 90004
90005 «A major factor which must be considered, if the benefits of leadership are to be given full rein in an organization, is the existence of a good communications system, from top to bottom and across.. . . This is an area where a pinch of good practice is worth a pound of good theory. «90004
90005 Are you employing that «pinch of good practice,» or are you bogged down with «a pound of theory?» Success in managing your business may depend on your skill in applying the communication process effectively in your day-today activities. 90004

90009 90006 Other Topics in the ‘Management Skills’ Section 90007 90004

90006 Leadership Strategies: Be a Leader that People Follow 90007

90006 Goal Setting: Powerful Goal Setting Techniques 90007

90006 Time Management: Get More Done In Less Time 90007

90006 Planning Techniques: Improve Your Planning Skills 90007

90006 Self Management: Be in Control of Your Work and Your Life 90007

90006 Delegation: Effective Delegation Techniques 90007

90006 Decision-Making: How to Make the Right Decisions 90007

90006 Self Development: How to Constantly Improve Your Abilities 90007

90006 The Entrepreneur Quiz: Are You Fit to Be a Manager? 90007

90006 Being Profit Oriented 90007
90006 Conducting Successful Meetings 90007
90006 Non-Verbal Communication 90007
90006 Handling Stress 90007
90006 Problem Solving 90007
90006 Writing Effectively 90007
90006 Reading Efficiently 90007
90006 Listening Efficiently 90007
90006 Effective Presentation 90007
90006 The Decision Making Process 90007
90006 Communication Barriers 90007
90006 Communicating Within The Organization 90007
90006 Communicating Effectively 90007
90006 Finding a New Job: 90007
90006 Self Appraisal 90007
90006 Preparing a Resume 90007
90006 Job Interview 90007

90005 Sidebar: you are invited to visit our car insurance information section featuring a list of articles that may save you hundreds of dollars on your motor vehicles quotes.In full coverage auto insurance you’ll discover helpful tips to getting cheap quotes. For information on how to get cheaper quotes on shorter terms see one month car insurance and also short term car insurance. For first time drivers information see cheap car insurance for new drivers. How about obtaining cheaper premium rates for mature women? no problem, look here, best insurance for new drivers over 25 year olds. 90004

90005 If you are interested in a half year duration see 6 month car insurance for helpful tips on the topic.How about getting more favorable premiums costs for younger drivers? see car insurance for 17 year olds and motor car insurance for under 21 and vehicle insurance for male and female under 25 years old. Here is another list of drivers insurance useful articles,
As for helpful tips regarding no deposit premium payments see car insurance with no deposit and for a list of low cost brokers, agents and companies see car insurance with no deposit companies. Read the following informative article if you are looking for better rates for the young drivers in your family, cheaper vehicle insurance for young drivers.Now, for discovering new ways to get lower quotes go to general car insurance Read this article if your after high risk car insurance information. 90252

90004 90005 How about getting a better deal on first time driver? just click the link. It may come a time that you’ll be interested in canceling your policy, use this article for the instruction of how to do it. Our drivers insurance hub page features a list of guides that can surely help you get dirt cheap car insurance for teens drivers rates.For those of you who seek cheap quotes for a shorter term policy, read this article. and here are tips and advice for special interest groups such as young drivers and temporary insurance. 90004
90005 If you have first drivers in your family look here for useful advice regarding cheap drivers first car insurance on getting very very cheap car insurance quotes, other types of policies can include the following: no deposit car insurance, pay monthly, insuring classic cars for young drivers, getting better deal on cheap liability car insurance cost, locating good rates for new drivers.how about if you are interested in pay as you go auto insurance? yep there is a guide for you. And here is a list of car insurance companies cheapest. And the list concludes with a way to calculate car insurance estimate without personal information.
90004
90005 90006 Disclaimer: 90007 While every effort is made to ensure that the content of this website is accurate, the website is provided «as is» and Bizmove.com makes no representations or warranties in relation to the accuracy or completeness of the information found on it.While the content of this site is provided in good faith, we do not warrant that the information will be kept up to date, be true and not misleading, or that this site will always (or ever) be available for use. Nothing on this website should be taken to constitute professional advice or a formal recommendation and we exclude all representations and warranties relating to the content and use of this site. 90004

.90000 The Importance of Communication in the Organizational Structure | Small Business 90001 90002 By Elizabeth Smith Updated August 01, 2018 90003 90002 Communication can be a tricky concept to master within an organization, particularly one with complex levels and multiple issues. When all parts of your organization communicate smoothly, it can improve workflow and overall productivity. By making an effort to improve your effective communication, you can build a stronger company that will have staying power in the market.90003 90006 Employee Trust from Effective Communication 90007 90002 Clear, open, effective communication can create a sense of transparency in your organization, which builds trust between levels of employees. Where keeping employees in the dark can result in resentments, tension, and a feeling of low job security, strong communication can help them feel valued and trusted. Open communication can reduce feelings of uncertainty and cluelessness about the state of the company, which makes for a more-positive work environment and staff who feel secure and safe.90003 90010 Relationships 90007 90002 Effective communication is essential to building relationships between staff members and between levels of employees, both on a professional and social level. An atmosphere of open communication makes it safe for employees to express their ideas; as a result, you will have the benefit of your staff’s combined experience in coming up with innovative solutions. Communication prevents employees from feeling isolated, builds teamwork, and creates a more collegial atmosphere in the office.When relationships are strong, employees are better able to trust one another and work together more effectively. 90003 90014 Clarity 90007 90002 In an organization, confusion and ambiguity can create negative feelings and a tense atmosphere. By making roles and responsibilities clear to everyone on staff, you can give your employees the information they need to get their jobs done; this is particularly important when your employees are dispersed or come from different backgrounds. Communication reduces misunderstandings and cuts the costs associated with mistakes.90003 90018 Collaboration 90007 90002 Effective communication can help your employees collaborate effectively, which will make for a more-productive team overall. When you have multiple departments who are working on different facets of the same project, communication can streamline the process and improve the end result. When your staff talks openly to each other, they can communicate potential issues, requirements and feedback that can make the result stronger. Communication can ensure that everyone is on the same page and prevent problems down the road.90003.90000 Communication in Organizations 90001
90002 Barriers to Effective Communication 90003
90004 Communicating can be more of a challenge than you think, when you realize the many things that can stand in the way of effective communication. These include filtering, selective perception, information overload, emotional disconnects, lack of source familiarity or credibility, workplace gossip, semantics, gender differences, differences in meaning between Sender and Receiver, and biased language.Let’s examine each of these barriers. 90005

90002 Filtering 90003
90004 FilteringThe distortion or withholding of information to manage a person’s reactions. is the distortion or withholding of information to manage a person’s reactions. Some examples of filtering include a manager who keeps her division’s poor sales figures from her boss, the vice president, fearing that the bad news will make him angry. The old saying, «Do not shoot the messenger!» illustrates the tendency of Receivers (in this case, the vice president) to vent their negative response to unwanted Messages on the Sender.A gatekeeper (the vice president’s assistant, perhaps) who does not pass along a complete Message is also filtering. The vice president may delete the e-mail announcing the quarter’s sales figures before reading it, blocking the Message before it arrives. 90005
90004 As you can see, filtering prevents members of an organization from getting a complete picture of the way things are. To maximize your chances of sending and receiving effective communications, it’s helpful to deliver a Message in multiple ways and to seek information from multiple sources.In this way, the effect of any one person’s filtering the Message will be diminished. 90005
90004 Since people tend to filter bad news more during upward communication, it is also helpful to remember that those below you in an organization may be wary of sharing bad news. One way to defuse the tendency to filter is to reward employees who clearly convey information upward, regardless of whether the news is good and bad. 90005
90004 Here are some of the criteria that individuals may use when deciding whether to filter a Message or pass it on: 90005
90016
90017 Past experience: Was the Sender rewarded for passing along news of this kind in the past, or was she criticized? 90018
90017 Knowledge, perception of the speaker: Has the Receiver’s direct superior made it clear that «no news is good news?» 90018
90017 Emotional state, involvement with the topic, level of attention: Does the Sender’s fear of failure or criticism prevent him from conveying the Message? Is the topic within his realm of expertise, increasing his confidence in his ability to decode it, or is he out of his comfort zone when it comes to evaluating the Message’s significance? Are personal concerns impacting his ability to judge the Message’s value? 90018
90023
90004 Once again, filtering can lead to miscommunications in business.Each listener translates the Message into his or her own words, creating his or her own version of what was said. 90005

90002 Selective Perception 90003
90004 Selective perceptionThe personal filtering of what we see and hear to suit our own needs. refers to filtering what we see and hear to suit our own needs. This process is often unconscious. Small things can command our attention when we’re visiting a new place-a new city or a new company. Over time, however, we begin to make assumptions about the way things are on the basis of our past experience.Often, much of this process is unconscious. «We simply are bombarded with too much stimuli every day to pay equal attention to everything so we pick and choose according to our own needs.» Selective perception is a time-saver, a necessary tool in a complex culture. But it can also lead to mistakes. 90005
90004 Think back to the earlier example conversation between Bill, who was asked to order more toner cartridges, and his boss. Since Bill found his boss’s to-do list to be unreasonably demanding, he assumed the request could wait.(How else could he do everything else on the list?) The boss, assuming that Bill had heard the urgency in her request, assumed that Bill would place the order before returning to the other tasks on her list. 90005
90004 Both members of this organization were using selective perception to evaluate the communication. Bill’s perception was that the task of ordering could wait. The boss’s perception was that her time frame was clear, though unstated. When two selective perceptions collide, a misunderstanding occurs.90005

90004 Figure 12.6 90005

90004 A field study found that managers can expect, on average, to do only 90037 three minutes 90038 of uninterrupted work on any one task before being interrupted by an incoming e-mail, instant message, phone call, coworker, or other distraction. 90005

90002 Information Overload 90003
90004 Information overloadThis occurs when the information processing demands on an individual’s time to perform interactions and internal calculations exceed the supply or capacity of time available for such processing.can be defined as «occurring when the information processing demands on an individual’s time to perform interactions and internal calculations exceed the supply or capacity of time available for such processing.» Messages reach us in countless ways every day. Some are societal-advertisements that we may hear or see in the course of our day. Others are professional-e-mails, and memos, voice mails, and conversations from our colleagues. Others are personal-messages and conversations from our loved ones and friends.90005
90004 Add these together and it’s easy to see how we may be receiving more information than we can take in. This state of imbalance is known as information overload. Experts note that information overload is «A symptom of the high-tech age, which is too much information for one human being to absorb in an expanding world of people and technology. It comes from all sources including TV, newspapers, and magazines as well as wanted and unwanted regular mail, e-mail and faxes. It has been exacerbated enormously because of the formidable number of results obtained from Web search engines.»Other research shows that working in such fragmented fashion has a significant negative effect on efficiency, creativity, and mental acuity. 90005
90004 Going back to our example of Bill. Let’s say he’s in his cubicle on the phone with a supplier. While he’s talking, he hears the chime of e-mail alerting him to an important message from his boss. He’s scanning through it quickly, while still on the phone, when a coworker pokes his head around the cubicle corner to remind Bill that he’s late for a staff meeting.The supplier on the other end of the phone line has just given Bill a choice among the products and delivery dates he requested. Bill realizes he missed hearing the first two options, but he does not have time to ask the supplier to repeat them all or to try reconnecting to place the order at a later time. He chooses the third option-at least he heard that one, he reasons, and it seemed fair. How good was Bill’s decision amid all the information he was processing at the same time? 90005

90002 Emotional disconnects 90003
90004 90051 Emotional disconnects 90052 happen when the Sender or the Receiver is upset, whether about the subject at hand or about some unrelated incident that may have happened earlier.An effective communication requires a Sender and a Receiver who are open to speaking and listening to one another, despite possible differences in opinion or personality. One or both parties may have to put their emotions aside to achieve the goal of communicating clearly. A Receiver who is emotionally upset tends to ignore or distort what the Sender is saying. A Sender who is emotionally upset may be unable to present ideas or feelings effectively. 90005

90002 Lack of Source Credibility 90003
90004 90051 Lack of source familiarity or credibility 90052 can derail communications, especially when humor is involved.Have you ever told a joke that fell flat? You and the Receiver lacked the common context that could have made it funny. (Or yes, it could have just been a lousy joke.) Sarcasm and irony are subtle, and potentially hurtful, commodities in business. It’s best to keep these types of communications out of the workplace as their benefits are limited, and their potential dangers are great. Lack of familiarity with the Sender can lead to misinterpreting humor, especially in less-rich information channels like e-mail.For example, an e-mail from Jill that ends with, «Men, like hens, should boil in vats of oil,» could be interpreted as antimale if the Receiver did not know that Jill has a penchant for rhyme and likes to entertain coworkers by making up amusing sayings. 90005
90004 Similarly, if the Sender lacks credibility or is untrustworthy, the Message will not get through. Receivers may be suspicious of the Sender’s motivations ( «Why am I being told this?»). Likewise, if the Sender has communicated erroneous information in the past, or has created false emergencies, his current Message may be filtered.90005
90004 Workplace gossip, also known as the grapevineThe informal gossip network within a given organization., Is a lifeline for many employees seeking information about their company. Researchers agree that the grapevine is an inevitable part of organizational life. Research finds that 70% of all organizational communication occurs at the grapevine level. 90005
90004 Employees trust their peers as a source of Messages, but the grapevine’s informal structure can be a barrier to effective communication from the managerial point of view.Its grassroots structure gives it greater credibility in the minds of employees than information delivered through official channels, even when that information is false. 90005
90004 Some downsides of the office grapevine are that gossip offers politically minded insiders a powerful tool for disseminating communication (and self-promoting miscommunications) within an organization. In addition, the grapevine lacks a specific Sender, which can create a sense of distrust among employees-who is at the root of the gossip network? When the news is volatile, suspicions may arise as to the person or persons behind the Message.Managers who understand the grapevine’s power can use it to send and receive Messages of their own. They also decrease the grapevine’s power by sending official Messages quickly and accurately, should big news arise. 90005

90002 Semantics 90003
90004 SemanticsThe meanings of words and the study of meaning in communication. is the study of meaning in communication. Words can mean different things to different people, or they might not mean anything to another person.For example, companies often have their own acronyms and buzzwords (called business jargon) that are clear to them but impenetrable to outsiders. For example, at IBM, GBS is focusing on BPTS, using expertise acquired from the PwC purchase (which had to be sold to avoid conflicts of interest in light of SOX) to fend other BPO providers and inroads by the Bangalore tiger. Does this make sense to you? If not, here’s the translation: IBM’s Global Business Services (GBS) division is focusing on offering companies Business Process Transformation Services (BPTS), using the expertise it acquired from purchasing the management consulting and technology services arm of PricewaterhouseCoopers (PwC), which had to sell the division because of the Sarbanes-Oxley Act (SOX, enacted in response to the major accounting scandals like the Enron).The added management expertise puts it above business process outsourcing (BPO) vendors who focus more on automating processes rather than transforming and improving them. Chief among these BPO competitors is Wipro, often called the «Bangalore tiger» because of its geographic origin and aggressive growth. 90005
90004 Given the amount of Messages we send and receive every day, it makes sense that humans try to find shortcuts-a way to communicate things in code. In business, this code is known as jargonA specific set of acronyms or words unique to a specific group or profession.. Jargon is the language of specialized terms used by a group or profession. It is common shorthand among experts and if used sensibly can be a quick and efficient way of communicating. Most jargon consists of unfamiliar terms, abstract words, nonexistent words, acronyms, and abbreviations, with an occasional euphemism thrown in for good measure. Every profession, trade, and organization has its own specialized terms. At first glance, jargon seems like a good thing-a quicker way to send an effective communication, the way text message abbreviations can send common messages in a shorter, yet understandable way.But that’s not always how things happen. Jargon can be an obstacle to effective communication, causing listeners to tune out or fostering ill-feeling between partners in a conversation. When jargon rules the day, the Message can get obscured. 90005
90004 A key question to ask before using jargon is, «Who is the Receiver of my Message?» If you are a specialist speaking to another specialist in your area, jargon may be the best way to send a message while forging a professional bond-similar to the way best friends can communicate in code.For example, an information technology (IT) systems analyst communicating with another IT employee may use jargon as a way of sharing information in a way that reinforces the pair’s shared knowledge. But that same conversation should be held in standard English, free of jargon, when communicating with staff members outside the IT group. 90005

90002 Gender Differences 90003
90004 90051 Gender differences in communication 90052 have been documented by a number of experts, including linguistics professor Deborah Tannen in her best-selling book 90037 You Just Do not Understand: Women and Men in Conversation 90038.Men and women work together every day. But their different styles of communication can sometimes work against them. Generally speaking, women like to ask questions before starting a project, while men tend to «jump right in.» A male manager who’s unaware of how many women communicate their readiness to work may misperceive a ready employee as not ready. 90005
90004 Another difference that has been noticed is that men often speak in sports metaphors, while many women use their home as a starting place for analogies.Women who believe men are «only talking about the game» may be missing out on a chance to participate in a division’s strategy and opportunities for teamwork and «rallying the troops» for success. 90005
90004 «It is important to promote the best possible communication between men and women in the workplace,» notes gender policy adviser Dee Norton, who provided the above example. «As we move between the male and female cultures, we sometimes have to change how we behave (speak the language of the other gender) to gain the best results from the situation.Clearly, successful organizations of the future are going to have leaders and team members who understand, respect and apply the rules of gender culture appropriately. » 90005
90004 Being aware of these gender differences can be the first step in learning to work with them, as opposed to around them. For example, keep in mind that men tend to focus more on competition, data, and orders in their communications, while women tend to focus more on cooperation, intuition, and requests. Both styles can be effective in the right situations, but understanding the differences is a first step in avoiding misunderstandings based on them.90005
90004 90051 Differences in meaning 90052 often exist between the Sender and Receiver. 90037 «Mean what you say, and say what you mean 90038.» It’s an easy thing to say. But in business, what do those words mean? Different words mean different things to different people. Age, education, and cultural background are all factors that influence how a person interprets words. The less we consider our audience, the greater our chances of miscommunication will be. When communication occurs in the cross-cultural context, extra caution is needed given that different words will be interpreted differently across cultures and different cultures have different norms regarding nonverbal communication.Eliminating jargon is one way of ensuring that our words will convey real-world concepts to others. Speaking to our audience, as opposed to about ourselves, is another. Nonverbal Messages can also have different meanings. 90005

90004 Table 12.1 Gestures Around the Globe 90005
90098
90099
90100
90101

90004 Figure 12.7 90005

90104
90101 1.90037 «V» for victory 90038. Use this gesture with caution! While in North America it signs victory or peace, in England and Australia it means something closer to «take this!» 90104
90109
90100
90101

90004 Figure 12.8 90005

90104
90101 2. 90037 The «OK» gesture 90038. While in North America it means things are going well, in France it means a person is thought to be worthless, in Japan it refers to money, and in Brazil, Russia, and Germany it means something really not appropriate for the workplace.90104
90109
90100
90101

90004 Figure 12.9 90005

90104
90101 3. The 90037 «thumbs up 90038» means one in Germany, five in Japan, but a good job in North America. This can lead to confusion. 90104
90109
90100
90101

90004 Figure 12.10 90005

90104
90101 4. 90037 «Hook ’em horns 90038.» This University of Texas rallying call looks like the horns of a bull. However, in Italy it means you are being tricked, while in Brazil and Venezuela it means you are warding off evil. 90104
90109
90100
90101

90004 Figure 12.11 90005

90104
90101 5.90037 Waving your hand 90038. In much of Europe waving your hand indicates a disagreement. However, in North America it is routinely used as a way to signal greetings or to get someone’s attention. 90104
90109
90150
90151

90004 Adapted from information in Axtell, R. E. (1998). 90037 Gestures: The do’s and taboos of body language around the world 90038. New York: John Wiley. 90005

90004 Managers who speak about «long-term goals and profits» to a staff that has received scant raises may find their core Message ( «You’re doing a great job-and that benefits the folks in charge!») Has infuriated the group they hoped to inspire.Instead, managers who recognize the «contributions» of their staff and confirm that this work is contributing to company goals in ways «that will benefit the source of our success-our employees as well as executives,» will find their core Message ( «You ‘re doing a great job-we really value your work «) is received as opposed to being misinterpreted. 90005
90004 90051 Biased language 90052 can offend or stereotype others on the basis of their personal or group affiliation. The figure below provides a list of words that have the potential to be offensive in the left-hand column.The right-hand column provides more neutral words that you can use instead. 90005

90004 Figure 12.12 Avoiding Biased Language 90005

90004 Effective communication is clear, factual, and goal-oriented. It is also respectful. Referring to a person by one adjective (a 90037 brain 90038, a 90037 diabetic 90038, an 90037 invalid 90038) reduces that person to that one characteristic. Language that belittles or stereotypes a person poisons the communication process.Language that insults an individual or group based on age, ethnicity, sexual preference, or political beliefs violates public and private standards of decency, ranging from civil rights to corporate regulations. 90005
90004 The effort to create a neutral set of terms to refer to heritage and preferences has resulted in a debate over the nature of «political correctness.» Proponents of political correctness see it as a way to defuse the volatile nature of words that stereotyped groups and individuals in the past.Critics of political correctness see its vocabulary as stilted and needlessly cautious. 90005
90004 Many companies offer new employees written guides on standards of speech and conduct. These guides, augmented by common sense and courtesy, are solid starting points for effective, respectful workplace communication. Tips for appropriate workplace speech include but are not limited to 90005
90016
90017 Alternating the use of «he» and «she» when referring to people in general.90018
90017 Relying on human resources-generated guidelines. 90018
90017 Remembering that terms that feel respectful or comfortable to us may not be comfortable or respectful to others. 90018
90023

90002 Poor Listening and Active Listening 90003
90004 Former Chrysler CEO Lee Iacocca lamented, «I only wish I could find an institute that teaches people how to listen. After all, a good manager needs to listen at least as much as he needs to talk.»Research shows that listening skills are related to promotions. A Sender may strive to deliver a Message clearly. But the Receiver’s ability to listen effectively is equally vital to effective communication. The average worker spends 55% of her workdays listening. Managers listen up to 70% each day. But listening does not lead to understanding in every case. Listening takes practice, skill, and concentration. 90005
90004 According to University of San Diego professor Phillip Hunsaker, «The consequences of poor listening are lower employee productivity, missed sales, unhappy customers, and billions of dollars of increased cost and lost profits.Poor listening is a factor in low employee morale and increased turnover because employees do not feel their managers listen to their needs, suggestions, or complaints. » Clearly, if you hope to have a successful career in management, it behooves you to learn to be a good listener. 90005
90004 Alan Gulick, a Starbucks spokesperson, puts better listening to work in pursuit of better profits. If every Starbucks employee misheard one $ 10 order each day, he calculates, their errors would cost the company a billion dollars annually.To teach its employees to listen, Starbucks created a code that helps employees taking orders hear the size, flavor, and use of milk or decaf coffee. The person making the drink echoes the order aloud. 90005
90004 How can you improve your listening skills? The Roman philosopher Cicero said, «Silence is one of the great arts of conversation.» How often have we been in conversation with someone else where we are not really listening but itching to convey our portion? This behavior is known as «rehearsing.»It suggests the Receiver has no intention of considering the Sender’s Message and intends to respond to an earlier point instead. Clearly, rehearsing is an impediment to the communication process. Effective communication relies on another kind of listening: active listening. 90005
90004 Active listeningGiving full attention to what other people are saying. can be defined as giving full attention to what other people are saying, taking time to understand the points being made, asking questions as appropriate, and not interrupting at inappropriate times.Active listening creates a real-time relationship between the Sender and the Receiver by acknowledging the content and receipt of a Message. As we’ve seen in the Starbucks example, repeating and confirming a Message’s content offers a way to confirm that the correct content is flowing between colleagues. The process creates a bond between coworkers while increasing the flow and accuracy of messaging. 90005
90004 Carl Rogers, founder of the «person-centered» approach to psychology, formulated five rules for active listening: 90005
90198
90017 Listen for message content 90018
90017 Listen for feelings 90018
90017 Respond to feelings 90018
90017 Note all cues 90018
90017 Paraphrase and restate 90018
90209
90004 The good news is that listening is a skill that can be learned.The first step is to decide that we want to listen. Casting aside distractions, such as by reducing background or internal noise, is critical. The Receiver takes in the Sender’s Message silently, without speaking. Second, throughout the conversation, show the speaker that you’re listening. You can do this nonverbally by nodding your head and keeping your attention focused on the speaker. You can also do it verbally, by saying things like, «Yes,» «That’s interesting,» or other such verbal cues. As you’re listening, pay attention to the Sender’s body language for additional cues about how they’re feeling.Interestingly, silence plays a major role in active listening. During active listening, we are trying to understand what has been said, and in silence, we can consider the implications. We can not consider information and reply to it at the same time. That’s where the power of silence comes into play. Finally, if anything is not clear to you, ask questions. Confirm that you’ve heard the message accurately, by repeating back a crucial piece like, «Great, I’ll see you at 2 p.m. in my office. » At the end of the conversation, a «thank you» from both parties is an optional but highly effective way of acknowledging each other’s teamwork.90005
90004 In summary, active listening creates a more dynamic relationship between a Receiver and a Sender. It strengthens personal investment in the information being shared. It also forges healthy working relationships among colleagues by making Speakers and Listeners equally valued members of the communication process. 90005

90214 Key Takeaway 90215
90004 Many barriers to effective communication exist. Examples include filtering, selective perception, information overload, emotional disconnects, lack of source familiarity or credibility, workplace gossip, semantics, gender differences, differences in meaning between Sender and Receiver, and biased language.The Receiver can enhance the probability of effective communication by engaging in active listening, which involves (1) giving one’s full attention to the Sender and (2) checking for understanding by repeating the essence of the Message back to the Sender. 90005

90214 Exercises 90215
90198
90017 Most people are poor listeners. Do you agree or disagree with this statement? Please support your position. 90018
90017 Please share an example of how differences in shared meaning have affected you.90018
90017 Give an example of selective perception. 90018
90017 Do you use jargon at or in your classes? If so, do you think it helps or hampers communication? Why or why not? 90018
90017 In your experience, how is silence used in communication? How does your experience compare with the recommended use of silence in active listening? 90018
90209

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *