Коммуникации формальные и неформальные: Формальная и неформальная коммуникация — Студопедия

by Posted on
Формальная и неформальная коммуникация — Студопедия

Можно выделить еще два вида организационной ком­муникации: формальную, которая одобрена организацией и вызвана ее потребностями, связана с производством и производительностью, со всеми сферами ее деловой актив­ности, и неформальную, которая вызвана социальными по­требностями и ориентирована не на организацию в целом, а на отдельных ее членов.

Формальная коммуникация – это основные каналы орга­низационного общения, по которым поступает вся инфор­мация, имеющая отношение к деятельности организации: отчеты, меморандумы и документы внутри организации, приказы, распоряжения и сообщения вниз по иерархичес­кой лестнице, рабочая информация, поступающая по ком­пьютерным сетям, а также входящая и исходящая докумен­тация.

Неформальная коммуникация – это личная коммуника­ция. Здесь нет четких каналов или моделей. Она очень слож­на по своей структуре и обычно содержит не меньше ин­формации, чем формальные виды организационной ком­муникации.

Отметим, что при формальной коммуникации в большей степени используются официальные формы письменного общения (меморандумы, отчеты, деловые письма и т. д.), чем личные встречи и разговоры, которые чаще применя­ются при неформальной коммуникации.

К примеру, в Японии служащие по пути домой после рабочего дня могут собираться для посиделок, и это становится немаловажным источником ин­формации, В России, где также развиты неформальные пути обмена информацией, аналогичным примером являются перекуры в выделяемых для этого помещениях, так называемых «курилках».



Считается, что коммуникация в российской компании отли­чается значительным превосходством неформальной стороны: неформальные каналы часто действуют быстрее формальных, и почти всегда доверие к неформальной ин­формации выше, чем к формальному источнику.

В качестве примера неформальной коммуникации можно привести так называемую «виноградную лозу» – неформальные каналы, без которых не обходится ни одна организация.

Со­общения, передаваемые по «виноградной лозе», затрагивают скорее личные и социальные темы, чем организационные или производственные пробле­мы.

Этот термин возник во время гражданской войны в США, когда телеграфные провода, натянутые от дерева к дереву, напо­минали виноградные лозы. Пути передачи сообщений по неофициальным каналам также похожи на лозы винограда с их непредсказуемыми ветвями и отростками.



По мнению исследователя в области теории организа­ции К. Дейвиса «виноградная лоза» наиболее активно используется в следующих случаях:

• в организации происходят серьезные перемены;

• поступает совершенно новая информация и никому уже не интересна старая и хорошо известная;

• в организации созданы все условия для личного об­щения;

• корпоративная культура не стабильна;

• сотрудники группируются по интересам или по от­ношению к обсуждаемой проблеме, подобно винограду на виноградной лозе.

Такой вид коммуникации иногда называется «мельни­цей слухов». Очень часто рабочие и служащие в организа­ции узнают о предстоящих изменениях в ее политике, кад­ровых или процедурных перестановках задолго до их обнародования в официальных меморандумах или на собраниях. И руководство зачастую бессильно пресечь утечку инфор­мации по неофициальным каналам.

Ин­тересны также данные, полученные К. Дейвисом: от 75% до 95% информации, переданной через «виноградную лозу», соответствуют истине –слухи порождает достоверная информация.

Однако, одной из проблем этого вида коммуникации является то, что источник информации, передаваемой по «виноград­ной лозе», отыскать практически невозможно, равно как и невозможно быть абсолютно уверенным в правдивости пе­редаваемого сообщения.

Коммуникации в организации делятся на формальные (официальные) и неформальные

Коммуникационная сеть.

Формальные и неформальные коммуникации. Проблема слухов

Понятие «коммуникационная сеть» является очень важным в вопросе коммуникаций. Коммуникационная сеть — это соединение определенным образом участников процесса с помощью информационных потоков.

Если в коммуникации участвуют более двух человек, то способов коммуникаций между ними может быть достаточно много.

Выбор подходящего для данной организации способа связи участников коммуникационного процесса учитывает следующие обстоятельства:

• время;

•надежность;

•отношение членов организации к принятой в ней коммуникационной схеме.

Это означает, что для нормальной жизни организации и решения ею своих проблем информация от руководителя к непосредственному исполнителю и обратно не должна «застревать» на промежуточных уровнях управления; вся информация должна доходить по назначению, а любая ошибка в работе обнаруживаться быстро, тогда не придется переделывать работу всей группы; люди должны быть удовлетворены существующими коммуникациями.

Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам. Среди формальных коммуникаций выделяют:

•вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

•горизонтальные — между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.



Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на:

•восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую менеджерам для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

•нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации и осуществляются по неформальным каналам, которые существуют в силу личных отношений между членами организации.

С существованием неформальных коммуникаций связана проблема слухов в организации. Слухами называется любая информация, которая получена по неофициальным каналам коммуникации. Слухи возникают, если сотрудники испытывают недостаток информации, предоставляемой по каналам формальных коммуникаций, если информация поставляется нерегулярно, с запаздыванием.



Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

•предстоящие сокращения работников;

•новые меры по наказаниям за опоздание;

•изменения в структуре организации;

•грядущие перемещения и повышения;

•подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту;

• кто кому назначает свидания после работы. Существуют две точки зрения, каким образом свести к минимуму эти слухи:

•распространение максимально возможной информации через каналы формальной коммуникации;

•поощрение сетей неформальных коммуникаций и включение менеджеров в эти сети для обратной связи.

Еще раз напомним, что эффективность коммуникационных сетей организации, как формальных, так и неформальных, определяется тем, как быстро доходит управленческая информация до адресата, и насколько она сохраняет свою адекватность, пройдя по коммуникационным каналам.

Содержание

Формальные коммуникации в организации

Формальные коммуникации в организации

Определение 1

Формальные коммуникации в организации — это главные коммуникационные каналы, через которые принимается вся информация, относящаяся к функционированию организации, а именно: различные отчеты, меморандумы и подписанные внутренние документы, сообщения в иерархической структуре, а также рабочая информация, поступающая через компьютерные сети в качестве входящей и исходящей документации.

Официальные каналы связи устанавливаются в административном порядке в соответствии с официальной организационной структурой команды. Они соединяют людей в этой структуре, как вертикально, так и горизонтально.

Официальные коммуникации — это коммуникации, связывающие какие-то отдельные компоненты структуры той или иной организации, исходящие из имеющихся целей, существующих в организации, и устанавливающиеся с помощью правил и норм, которые закреплены в определенных должностных инструкциях, а также внутренних правилах, регулирующих взаимодействие сотрудников или подразделений.

Готовые работы на аналогичную тему

Как уже упоминалось, все формальные коммуникации обычно определяются именно организационной структурой того или иного предприятия, а также имеющейся взаимосвязью различных уровней управления и существующих функциональных подразделений. Чем больше уровней контроля, тем больше вероятность искажения информации при формальном общении, поскольку каждый уровень контроля может настраивать и фильтровать сообщения.

Важно, что формальные коммуникации всегда отражают те связи, которые нужны для правильного и эффективного выполнения всех важных функций и различных полномочий. Стоит отметить, что эти связи всегда определяются характером и способом распределения всех имеющихся функций. Данная информация обычно выражается в виде некого письменного сообщения. Такие письменные сообщения имеют множество положительных моментов. Ведь они способны храниться как записи и справочные источники; часто более точно и точно сформулировано, чем какие-то устные сообщения; иногда они даже способны сэкономить собственное время и деньги.

Официальные сообщения используются для выполнения большого объема работы при заключении сделок и соглашений, с изложением организационных схем и правил, составлением корпоративных уставов и других юридических документов, публикацией информационных бюллетеней, меморандумов, составлением договоров и жалоб, рекламой и сообщениями в прессе, изложением курса. деятельности, делегирование полномочий, должностные инструкции и многое другое.

Письменные сообщения в официальных сообщениях имеют свои недостатки. От людей ожидают, что они будут внимательны и аккуратны при составлении сообщений, но зачастую это не так. Те официальные сообщения, которые были плохо написаны, сопровождаемые многочисленными письменными и устными «объяснениями», делают последнее сообщение сложным и запутанным.

Замечание 1

Стоит отметить, что все письменные сообщения имеют еще одну важную функцию — возможность сохранения сведений, необходимых для каких-то конкретных юридических и финансовых целей.

Интересно, что формальные коммуникации обычно реализуются между компонентами формальной структуры той или иной организации, поэтому между ними имеются определенное межуровневое общение (нисходящее и восходящее). К тому же, существуют еще и горизонтальные коммуникации, которые реализуются обычно между подразделениями какого-то одного уровня в иерархии конкретной организации. Важными являются еще и коммуникации «руководитель — подчиненный», «руководитель — рабочая группа». Способами формального общения являются:

  • письменное общение,
  • устная речь.

Формальное общение происходит в организованных группах-единицах, созданных по инициативе администрации. Руководители этих отделов и члены формальных групп назначаются администрацией (лидерами). Таким образом, в некотором смысле формальные коммуникации иногда являются вынужденными коммуникациями, которые менеджеры должны учитывать в своей работе.

Принципы осуществления формальных коммуникаций

Можно выделить следующие принципы организации формальных связей:

  • мониторинг отношения персонала к организации и управлению;
  • последовательность и регулярность общения;
  • необходимость сообщать как хорошие, так и плохие новости;
  • персонификация и искренность общения, его личный характер;
  • информирование персонала о перспективах развития организации;
  • креативный и инновационный подход к выбору коммуникационных решений;
  • полицентризм и разнонаправленность коммуникаций.

Отдельно стоит рассмотреть такую составляющую формальных коммуникаций как «руководитель-подчиненный», так как она составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя организации. Обмен информацией между руководителем и подчиненным связан со следующими аспектами взаимодействия между руководителем и подчиненным:

  • уточнение целей, приоритетов и ожидаемых результатов;
  • обеспечение участия в решении задач отдела;
  • обсуждение вопросов производительности;
  • достижение признания и вознаграждения с целью мотивации;
  • улучшение и развитие способностей подчиненных;
  • сбор информации о возникающей или реальной проблеме;
  • объявление подчиненного о будущих изменениях;
  • получение информации об инновациях, идеях, улучшениях и предложениях.

Общение между менеджером и рабочей группой в целом позволяет менеджеру повысить эффективность работы группы. Все члены группы участвуют в обмене информацией, и у каждого есть возможность подумать о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как работать вместе, о предстоящих изменениях и их возможных последствиях, о недавних проблемах и достижениях, предложениях. для инноваций. Кроме того, рабочая группа собирается без лидеров, чтобы обсудить проблемы, улучшения или изменения. Такое общение может повысить удовлетворенность сотрудников своей работой.

В отличие от формальных, неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения по разным причинам: жизненным, психологическим, ситуативным. Это сообщения, которые не зафиксированы ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу.

Формальные и неформальные коммуникации существуют во взаимодействии, и отношения между ними варьируются в зависимости от различных факторов. Целенаправленный механизм влияния на коммуникации со стороны Администратора позволяет регулировать это соотношение, баланс которого является результатом управленческой деятельности.

Формальные и неформальные коммуникационные сети. — Студопедия

Формальные коммуникационные сети – это система каналов коммуникации, которые возникают исходя из целей организации, связывают отдельные элементы организационной структуры и обеспечивают взаимодействие между ними в соответствии с правилами, закрепленными во внутренних нормативных документах. Примером формальной коммуникационной сети может служить система подотчетности в организации.

Неформальные коммуникации связывают людей, которые являются членами одной неформальной группы. В отличие от формальной коммуникационной сети, которая выстраивается руководителем, исходя из производственных задач и потребностей, неформальная сеть создается стихийно и существует в любой организации. Участие в неформальных коммуникациях позволяет человеку удовлетворять такие потребности, как потребность в общении, в принятии, в формировании и развитии межличностных отношений.

Сравнивая формальные и неформальные коммуникации можно отметить следующие различия:

Ø участники формальных коммуникационных сетей коммуницируют как должностные лица (одного или разных подразделений), а неформальных – как частные лица;

Ø по формальным каналам осуществляется передача только официальной информации, а по неформальным – официальной и личной;

Ø неформальная коммуникационная сеть менее устойчива, чем формальная;

Ø для неформальной коммуникационной сети характерно более быстрое распространение информации, чем в формальных коммуникациях, поскольку неформальная сеть является более гибкой (менее регламентированной).



Неформальные коммуникационные сети функционируют как канал распространения слухов и могут быть важным источником информации для руководителя.Хотя считается, что большинство слухов ложно, в действительности это не так. Согласно исследованиям Кита Дэвиса, американского специалиста в области неформальных коммуникаций, от 80 до 99% слухов точны, если речь идет о самой организации. Уровень точности снижается для информации личного характера: эта информация обычно эмоционально окрашена, что приводит к ее искажениям.

Предотвратить распространение слухов невозможно. В то же время передаваемая по неформальным каналам информация может нести негативные последствия. Поэтому единственно верное решение – управлять распространением слухов.



К наиболее эффективным способам управления слухами относятся:

Ø своевременное предоставление фактической информации;

Ø обеспечение надежности источников информации;

Ø обеспечение оптимального уровня эмоциональной насыщенности психологической атмосферы в организации (как известно, слухи особенно процветают в среде, где царит скука или, наоборот, в эмоционально напряженной среде, которая характеризуется повышенной нервозностью и конфликтностью).

Менеджеры могут использовать слухи:

Ø для оценки формальных сообщений;

Ø для подготовки организации к новым решениям (намеренная утечка информации).

Централизованные и децентрализованные коммуникационные сети

Типичным примером централизованной коммуникационной сети является так называемая Y-сеть (рис. 7).

 

 

Рис. 7. Y-сеть – пример централизованной

Коммуникационной сети

 

Как видно из рис.7, информация концентрируется у А, который является центральным звеном коммуникационной сети. А оперативно передает информацию B, C и D, контролируя их. В таких сетях явно выражены отношения власти. Централизованные сети эффективны для решения конкретных задач, способ решения которых уже известен. При такой организации процесса коммуникации количество каналов коммуникации каждого участника с остальными ограничено. Это может приводить к снижению уровня удовлетворенности участников коммуникации своей включенностью в такую структуру.

Y-сеть можно рассматривать как частный случай сети типа «звезда» (рис.8).

Рис. 8. Коммуникационная сеть типа «звезда»

Количество коммуникационных каналов в таких сетях ограничено возможностями контроля центром остальных участников коммуникационной сети. По этой причине они не подходят для крупных организаций.

Для решения неординарных задач творческого характера централизованная коммуникационная сеть будет неэффективной. В этом случае рекомендуется использовать децентрализованную коммуникационную сеть. Примером такой сети является так называемый «сложный круг» (рис. 9).

 

Рис. 9. «Сложный круг» – пример децентрализованной

Формальные и неформальные коммуникационные сети — Студопедия

Формальные коммуникационные сети – это система каналов коммуникации, которые возникают исходя из целей организации, связывают отдельные элементы организационной структуры и обеспечивают взаимодействие между ними в соответствии с правилами, закрепленными во внутренних нормативных документах. Примером формальной коммуникационной сети может служить система подотчетности в организации.

Неформальные коммуникации связывают людей, которые являются членами одной неформальной группы. В отличие от формальной коммуникационной сети, которая выстраивается руководителем, исходя из производственных задач и потребностей, неформальная сеть создается стихийно и существует в любой организации. Участие в неформальных коммуникациях позволяет человеку удовлетворять такие потребности, как потребность в общении, в принятии, в формировании и развитии межличностных отношений.

Сравнивая формальные и неформальные коммуникации можно отметить следующие различия:

Ø участники формальных коммуникационных сетей коммуницируют как должностные лица (одного или разных подразделений), а неформальных – как частные лица;

Ø по формальным каналам осуществляется передача только официальной информации, а по неформальным – официальной и личной;

Ø неформальная коммуникационная сеть менее устойчива, чем формальная;

Ø для неформальной коммуникационной сети характерно более быстрое распространение информации, чем в формальных коммуникациях, поскольку неформальная сеть является более гибкой (менее регламентированной).



Неформальные коммуникационные сети функционируют как канал распространения слухов и могут быть важным источником информации для руководителя.Хотя считается, что большинство слухов ложно, в действительности это не так. Согласно исследованиям Кита Дэвиса, американского специалиста в области неформальных коммуникаций, от 80 до 99% слухов точны, если речь идет о самой организации. Уровень точности снижается для информации личного характера: эта информация обычно эмоционально окрашена, что приводит к ее искажениям.

Предотвратить распространение слухов невозможно. В то же время передаваемая по неформальным каналам информация может нести негативные последствия. Поэтому единственно верное решение – управлять распространением слухов.

К наиболее эффективным способам управления слухами относятся:

Ø своевременное предоставление фактической информации;

Ø обеспечение надежности источников информации;

Ø обеспечение оптимального уровня эмоциональной насыщенности психологической атмосферы в организации (как известно, слухи особенно процветают в среде, где царит скука или, наоборот, в эмоционально напряженной среде, которая характеризуется повышенной нервозностью и конфликтностью).

Менеджеры могут использовать слухи:

Ø для оценки формальных сообщений;

Ø для подготовки организации к новым решениям (намеренная утечка информации).

Вопрос №3 Формальные и неформальные коммуникации

Вопрос №2

Коммуникационный процесс. Его элементы и этапы.

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса — обеспечить понимание информации, которую можно называть сообщением. Но обмен информацией еще не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

Элементы и этапы процесса коммуникаций. В процессе обмена информацией можно выделить четыре основных элемента:

1) отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2) сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов;

3) канал — средство передачи информации;

4) получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Обмен информацией протекает в несколько этапов: 1) зарождение идеи; 2) кодирование и выбор канала; 3) передача; 4) декодирование. На каждом этапе смысл сообщения может быть искажен или даже утрачен.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи, концепции или отбора информации. Отправитель решает, какую идею следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией терпят неудачу на первом этапе, поскольку отправитель недостаточно ясно формулирует концепцию, замысел сообщения. Например, руководитель намерен сообщить оценку результатов работы. Он должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов ее закодировать, использовав для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования.

Наиболее известные каналы — речь и письменные материалы, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не соответствует идее, то обмен информацией будет малоэффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникации в сочетании. При этом необходимо установить последовательность и интервалы передачи информации этими средствами. Исследования показывают, что одновременный обмен устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем использование одного из этих средств.

Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для до­ставки сообщения — закодированной идеи или совокупности идей — получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке принимают за сам процесс коммуникации. Это лишь один из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель его декодирует. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Обмен информацией считают эффективным, если получатель показал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

Обратная связь и помехи. Обратная связь — это ответная реакция получателя на сообщение. Информация, которая отсылается назад отправителю, свидетельствует о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонним; так как обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято.

Шум — это все то, что искажает смысл информации. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена ин­формацией, связаны с языком, вербальным или невербальным, различиями в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, с различиями в статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации. Определенные шумы присутствуют всегда, на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Высокий уровень шума приводит к утрате смысла, может блокировать информационный обмен.

2.Коммуникационная сеть – это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.

Рис. 32. Типы коммуникационных сетей:
а — круг; б — цепь; в — «У»; г — колесо

 

Руководитель должен знать, что:

  • информация, не находящаяся в области опыта получателя воспринимается медленнее;
  • в незнакомой ситуации, работник почти автоматически выбирает ту часть опыта, которая связана с этой ситуацией;
  • коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете нужд личности, области опыта работника;
  • даже наиболее объективная информация включает субъективные представления;
  • несоответствие кодирования и расшифровки вытекает из различий в области опыта источника и получателя;
  • один только язык не может решить проблему несоответствия кодирования и расшифровки. Для обеспечения высокой эффективности коммуникации необходима обратная связь: она может быть косвенной или прямой.

Организационные факторы, влияющие на коммуникации:

  • должностное положение;
  • стиль управления.

Руководитель влияет на направление и поток информации, т.е. он может установить правила и процедуры, согласно которым информация должна передаваться в определенном направлении и в определенной последовательности;

  • разделение труда.

Работники лучше и конкретнее понимают свою работу, физическое расстояние между лицами при разделении труда обычно меньше.

В динамической организации необходимо учитывать поток и точность коммуникаций. В стабильных организациях, в которых происходят лишь небольшие изменения в технологии работы и персонале можно разработать систему коммуникаций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания, что упрощает взаимопонимание между участниками.

Неформальные сети коммуникаций существуют практически во всех организациях, способствуя более эффективному функционированию формальной структуры передачи команд. Такая информация нередко распространяется очень быстро, однако информация часто искажается.

Вопрос №3 Формальные и неформальные коммуникации

Что касается процессов формальных внутренних коммуникаций, о в организации они выражаются в виде формализованных отношений, запланированных и протекающих по внутренним регламентам. В каждой организации, как правило, существует властная публичная структура, при помощи и в интересах которой формализуются все коммуникационные процессы, инициируемые её менеджерами. В такой структуре всегда есть информационная периферия, есть центр принятия решений с доступом к внутриорганизационным информационным ресурсам. Формальные коммуникации бывают как письменные, так и устные.

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам, установленным внутри организации. Типичная неформальная информация – обсуждения среди сотрудников личных успехов и неудач, обмен сообщениями о внешней среде, пересуды о руководителях, системе вознаграждения, достижение договорённости о взаимной поддержке и прогнозы. В организации проходит целый этап жизни человека, что диктует необходимость полноценных коммуникационных взаимодействий на служебные темы в служебном пространстве. Служебные же темы коммуникаций также отчасти подчинены законам неформального общения. Взаимодействие указанных двух видов коммуникаций в организации, как малом социальном обществе, происходи в психологическом пространстве «противостояние – сотрудничество». Это зависит от наличия конфликта интересов между менеджером и неформальным лидером, идеологии руководства и психологической совместимости представителей двух структур . Взаимообмен информацией в такой системе происходит либо как полностью толерантный – обе структуры информационно дополняют, прозрачны друг для друга либо как инверсионный, при котором происходит обмен информацией с ограничениями и трансформацией, зависящих условий, выработанных менеджером.

В формальной структуре в нормативных каналах передачи информации используются стандартные для данной организации формы. Это, как правило, письменная, а в последнее время электронная форма документооборота. Стандартные формы (бланки) имеют своим преимуществом простоту и технологичность. Их наличие снимает обычную проблему для любой организации – унифицировать письменное общение и соответствующие управленческие акты. В различных системах администрирования использованию стандартизованной письменной формы документооборота на бумажных носителях либо в электронном виде придаётся немаловажное значение. Как правило, такие стандарты излагаются в регламентах организации (государственные, корпоративные распорядки) и являются обязательным атрибутом работы её администрации.

Если стандартизованные регламенты формальных отношений олицетворяют одну крайность, то другую выражают неформальные связи в такой форме, как слухи. В диапазоне между располагается ряд форм обмена информацией, годных для применения в обоих видах отношений и межличностных связей. Слухи – это незапланированная стохастическая передача информации с низким уровнем достоверности, имеющая форму социальных контактов членов организации в рамках неформальной структуры общения. Известно, что неформальные каналы эффективно используются в целях дезинформации. Слухи принято квалифицировать как недостоверные, неточные сообщения. Хотя известно, что слухами пользуются в качестве альтернативного способа достоверной информации. Скорость передачи по таким каналам и способность охвата целевой аудитории очень высоки. Проведённое К.Девисом (США) исследование показало: слухи бывают очень точны в отношении непротиворечивости информации об организации, но эмоциональная окраска, особенно драматичность, резко снижает их точность и способность запоминаться.

Коммуникативный барьер– это психологическое препятствие на пути адаптивной информации между партнерами по общению.

В коммуникациях между руководителем и подчиненным в качестве помех и барьеров могут служить статусные различия между руководителем и подчиненным, или желание слышать только то, что хочется услышать. В беседе помехой могут быть и отвлечения, и неправильная интерпретация полученной информации реципиентом, и семантические проблемы (придание различных значений одним и тем же словам). Все помехи и барьеры искажают передаваемый сигнал, поэтому коммуникатору важно убедиться в том, правильно ли понята реципиентом информация. Для этого в систему коммуникации включается канал обратной связи. В разговоре в качестве канала обратной связи может быть, например, краткий пересказ реципиентом услышанного. С помощью обратной связи коммуникатор может оценить, насколько эффективно осуществляется коммуникация.

Условно можно выделить следующие причины возникновения барьеров в коммуникациях:

Формы и виды делового общения. Формальные и неформальные коммуникации

ГЛАВА 2. Деловое взаимодействие как объект исследования

2.1. Из чего состоит деловое взаимодействие?

Даже имея некоторое представление о важности и значении делового взаимодействия в современном мире, все же нелегко ответить на вопрос о том, как оно строится, из чего состоит, каковы его слагаемые. Стоит только задать себе эти вопросы, как мы сразу же с удивлением обнаруживаем, насколько затруднительно дать на них четкие ответы. И главная трудность возникает из-за неопределенности, неосязаемости и даже некоторой эфемерности самого понятия объекта и предмета делового взаимодействия.

Это кажется парадоксальным, но чем глубже проводился анализ межличностных отношений, тем более туманным и ускользающим становилось уяснение структуры делового взаимодействия, понимание того, из чего оно состоит, каковы его составляющие, какова его внутренняя структура, внутренняя организация.

Трудность ответа на все эти вопросы усугубляется еще и тем обстоятельством, что деловое общение, как и любое общение вообще, отличается неустойчивостью, изменчивостью, неопределенностью и непредсказуемостью своих вариаций.

Таким образом, проблема организации делового взаимодействия, сложность изучения и управления им связаны с тем, что оно относится с точки зрения системного подхода к категории объектов слабо, нечетко структурированных или неструктурируемых вообще. Первостепенная задача исследователя при изучении объектов подобного рода заключается в том, чтобы попытаться перевести их из категории неструктурируемых в категорию слабоструктурируемых, а затем из категории слабоструктурируемых в категорию четко структурируемых объектов.



Решению такой задачи служат системный анализ, структурирование рассматриваемого объекта и алгоритмизация решения предпринимательских задач с использованием всего арсенала видов и форм общения и взаимодействия.

Начнем с того, что деловое взаимодействие — есть процесс, разворачивающийся во времени, причем он всегда имеет целенаправленный характер. Этот процесс имеет определенное начало, большую или меньшую протяженность во времени, и завершение в виде результата — достигнутой цели.

В этом процессе можно усмотреть внутренне присущее ему поступательное развитие в соответствии с заданным целеполаганием.

Как известно, любой процесс, подобно любому объекту в состоянии изменения и движения, может рассматриваться как система. А поскольку нами установлено, что деловое взаимодействие есть процесс, то вполне правомерно к его изучению подходить как к системному объекту, используя системную методологию. Применительно к данному случаю она включает: анализ составляющих процесса делового взаимодействия, его структурирование по различным параметрам, алгоритмизация и моделирование различных его вариантов.



Анализ практики делового взаимодействия позволяет в этом процессе выделить следующие фазы, или стадии:

Принятие решения.

Установление контактов с деловыми партнерами.

Активное общение.

Разработка совместных решений, планов и программ делового сотрудничества.

Регламентированное взаимодействие.

В последовательности этих стадий есть определенная логика: любая из стадий является подготовительной по отношению к последующей. Уяснение этой закономерности, как мы увидим, чрезвычайно важно для правильного управления процессом взаимодействия. Иначе говоря, по отношению к последующей стадии все предыдущие можно рассматривать в качестве подготовительных. Таким образом, организация делового взаимодействия включает подготовку делового взаимодействия и собственно взаимодействия (рис. 1).

То, что налаживание эффективного взаимодействия требует не одной и даже не двух-трех, а целых четырех подготовительных стадий, конечно, не случайно. Это обусловлено сложностью организации результативного взаимодействия, в котором сочетаются самые различные «отношения» (экономические, правовые, финансовые, социологические, технические, производственные, субординационные, конъюнктурные и др.), требующие выяснения, договоренности, согласования, регламентации, решения длинного ряда вопросов, которые невозможно решить одновременно.

Поскольку взаимодействия зависят от подготовительных стадий, то чем успешнее они проведены, тем эффективнее будет результат взаимодействия. И, наоборот, чем хуже проведены подготовительные стадии, тем менее можно рассчитывать на успех взаимодействия в целом. Это одна из важнейших закономерностей организации любого дела.

Известно немало случаев из практики, когда деловое партнерство срывалось «по непонятным причинам»: внешне все обстояло благополучно, налицо была взаимная заинтересованность сторон, не было никаких препятствий для достижения сделки, структурные факторы обеспечивали ее возможность и, тем не менее результат получался отрицательный.

Многие неудачи в предпринимательстве объясняются чаще всего непродуманностью и непоследовательностью действий на подготовительных стадиях, недостаточно серьезным отношением к тем задачам, которые должны на этих стадиях решаться, а зачастую — просто их незнанием. Это говорит о том, что организация делового взаимодействия не может строиться на импровизациях, скоропалительных решениях и действиях, она требует продуманной стратегии и тактики, а это в свою очередь требует определенных знаний, квалификации и опыта. Кажущаяся близость, доступность результата, стоит лишь протянуть руку, часто оказывается обманчивой. Необходимо всегда иметь в виду, что между принятием решения и достижением цели лежит немалая дистанция, и для того чтобы ее преодолеть, необходимо последовательно пройти ряд этапов организационной работы (их рассмотрению отведен самостоятельный раздел).

Вполне очевидно, что стадии 2-5 (см. рис. 1), независимо от их продолжительности, в каждом конкретном случае являются подчиненными тому решению, которое принято на стадии 1, на каждой последующей стадии оно может подвергаться корректировке. Независимо от этого, на каждой стадии последовательно принимаются конкретные частные решения. Это значит, что функция управления процессом делового взаимодействия осуществляется на каждой стадии. Таким образом, деловое взаимодействие можно рассматривать как динамическую саморазвивающуюся систему с прямыми и обратными связями.

Деловое взаимодействие есть целенаправленный процесс, который носит дискретный характер, причем наличие четырех подготовительных стадий является непременным условием его приведения к цели. Каждая стадия вносит свою определенную лепту в организацию делового взаимодействия.

Для каждой стадии делового взаимодействия существует набор форм и видов общения, коммуникаций и связей (взаимосвязей), которыми каждый из деловых партнеров должен владеть в совершенстве, поскольку успех дела часто зависит от усилий и вклада каждого из партнеров.

С учетом этого фактора произведем структурирование процесса делового взаимодействия по его формам и видам.

Из всего многообразия коммуникаций нас интересует коммуникация — деловой язык в сфере предпринимательства, бизнеса.

Принятие решений фиксируется путем устной договоренности или же путем их закрепления в письменном виде. В последнем случае мы имеем дело с документом. Все средства, которые служат целям общения, называют коммуникативными. Устные связи и отношения принято называть неформальными коммуникациями, а отношения, фиксируемые с помощью документов, называют формальными коммуникациями.

В жизни постоянно возникает необходимость фиксировать устные договоренности и совместно принятые решения в различного рода документах. В этом случае мы говорим о документировании своей деятельности. Если используются как устные, так и документные формы общения, возникают смешанные, или комбинированные коммуникации. Именно такими сложными, или комбинированными коммуникациями характеризуется современное деловое взаимодействие.

Итак, неформальные коммуникации — это различные виды непосредственного общения; формализованные коммуникации — это документированные взаимосвязи, в нашем случае — служебные документы. Таким образом, деловое взаимодействие строится на сочетании применения разнообразных видов непосредственного общения с различными видами документов (рис. 2).

Некоторые виды деловых коммуникативных связей имеют одинаковое звание как в устной, так и в письменной формах. Таковы, например, «приглашение», «заявление», «предложение», «запрос», «обращение», «доклад», «сообщение», «распоряжение», «указание», «приказ» и некоторые другие. Но есть и такие виды документов, которые устной формы не имеют, то есть они специфичны только лишь как документ: «протокол», «стенограмма», «программа», «постановление», «акт», «контракт», «расписание» и некоторые другие.

Письменно зафиксированный полный текст устного сообщения или нескольких сообщений по одному вопросу или по разным вопросам, но сделанным в одном месте и в одно время по какому-либо поводу — совещание, конференция, заседание, — называется стенограммой; в отличие от стенограммы протокол содержит сокращенную запись устных сообщений или их краткое изложение с включением итогового документа — решения, постановления, заявления, обращения.

Организация делового взаимодействия, как видим (см. рис. 2), располагает большим арсеналом документных и бездокументных средств общения. Все эти виды общения — и формальные и неформальные — рождены многолетней и разносторонней практикой предпринимательства и совместной деятельности. Предприниматель, менеджер должен владеть всем арсеналом формальных и неформальных средств общения.

Необходимо иметь в виду, что деловое взаимодействие лишь носит устойчивых характер и дает ожидаемый эффект в том случае, когда оно четко регламентировано. Именно четкая регламентация придает процессу делового взаимодействия надежный, устойчивый характер, характер контролируемого, а значит, и управляемого объекта. На выработку четкой регламентации при условии предварительно достигнутых устных договоренностей и направлены подготовительные стадии делового взаимодействия. Комплекс разработанных на этих стадиях согласованных сторонами взаимосвязанных документов составляет документационное обеспечение делового взаимодействия.

Это говорит о чрезвычайной важности работы над документными видами общения, о необходимости уделять этой работе самое серьезное внимание. Придя к такому заключению, мы, однако, не вправе заключить, что неформальные виды общения являются менее важными и им можно уделить второстепенное внимание.

Таблица форм и видов делового общения (см. рис. 2), раскрывая привязку существующих форм и видов делового общения к различным стадиям делового взаимодействия, наглядно иллюстрирует следующую закономерность: на начальных стадиях делового взаимодействия преобладают неформальные виды общения, а на заключительных стадиях — формализованные виды, то есть документы.

Это значит, что на начальных, подготовительных стадиях делового взаимодействия первостепенную роль играют неформальные виды общения, а на заключительных стадиях в ходе собственно взаимодействия первостепенное значение приобретают регламентирующие документы.

Успех взаимодействия, таким образом, зависит в первую очередь от искусно проведенных на начальных стадиях неформальных видов общения, а после достигнутых устных соглашений и договоренностей — от полноты состава и качества проработки регламентирующих документов.

Разница между формальным и неформальным общением (с примером и сравнительной таблицей)

formal vs informal communication Кто-то правильно сказал: «Сама попытка, а не говорить, говорит о многом». Общение играет важную роль в нашей жизни, так как люди обмениваются своими идеями, информация, чувства, мнения путем общения. Формальная связь — это та, которая проходит через предварительно определенные каналы связи во всей организации. Напротив, Неформальное общение относится к форме общения, которая протекает во всех направлениях, т.е.е. он свободно перемещается в организации.

Общение может быть устным — устным или письменным, или невербальным, т. Е. С использованием языка жестов, движений тела, мимики, жестов, зрительного контакта или даже с тоном голоса.

В организации существует два канала общения — формальное общение и неформальное общение. Люди часто путают эти два канала, поэтому здесь мы представили статью, которая объясняет разницу между формальной и неформальной сетью связи.

Содержание: Официальное общение против неформального общения

  1. Сравнительная таблица
  2. Определение
  3. Ключевые различия
  4. Видео
  5. Заключение

Сравнительная таблица

Основа для сравнения Формальная связь Неформальная связь
Значение Тип устного общения, при котором обмен информацией осуществляется по заранее определенным каналам, называется формальным общением. Тип устного общения, при котором обмен информацией не идет по каким-либо каналам, то есть общение распространяется во всех направлениях.
Другое имя Официальное сообщение Сообщение виноградной лозы
Надежность Больше Сравнительно меньше
Скорость Медленно Очень Быстро
Доказательства Поскольку сообщение в целом написано, документальные доказательства присутствуют. Нет документальных подтверждений.
Отнимает много времени Да Нет
Преимущество Эффективно благодаря своевременному и систематическому потоку информации. Эффективно, потому что сотрудники могут обсуждать проблемы, связанные с работой, это экономит время и затраты организации.
Недостаток Искажение из-за длинной цепи связи. Распространение слухов
Секретность Сохраняется полная секретность. Сложно сохранить секретность.
Поток информации Только по заранее определенным каналам. Может свободно перемещаться.

Определение формальной связи

Связь, в которой поток информации уже определен, называется формальной связью. Сообщение следует иерархической цепочке команд, которая устанавливается самой организацией. Как правило, этот тип связи используется исключительно на рабочем месте, и сотрудники обязаны следовать ему при выполнении своих обязанностей.

organizational structure

Организационная структура

Пример: Запросы, команды, заказы, отчеты и т. Д.

Официальное сообщение бывает четырех типов:

  • Вверх или снизу вверх: Связь, при которой поток информации переходит от подчиненного к вышестоящему органу.
  • Вниз или сверху вниз: Коммуникация, в которой поток информации идет от начальника к подчиненному.
  • Горизонтальный или боковой: Связь между двумя сотрудниками разных отделов, работающих на одном уровне.
  • крест-накрест или диагональ: Связь между сотрудниками двух разных отделов, работающих на разных уровнях.

Определение неформальной коммуникации

Связь, которая не идет по какому-либо заранее определенному каналу для передачи информации, называется неформальной связью. Этот тип общения движется свободно во всех направлениях, и, следовательно, он очень быстрый и быстрый. В любой организации этот тип общения очень естественен, поскольку люди взаимодействуют друг с другом по поводу своей профессиональной жизни, личной жизни и других вопросов.

Пример: Обмен чувствами, случайные дискуссии, сплетни и т. Д.

Неформальное общение бывает четырех видов:

  • Single Strand Chain: Коммуникация, в которой один человек говорит что-то другому, который снова говорит что-то другому, и процесс продолжается.
    single strand chain

    одноцепочечная цепь

  • Cluster Chain: Коммуникация, в которой один человек рассказывает что-то своим наиболее доверенным людям, а затем они рассказывают их своим надежным друзьям, и связь продолжается.Cluster Chain

    Кластерная цепь

  • Цепочка вероятности: Коммуникация происходит, когда человек случайным образом выбирает некоторых людей для передачи информации, которая малоинтересна, но не важна.
    Probability Chain

    Цепочка вероятностей

  • Цепочка сплетен: Связь начинается, когда человек говорит что-то группе людей, а затем они передают информацию еще нескольким людям, и таким образом информация передается всем.
    Gossip Chain

    Сеть Сплетен

Ключевые различия между формальной и неформальной связью

Следующие пункты являются существенными, поскольку различие между формальным и неформальным общением касается.

  1. Формальное общение также известно под названием официальное общение. Неформальное общение также известно под названием виноградная лоза.
  2. В официальном общении информация должна следовать за цепочкой командования. И наоборот, неформальное общение может свободно двигаться в любом направлении.
  3. В формальном общении сохраняется полная секретность, но в случае неформального общения поддержание секретности является очень сложной задачей.
  4. Формальное общение написано, тогда как неформальное общение устно.
  5. Формальное общение отнимает много времени, в отличие от неформального общения, которое является быстрым и быстрым.
  6. Формальное общение более надежно, чем неформальное общение.
  7. Формальное общение разработано организацией. Неформальное общение начинается само по себе из-за стремления «говорить по-человечески».
  8. В официальном сообщении документальное подтверждение всегда доступно. С другой стороны, в случае неформального общения, подтверждающие документы отсутствуют.

Видео: формальное против неформального общения

Заключение

В этой статье было проведено очень глубокое обсуждение различий между формальным и неформальным общением. В настоящее время многие крупные транснациональные организации начали политику открытых дверей, в рамках которой любой сотрудник любого отдела может напрямую общаться с руководителем организации по поводу своих жалоб, претензий и запросов. Это приводит к снижению сложности формального общения.

,

Формальное и неформальное общение (примеры, проблемы, лучшие практики)

Два основных типа внутренней связи: , формальная и , неформальная связь :

Формальная связь — это связь по заранее определенным каналам, установленным организациями. Как правило, они передаются от высшего руководства в различные отделы, которые направляют сотрудников более низкого уровня. Это подкреплено организационной процедурой, и это необходимо для достижения целей организации.

Неформальное общение является скорее реляционным, чем формальным. Он не поддерживается заранее определенными каналами и может происходить в любом месте организации. Основная цель этого сообщения — сохранить и установить отношения с коллегами, начальниками и подчиненными. Так как он не определен никакими каналами, обмен сообщениями движется намного быстрее, но без какого-либо следа бумаги или официальной документации.

часть 1

Почему эти формы общения важны?

I В чистом виде формальная коммуникация создана для повышения эффективности внутри организации .

Предопределенные каналы связи предназначены для обеспечения плавного и оптимизированного метода связи, который перемещается вверх и вниз.

Это способ легко передать правила, процедуры и политику компании сотрудникам более низкого уровня.

Официальное уведомление также выгодно в ситуациях, когда требуется документация для подтверждения или отклонения претензии или жалобы. Если кто-то нарушил политику компании или нарушил правила в отношении другого сотрудника, сотрудники могут легко указать на официальную связь между персоналом и высшим руководством.

Неформальное общение, как указано выше, это все об отношениях; если компания должным образом поощряет культуру доброй воли и отношений, то неформальные дискуссии могут создать солидарность и укрепить команды . Тем не менее, одна из наиболее важных причин, по которой неформальное общение имеет решающее значение для бизнеса, заключается в том, что оно позволяет сотрудникам оставлять отзывы своим руководителям. Это облегчает действие восходящего интерфейса и позволяет обмену сообщениями эффективно работать в обоих направлениях.Когда сотрудникам предоставляется возможность неформально комментировать свой опыт работы в компании, это ставит мяч обратно в суд высшего руководства, чтобы улучшить и оправдать их ожидания. Это действие приводит к повышению морального духа сотрудников.

Кроме того, неформальное общение может начаться там, где заканчиваются формальные дискуссии. Отличным примером этого является разрешение конфликтов. Если сотрудники или менеджеры и сотрудники могут решать свои проблемы неформально, то это может предотвратить необходимость участия высшего руководства и продолжения его решения.

часть 2

Что такое состояние современных внутренних коммуникаций?

Многие факторы влияют на состояние внутренней коммуникации на современном рабочем месте. Технология меняет способ, которым люди хотят взаимодействовать друг с другом, и создает сбои на рабочем месте способами, которые раньше никогда не видели.

RingCentral, поставщик облачных коммуникаций и решений для совместной работы для предприятий, перечислил некоторые из своих выводов из опроса о современных тенденциях коммуникации на рабочем месте.

  • 97 процентов респондентов считают, что общение влияет на повседневные задачи.
  • 44 процента респондентов хотят более широкого применения инструментов внутренней коммуникации.
  • Когда их спросили о том, как они хотели бы, чтобы эти инструменты развивались в 2015 году, 17% хотели улучшить использование этих инструментов.

Разговор о формальном и неформальном общении невозможен без признания влияния технологий.Чтобы увидеть, как информация передается от руководства к сотрудникам и от сотрудников к коллегам, было бы полезно получить представление о том, как электронная почта, текстовые сообщения и такие инструменты, как Status.net, помогают понять, как эти сообщения происходят. Вот еще несколько статистических данных, которые должны быть обеспокоены лидерами бизнеса в отношении формальных и неформальных коммуникаций внутри компании.

  • Инфографика и опрос, составленные ClearCompany, показали, что только в 14 процентах компаний есть сотрудники, которые понимают стратегии, цели и направления деятельности организации.
  • Еще одна статистика из этого опроса показала, что только 5,9 процента компаний ежедневно сообщают о целях организации.

В современном мире общение так же важно, как и прежде. Единственная проблема заключается в том, что компании могут не использовать все имеющиеся в их распоряжении инструменты и процедуры для более эффективного содействия эффективному обмену информацией между высшим руководством и низшими сотрудниками, а также между сотрудниками и их коллегами.

часть 3

Проблемы формального и неформального общения

формальных вызовов связи
  1. Признание нового поколения

    В связи с расширением социальных сетей и предпочтением более неформальных методов общения тысячелетия компаниям придется с легкостью проводить официальные заседания совета директоров и отправлять электронные письма.Молодое поколение предпочитает иметь несколько способов общения, будь то через социальные сети, текстовые сообщения и программное обеспечение для совместной работы. Бизнес-лидеры пытаются найти эффективные способы включения новых средств коммуникации видения компании, политики и процедур .

  2. Бай-ин от сотрудников

    Во многих случаях сотрудникам может быть удобнее принимать формальные сообщения, если это делается таким образом, что «почему» больше, чем «что».« Авторитетные тона могут быть отключены, поэтому высшее руководство должно быть в состоянии сбалансировать разговоры о правилах и процедурах с тем, как они соотносятся с общей целью компании. Если нет, сотрудники могут быть не готовы полностью принять участие.

  3. Негибкость

    В результате сообщения, поступающего по заранее определенным каналам, многие голоса в высшем руководстве должны быть услышаны, прежде чем сообщение будет отправлено в ряды . Многие люди должны согласиться и одобрить то, что отсылается.Это затрудняет для кого-либо изменение формального сообщения, если что-то нужно настроить или опустить.

  4. способствует отсутствию понимания

    Массовые формальные коммуникации, которые не приспособлены к стилю общения каждого, могут создать путаницу и стресс . Новая процедура может быть сформулирована таким образом, что она означает одно для одного сотрудника и совершенно другое для другого. Высшему руководству сложно объяснить общую нехватку общения.

  5. Медленное принятие решений

    Некоторые сотрудники и отделы полагаются на официальные сообщения от высшего руководства для принятия важных решений . Как упомянуто выше, поскольку для принятия решения или сообщения высшего руководства требуется много людей, может потребоваться гораздо больше времени, чтобы достичь того, кому это необходимо. Поэтому формальное общение может расстраивать руководителей или сотрудников, которые в этом нуждаются. Это может даже привести к гибели продукта или проекта.

неформальных вызовов связи
  1. Слухи могут распространяться быстро

    Хотя неформальное общение отлично подходит для налаживания взаимоотношений и создания единства среди персонала, эти же потоки общения могут также создавать возможности для распространения слухов.Поскольку обмен сообщениями не является предопределенным или контролируемым, это делает это событие еще более вероятным. Это означает, что другие сотрудники могут получать неверную информацию о процедурах, критических изменениях или политиках от коллег или менеджеров .

  2. Отсутствие контроля

    Неформальное общение невозможно контролировать . Он не связан с утвержденными руководством каналами и, как следствие, не обязательно подчиняется тем же правилам обмена сообщениями, что и формальные коммуникации.В результате могут возникнуть такие проблемы, как домогательство, издевательства или обмен конфиденциальной информацией. Если сотрудник не предупреждает руководство об этих затруднениях, он не сможет узнать и остановить какие-либо проблемы.

  3. Увеличение конфликта

    Как и в любой ситуации, когда люди взаимодействуют друг с другом, вероятность возникновения конфликта выше, чем . Это может породить конкуренцию среди сотрудников или отделов или проблемы между начальством и подчиненными.В свою очередь, это может снизить или остановить производительность.

  4. противоречат официальной связи

    Неформальное общение может прямо противоречить информации, передаваемой по заранее определенным каналам . Кто-то может сказать, что он услышал что-то отличное от официальной записки, отправленной высшим руководством, или менеджер может запутать официальные сообщения и дать сотруднику неточное объяснение с вопросом. Высшее руководство может определять, когда и как сообщения передаются из их каналов, но они не могут определить, как эти сообщения интерпретируются или передаются другим.

  5. Отсутствие секретности

    Опять же, отсутствие контроля увеличивает шансы компании путешествовать . По слухам, продвижение по службе, предстоящий выход на пенсию или появление нового продукта, который еще не выпущен во всех подразделениях компании, может быть просочен другим лицам, которым не нужно знать об этом. Это может потенциально повредить выпуск нового продукта или подорвать доверие сотрудников.

часть 4

Лучшая практика неформального и формального общения

  • Формируйте культуру эффективных коммуникаций
    Сотрудники хорошо реагируют, если чувствуют, что могут верить, что высшее руководство в своих интересах.Формальное общение не начинается при отправке сообщений; оно начинается со второго дня, когда работник начинает свой первый день. Высшее руководство должно обращаться к сотрудникам таким образом, чтобы они не всегда чувствовали себя жесткими и формальными, чтобы повысить их доверие и заинтересованность. Это поможет им принимать более важные сообщения и держаться подальше от потенциальных слухов.
  • Упрощенное принятие решений
    Сотрудники могут быть взволнованы, если рабочая задача зависит от официальных каналов связи высшего руководства.Лидеры могут уменьшить это разочарование, лучше оценивая, кто должен быть вовлечен в процесс принятия решений, и используя подход, чтобы быстрее принимать решения для сотрудников.
  • Разговор о «Почему» За правилами
    Чтобы обеспечить безопасную среду для всех, должна быть установлена ​​политика для формальных и неформальных коммуникаций. Однако лидеры бизнеса должны объяснить, почему существуют эти правила и почему их нарушение может повлиять на рабочую среду тех, кто их окружает.Разговор должен сосредоточиться на поведении и как они должны соответствовать миссии и видению компании.

Проверьте облачное решение ProsperForms для эффективного формального общения. Он придает сообщениям более легкомысленный тон, что делает его легко усваиваемым, и позволяет высшему руководству регулярно предоставлять и получать обновления.

Как использовать ProsperForms для обновления статуса

  1. Легко внедряйте ежедневных или еженедельных обновлений статуса для членов вашей команды, создавая ленту статуса с вопросами типа «Что вы делали сегодня?» или «Как вы способствовали достижению целей команды на этой неделе?».
  2. Душевное спокойствие : никто не забывает заполнять свои обновления статуса, потому что он отправляет своевременных напоминаний в соответствии с графиком повторения, который вы выбрали .
  3. Повышение удовлетворенности на рабочем месте за счет повышения прозрачности :
    Каждое обновление статуса имеет отдельный раздел для комментариев , который используется членами команды для уточнения информации , включая предстоящие цели, а лидеры для обеспечивают обратную связь и лучше координируют без микроуправления.
  4. Используйте обновления статуса для дальнейшего использования, а сокращают время и усилия, затрачиваемые на ежемесячные, квартальные и годовые отчеты, благодаря мощным функциям фильтрации и экспорта.

Как начать:

Шаг 1: Создайте бесплатную учетную запись и создайте новый апплет, выбрав настраиваемый шаблон формы.

  • Настройте, кто будет добавлять записи, выбрав вкладку «Участники».
  • Установите апплет как «для всей команды», если вы хотите, чтобы все члены команды просматривали записи друг друга.
  • В качестве альтернативы вы можете разрешить каждому участнику просматривать только его / ее собственные записи, а заинтересованным сторонам — просматривать все записи.
  • Шаг 2: Пользователи нажимают кнопку « Открыть форму отправки », чтобы заполнить ее и отправить.

Как только новая запись будет добавлена, участники с правами «Просмотр» получат уведомление по электронной почте и смогут просматривать его в режиме реального времени на экране временной шкалы.

  • Сотрудники могут обсуждать записи в режиме реального времени — каждая запись имеет собственный раздел для комментариев в реальном времени.
  • Добавить неограниченное количество вложений (документы, изображения, фотографии, видео, аудио заметки, файлы) к записи.
  • Экспортируйте записи или делитесь ими через Интернет.

Получите мгновенный доступ к историческим данным и файлам с мощными возможностями поиска и фильтрации:

Экран панели инструментов позволяет сэкономить время, когда вы хотите проверить общий обзор, с быстрым поиском соответствующей информации одним щелчком мыши.

Создайте бесплатную учетную запись сейчас

,

Что такое формальная и неформальная связь?

Узнайте, каковы основные различия между формальным и неформальным общением и как эффективно использовать его на современном рабочем месте.

Формальное и неформальное общение частично совпадают, но это довольно разные типы общения. Может быть довольно легко распознать различия между ними, но также довольно интересно узнать о них более подробно.

Что такое формальное общение?

Формальная связь — это поток официальной информации по соответствующим заранее определенным каналам и маршрутам.Поток информации контролируется и нуждается в преднамеренных усилиях для правильного сообщения. Формальное общение следует иерархической структуре и цепочке команд. Структура, как правило, нисходящая, от руководителей в различных департаментах и ​​старшего персонала в организации, которая направляет сотрудников более низкого уровня. При выполнении своих обязанностей сотрудники обязаны следовать формальным каналам связи.

Формальное общение считается эффективным, поскольку оно является своевременным и систематическим потоком общения.

Что такое неформальное общение?

Для сравнения, неформальное общение означает многомерное общение. Неформальное общение свободно перемещается внутри организации и не ограничено заранее определенными каналами и путями связи. Неформальное общение особенно быстрое. Неформальное общение является гораздо более реляционным, чем формальное общение, и по своей природе является очень естественной формой общения, поскольку люди свободно взаимодействуют друг с другом и могут говорить на самые разные темы, часто выходящие за пределы их рабочих обязанностей.Из-за присущей неформальной природе коммуникации, она движется намного быстрее и не имеет следов бумаги.

Неформальное общение на рабочем месте часто называют «виноградной лозой» и обычно начинается с работников через социальные отношения. Во многих случаях неформальное общение может превратиться в формальное общение, если оно добавляется в формальный информационный поток компании.

Неформальное общение считается эффективным, поскольку сотрудники могут обсуждать связанные с работой вопросы, что экономит время и деньги организации.Это также помогает строить более продуктивные и здоровые отношения в рабочей силе.

Ключевые различия между формальным и неформальным общением

Вот краткий список некоторых ключевых различий между формальным и неформальным общением:

Надежность: Формальное общение является более надежной формой, так как есть бумажный след , По сравнению с неформальным общением, которое сравнительно менее надежно и вряд ли будет иметь бумажный след.

Скорость: Формальное общение происходит медленнее, иногда из-за бюрократических проволочек. С другой стороны, неформальное общение очень быстрое, часто мгновенное.

Отнимает много времени: Формальное общение требует ряда различных процессов, прежде чем весь поток связи будет завершен, в то время как неформальное общение требует очень мало времени процесса.

Информационный поток: Информация через формальное общение осуществляется только по заранее определенным каналам, тогда как информация через неформальное общение перемещается свободно.

Секретность: Секретность поддерживается с помощью формального общения, в то время как неформальное общение затрудняет сохранение полной секретности из-за зависимости от отдельных лиц.

Типы формальных коммуникаций

Ниже представлен полный список типов формальных коммуникаций:

  • Записки
  • Интранет
  • Встречи
  • Конференции
  • Формальные индивидуальные
  • Доски объявлений
  • Раздаточные материалы
  • Письма
  • Презентации
  • Выступления
  • Доски объявлений
  • Организационные блоги
  • Электронные письма от руководителей и руководителей

Типы неформального общения

Ниже мы приводим полный список, относящийся к типам неформального общения:

  • Gossip
  • Single Strand — форма неформального общения, при котором каждый человек общается со следующим в одной последовательности.
  • Кластер — очень распространенная форма неформального общения, в кластерных сетях человек получает информацию и решает передать ее в свою кластерную сеть или сохранить информацию для себя. Каждый человек передаст информацию в следующую кластерную сеть
  • Цепочка вероятности — каждый человек случайным образом сообщает другому человеку ту же самую информацию.

Как выглядит формальное общение?

Формальное общение может показаться довольно сложным и запутанным, но в целом формальное общение регулируется командной цепью и следует организационным соглашениям.В рамках организационной структуры формальное общение может включать любую из следующих форм:

1. Нисходящее общение

Нисходящее общение представляет собой наиболее стереотипную форму формального общения. Информационные потоки от уровня управления до более низких уровней. Это самая распространенная форма формального общения. Нисходящее общение включает приказы и инструкции, представленные в устной или письменной форме. Отчеты, электронные письма, письма и ручное общение обычно используются как нисходящие средства общения.

2. Восходящая связь

Восходящая связь содержит информацию, которая передается с подчиненных уровней на управленческий и старший. Общие формы восходящей коммуникации включают (от сотрудников до менеджеров и выше) отчеты, предложения, запросы, инструкции и жалобы.

3. Горизонтальная связь

Горизонтальная связь означает общение между людьми, которые находятся на одном и том же или аналогичном уровне в организации, но имеют разные сферы ответственности.Горизонтальное общение немного более гибкое и зависит от межличностного общения. Типичные примеры — это общение между менеджерами разных отделов (HR, маркетинг, продажи и т. Д.).

4. Диагональная связь

Это происходит, когда сотрудники разных отделов на разных уровнях общаются друг с другом независимо от цепочки командования. Общение между менеджером этажа и отделом продаж является ярким примером диагональной коммуникации.

Как формальное, так и неформальное общение имеют свое время и место на рабочем месте, и оба эффективны при правильном использовании.Коммуникация также играет определенную роль в формировании культуры трудовой этики. Для отличного сочетания как формального, так и неформального общения, загляните в наш блог, объясняющий Slack для Командного общения и совместной работы.

Разница между формальной и неформальной группами (со сравнительной диаграммой)

formal vs informal group В организации формирование групп является очень естественным, независимо от того, создано ли оно руководством для достижения целей организации или членами организации. сами организации для удовлетворения своих социальных потребностей. Существует два типа групп, а именно: формальные группы и неформальные группы. Формальные группы — это те, которые созданы в соответствии с официальными полномочиями для достижения желаемой цели.В отличие от неформальных групп формируются сотрудниками в соответствии с их симпатиями, интересами и взглядами.

Наиболее распространенной причиной создания группы является стремление людей говорить и создавать свой собственный круг, где они могут свободно взаимодействовать, знать друг друга, работать сообща и выполнять задачи, которые им поручены. В данной статье представлены различия между формальными и неформальными группами.

Содержание: формальные группы против неформальных групп

  1. Сравнительная таблица
  2. Определение
  3. Ключевые различия
  4. Заключение

Сравнительная таблица

Основа для сравнения Формальная группа Неформальная группа
Значение Группы, созданные организацией с целью выполнения определенной задачи, называются Формальные группы. Группы, созданные самими сотрудниками, сами по себе известны как неформальные группы.
формация умышленно добровольно
Размер Большой Сравнительно небольшой.
Жизнь Зависит от типа группы. Зависит от участников.
Структура Хорошо определена Не определена
Важное значение придается Позиция Человек
Отношения Профессионал Личный
Связь Перемещение в определенном направлении. Растягивается во всех направлениях.

Определение формальной группы

Формальная группа — это группа людей, которые собрались вместе для достижения определенной цели. Они всегда создаются с намерением выполнить какое-то официальное требование. Формирование группы осуществляется руководством. Он обладает систематической структурой в иерархической форме.

Как правило, сотрудники организации делятся на группы, и задача передается каждой группе.Таким образом, задача группы выполняется вместе с выполнением организационных целей. Даны типы формальных групп:

  • Командные группы : Группы, состоящие из руководителей и их подчиненных.
  • Комитеты : Группа людей, назначаемых организацией для решения вопросов, переданных на их рассмотрение, называется Комитетом. Например, Консультативный комитет, Постоянный комитет и т. Д.
  • Целевые группы : Групповая форма для выполнения определенной задачи известна как Целевые группы.

Определение неформальных групп

Группы, которые естественным образом создаются внутри организации благодаря социальным и психологическим силам, называются неформальными группами. В рамках этой группы сотрудники организации сами входят в группы без одобрения руководства для удовлетворения своих социальных потребностей на работе.

Никто не хочет жить в изоляции; люди обычно создают вокруг себя круг, чтобы они могли взаимодействовать и делиться своими чувствами, мнениями, опытом, информацией и т. д.Эти кружки известны как неформальные группы на рабочем месте. Эти группы формируются на основе общих симпатий, антипатий, предрассудков, контактов, языка, интересов, отношений членов. Включает группу по интересам и группу дружбы. В таких группах общение происходит быстрее, так как они следуют за цепью виноградной лозы.

Нет определенных правил; это относится к неформальной группе. Более того, группа обладает рыхлой структурой. Связь между членами группы достаточно сильна, что можно увидеть, когда одного из сотрудников выгнали с работы, а все его коллеги из его группы объявили забастовку, просто чтобы поддержать его.

Ключевые различия между формальной и неформальной группами

Ниже приведены различия между формальными и неформальными группами:

  1. Группы, сформированные руководством организации для выполнения конкретной задачи, называются Формальными группами. Группы, которые формируются самими сотрудниками в соответствии с их симпатиями и предрассудками, известны как неформальные группы.
  2. Формальные группы специально создаются организацией, тогда как неформальные группы создаются добровольно.
  3. Формальные группы большие по сравнению с неформальной группой. Более того, в одной формальной группе могут быть подгруппы.
  4. Структура формальной группы разработана иерархически, в то время как неформальная группа не имеет структуры или, по ее словам, не имеет структуры.
  5. В формальной группе положение члена определяет его важность в группе, но в неформальной группе каждый член так же важен, как и любой другой член.
  6. В формальной группе отношения между членами являются профессиональными, они собираются только для того, чтобы выполнить порученную им задачу.С другой стороны, в неформальной группе существуют личные отношения между членами, они делятся друг с другом своим мнением, опытом, проблемами, информацией.
  7. В формальной группе поток общения ограничен из-за единства командования. В отличие от неформальной группы, поток общения растягивается во всех направлениях; нет такого ограничения.

Заключение

Обычно мы вступаем в группы, не зная, что это за группа? Из вышеприведенного поста, надеюсь, вы поняли различия между двумя типами групп.Иногда члены формальных групп и неформальных групп совпадают. Основная отличительная черта между ними состоит в том, что формальные группы всегда создаются с целью, но когда создается неформальная группа, такого намерения вообще не существует.

,

Published by alexxlab

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *