К нисходящим организационным коммуникациям относится: Нисходящие коммуникации — Студопедия
Нисходящие коммуникации — Студопедия
Нисходящие организационные коммуникации представляют собой поток информации от высших уровней руководства к нижним. Почти половина контактов менеджеров приходится на подчиненных, а вторая – делится между начальниками, коллегами и внешними субъектами.
Для построения эффективных нисходящих коммуникаций менеджеры, во-первых, должны развивать положительное отношение к коммуникациям, убедить себя, что общение с подчиненными – важнейшая часть их работы. Во-вторых, необходимо работать над получением информации, которая будет интересна работникам. В-третьих, менеджеры должны сознательно планировать коммуникации. И, наконец, менеджеры призваны завоевать доверие, которое является важнейшим условием коммуникаций всех видов.
Для того чтобы вовремя получать информацию от работников организации, менеджеру следует провести ряд предупредительных мероприятий:
1. Рабочий инструктаж по поводу выполнения рабочих заданий.Онпредполагает формулировку указаний менеджерами в рамках объективных требований.
2. Обратная связь по результатам деятельности.Работники остронуждаются в ответной реакции менеджмента по поводу результатов выполнения рабочих заданий. Устойчивая обратная связь позволяет им оценить правильность выбранного направления и отслеживать движение к собственным целям; показывает, насколько заинтересованы в результатах их деятельности другие люди.
3. Новости.Нисходящие сообщения должны носить характероперативных новостей, а не запоздалых подтверждений полученной из других источников информации.
4. Социальная поддержка.К коммуникативным потребностямсотрудников организации относится и социальная поддержка, т.е. стремление человека к ощущению заботы, уважению со стороны окружающих, их высокой оценке.
4.3 Восходящие коммуникации
Если двусторонний информационный поток ослабевает в силу ограниченности восходящих коммуникаций, руководство компании начинает испытывать нехватку данных, необходимых для принятия взвешенных решений, утрачивает представление о потребностях сотрудников, а значит, утрачивает возможность обеспечить эффективное выполнение своих функций и социальную поддержку.
Осуществление восходящих коммуникаций сопряжено с преодолением ряда трудностей:
1) Медленное восхождение информации на высокие уровни организации, когда менеджеры не рискуют поднимать проблемы, поскольку опасаются негативной реакции руководства.
2) Фильтрация работниками нижних коммуникационных уровней той информации, которую, как им кажется, не хотел бы услышать их начальник.
3) Искажения или сознательные изменения сообщения, таким образом, чтобы оно способствовало достижению чьих-то личных целей.
Кроме программных заявлений на каких-либо официальных мероприятиях, необходимо разработать практические методы улучшения восходящих коммуникаций:
• Конкретные вопросы менеджеров сотрудникам организации, демонстрирующие интерес руководства к мнениям работников.
• Собрания работников – проведение встреч менеджеров с небольшими группами сотрудников, на которых работники имеют возможность высказаться по актуальным рабочим проблемам, методам управления и т.
д.
• Политика открытых дверей. Она предполагает обращение сотрудников компании к непосредственным их начальникам по любым волнующим вопросам. Это позволяет разблокировать восходящие коммуникации.
К другим формам коммуникаций следует отнести горизонтальные коммуникации, электронные коммуникации и неформальное общение.
|
ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
|
⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 8Следующая ⇒Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководитель принимает решения и доводит их до сотрудников организации. Обмен информацией необходим при осуществлении всех видов управленческой деятельности, при реализации управленческих функций планирования, организации, координации и контроля, является главной составляющей в принятии управленческих решений.  Поэтому руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Качество обмена информацией прямо влияет на степень реализации целей организации. Так как обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом.Коммуникации можно классифицировать по различным критериям. Так, по отношению к организации коммуникации бывают двух видов: внешние и внутренние (рис. 7.1). Рис. 7.1. — Классификация организационных коммуникацийОрганизационные коммуникации — это совокупность коммуникаций, строящихся на основе информации о самой организации, ее целях и задачах.
Внешние коммуникации — это коммуникации между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды (потребители, конкуренты, поставщики, посредники, контактные аудитории) оказывают значительное влияние на деятельность организации. От действия этих факторов зависят характер и способы ее коммуникаций. Организации пользуются разнообразными средствами для обмена информацией с составляющими элементами внешней среды.
Внутренние коммуникации — это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.
Формальные коммуникации — это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных подразделений.
Неформальные коммуникации – это информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители часто пользуются первыми для того, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения в организации.
Вертикальные коммуникации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким образом,работникам организации сообщается о текущих задачах, конкретных заданиях на определенный период, рекомендуемых процедурах, изменении инструкций и т.п.
Помимо обмена по нисходящей, в организациях существуют коммуникации по восходящей, т.е. с низших уровней на высшие. С помощью коммуникаций по восходящей руководство узнает о результатах принятых решений, о текущих или назревающих проблемах и предположениях по их разрешению.
Наиболее значимым компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным.
Горизонтальные коммуникации — это коммуникации между различными подразделениями организации, нуждающихся в обмене информацией для координации задач и согласованности действий. То есть в дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. В обмене информацией по горизонтали участвуют подразделения организации, в которых формируются равноправные отношения.
Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры — подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т.
В процессе коммуникации могут возникать специфические коммуникативные барьеры. Коммуникативные барьеры существуют как на уровне межличностных, так и на уровне организационных коммуникаций.
Межличностные барьеры могут быть основаны на восприятии, семантике, обмене невербальной информацией, некачественной обратной связи, плохом слушании.
Вступая в информационный контакт, отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов. Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то сообщение необязательно будет интерпретировано и понято получателем информации. Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, так как во многих случаях не всегда очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем. Значение символа может быть различным в зависимости от ситуации, в которой символ использован. Семантические затруднения могут быть также обусловлены расхождением способов, которыми люди придают значение группам символов.
Все выше сказанное можно отнести и к невербальным символам. Люди в силу своих различий могут интерпретировать разные невербальные символы (улыбка, мимика, жесты, взгляды, позы и т.
Другим ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного сообщения.
Еще одним барьером может выступать неумение слушать. Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения.
Барьеры в организационных коммуникациях могут быть основаны на искажении сообщений, фильтрации, перегрузке каналов связи, неудовлетворительной организационной структуре, конфликтах.
Искажение сообщений — одна из проблем организационных коммуникаций, состоящая в изменении смысла сообщения. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного уровня на другой уровень организации направлялись только те сообщения, которые к нему относятся.
Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, перерабатывающий поступающую информацию и поддерживающий информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной.
К другим аспектам, которые могут вызывать проблемы в коммуникациях, можно отнести неудовлетворительную организационную структуру, состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ распределения задач.
Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами в организации.
Успешную передачу информации можно осуществлять через совокупность каналов, образующих коммуникационную структуру, которая может быть глобальной и локальной.
Кроме того, коммуникационная структура может быть централизованной, полицентричной, децентрализованной. Так, если взаимодействия осуществляются только через одно какое-то центральное звено, то такая коммуникационная структура является централизованной. Структура коммуникаций является полицентричной, когда несколько равноправных субъектов осуществляют концентрацию и перераспределение информации. Коммуникационная структура считается децентрализованной, когда большая ее часть обходит центральное звено.
Читайте также:
|
С реальными и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других форм продвижения своей продукции, таких как личные продажи, мерчендайзинг, PR и др. Организации подчиняются государственному регулированию и предоставляют различным органам отчеты, справки и т.п. Организации могут получать необходимую информацию и оказывать влияние на содержание нормативных актов, поддерживая определенные политические партии, группы, комитеты. Это лишь немногие примеры коммуникаций между организацией и ее внешней средой.
Наличие неформальных коммуникаций – явление нормальное, однако следует помнить, что слухи являются следствием недостатка информации, и значительный объем информации, передаваемый при помощи слухов говорит о неэффективности системы коммуникаций.
Они составляют большую часть всего информационного обмена в организации и основу коммуникативной деятельности руководителя. Обмен информацией между руководителем и подчиненным связан с пояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов деятельности, обсуждением проблем эффективности работы, вознаграждением с целью мотивации, со сбором информации о назревающей или существующей проблеме, оповещением о предстоящих изменениях и др.
В этом случае все его коммуникации сводятся к одной, ограниченной данной проблемой.Многоканальные коммуникации свидетельствуют о разнообразии решаемых проблем. Кроме того, характеристики одноканальности и многоканальности коммуникаций определяются и системой информационного обеспечения управления. Множество каналов поступления информации, разнообразие информации создают многоканальные коммуникации.По условиям возникновения и характеру проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными и постоянными. Ситуационные коммуникации зачастую отражают возникновение конфликтов и тем самым требуют дополнительного внимания. Коммуникации могут быть мнимыми и реальными. В качестве мнимых коммуникаций выступают связи, которые существуют по установленным организационным положениям, но не реализуются в практической деятельности, не оказывают заметного влияния на взаимоотношения работников. ?.2 Коммуникационный процесс
д.
Отправитель решает, какое именно сообщение он хочет передать. Именно на данном этапе определяется эффективность коммуникационного процесса в целом. До передачи сообщения отправитель должен принять в расчет множество факторов – что именно должен понять получатель, насколько эти идеи уместны и адекватны с учетом конкретной ситуации и цели и др. Кодирование информации и выбор канала связи. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, используя для этого слова, интонации и жесты, рисунки и др. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель выбирает канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования информации. К таким каналам относятся передача речи и письменных материалов, почта, телефон, компьютерные сети, электронная почта, видеоконференции и т.д. Если канал связи непригоден для воспроизведения определенных символов, то передача информации будет затруднена или невозможна. Кроме того, канал должен соответствовать идее, сформулированной на первом этапе, иначе обмен информацией будет неэффективным.
В некоторых случаях желательно использовать несколько средств передачи информации в сочетании. Это усложняет коммуникационный процесс, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации, однако делает его более результативным. Так исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем только обмен письменной информацией. Передача сообщения. На третьем этапе отправитель использует канал для передачи сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую иногда ошибочно принимают за сам процесс коммуникации. Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до адресата. Передатчиком может быть как сам человек, так и техническое средство (телефон, радио, факс, компьютер и др.).Декодирование сообщения. После передачи сообщения получатель декодирует его.
Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют такое же значение для получателя, он поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Если реакции на идею не требуется, то процесс обмена информации на этом завершается.Обратная связь. На этапе обратной связи отправитель и получатель меняются ролями: получатель становится отправителем и проходит через все этапы коммуникационного процесса при передаче своего ответа начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Сформированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, тем самым, замыкая цикл коммуникации. Обратная связь, хотя и замедляет процесс коммуникации, способствует повышению эффективности обмена информацией, повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Обратная связь позволяет подавлять шум, который всегда в большей или меньшей степени присутствует в системах передачи информации. Шумом называют то, что искажает смысл передаваемого сообщения.
Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Если уровень шума высок, это приводит к заметной утрате смысла и может полностью блокировать информационный обмен.
Во многих случаях люди воспринимают только часть сообщения, полученного ими. Вследствие чего идеи, закодированные отправителем, могут быть искажены и не полностью поняты.
д.) совершенно по-разному, а, следовательно, будет возникать шум в процессе коммуникаций.
Для этого их приходится упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед направлением в разные подразделения организации. Такой отбор может и стать причиной искажения содержания.
Глобальная — означает охват организации в целом, локальная – относится только к ее части, например, к цех, подразделению, отделу.Нисходящие коммуникации — Энциклопедия по экономике
Коммуникативная функция характеризуется множеством типов и форм, способов, методов и приемов реализации.
Во внутри-организационных взаимодействиях выделяют вертикальные и горизонтальные коммуникации. Вертикальные коммуникации — это обмен информацией между соподчиненными (иерархическими) уровнями структуры управления организацией. Такие коммуникации могут быть нисходящими и восходящими. В нисходящих коммуникациях руководитель реализует свои управленческие воздействия приказы, распоряжения, предписания, рекомендации и т. п. Восходящие вертикальные коммуникации — это обратная связь между подчиненными и руководителем. Такие коммуникации обеспечивают передачу информации различного функционального назначения сигналы о возникновении проблемной ситуации на подчиненном уровне управления, официальные отчеты, неформальные сообщения и т.п. Горизонтальные коммуникации — это коммуникации между паритетными подразделениями, взаимодействие исполнителей и коммуникации между паритетными руководителями в общей плоскости управления. Несмотря на особую значимость вертикальных коммуникаций, реализующих иерархический принцип построения структуры управления организацией, горизонтальные коммуникации обеспечивают не менее важный принцип координации профессиональной деятельности.
Лишь сочетание видов коммуникаций образует каркас всей коммуникативной сети организации.
[c.40]
Неэффективная обратная связь является одним из источников ошибок коммуникаций, а потеря информации в коммуникативных циклах характерна для вертикальных нисходящих коммуникаций в иерархических структурах управления. Практика свидетельствует, что лишь 63 % информации от совета директоров
[c.41]
Отправляемое сообщение — нисходящая коммуникация [c.410]
Чем характеризуется нисходящая коммуникация В чем основная организационная роль этого вида коммуникации Какие средства повышают эффективность коммуникации сверху вниз [c.259]
Так же, как и восходящие коммуникации, нисходящие коммуникации могут выстраиваться в цепочку, соединяя руководителей высшего звена с рядовыми работниками в этом случае естественным является опосредованный характер такой коммуникативной связи. Рассмотрим пример. Допустим, что заместитель генерального директора по производству (руководитель высшего звена) сообщает управляющему заводом (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта.
В свою очередь, управляющий заводом должен информирует об этом подчиненных ему руководителей.
[c.147]
Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. К примеру, банковский служащий может заметить, что новая ЭВМ иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем прежде, поскольку машина периодически занята или отключается. Служащие могут сделать вывод, что ожидание раздражает некоторых клиентов. Предположим, банк эффективно проинформировал каждого служащего о том, что обслуживание клиента — первая наша забота . В этом случае служащие готовы сообщить своему непосредственному начальнику о возникшей проблеме. Этот начальник, в свою очередь, должен проинформировать управляющего операциями, а тот — вице-президента по банковским операциям. [c.167]
КОММУНИКАЦИИ МЕЖДУ РАЗЛИЧНЫМИ ОТДЕЛАМИ (ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ). В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.
Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.
[c.168]
Внутрифирменные коммуникации бывают вертикальными (восходящими и нисходящими), т.е. между различными иерархическими уровнями, и горизонтальными (между различными подразделениями). Разновидность внутренних коммуникаций — коммуникации между руководителем и его командой. [c.136]
Нисходящий уровень вертикальных коммуникаций — это передача информации с высшего уровня на низший о текущих задачах, рекомендуемых процедурах, технологиях, изменении приоритета, уточнение конкретных заданий и т.п. [c.136]
Коммуникации по горизонтали между различными функциональными подразделениями дополняют информацию по нисходящей и восходящей вертикали и необходимы для координации их деятельности. Руководство организации (фирмы) стремится к тому, чтобы все специализированные подразделения адекватно работали, реализуя общую цель организации.
[c.137]
Нисходящий уровень (направление) вертикальных коммуникаций — это передача информации с высшего уровня на низший о текущих задачах, рекомендуемых процедурах, технологиях, изменении приоритета, уточнение конкретных заданий и т. п. Нисходящий уровень используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах, для того чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить обратную связь по результатам работы. [c.316]
Горизонтальные коммуникации. Когда общение происходит среди членов одной и той же группы, среди членов рабочей группы одного уровня управления, среди руководителей на том же уровне или другого персонала одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным. Коммуникации по горизонтали между различными функциональными подразделениями дополняют информацию по нисходящей и восходящей вертикали и необходимы для координации их деятельности. Руководство организации стремится к тому, чтобы все специализированные подразделения адекватно работали, реализуя общую цель организации.
Эти коммуникации способствуют формированию сплоченности и равноправных отношений в организации.
[c.317]
Нисходящая информация в организации перемещается от более высокого уровня управления к более низким, от руководителя к подчиненному. Этот вид коммуникации в современных организациях преобладает руководители среднего звена направляют более 70% своих сообщений своим подчиненным, а топ-менеджеры половину своего рабочего времени проводят в общении с подчиненными. Коммуникационный поток нисходящего направления исполь- [c.244]
После нефтяного кризиса 1973 г., последствия которого были достаточно ощутимы, пришло осознание необходимости в быстром и адекватном изменении корпоративных политик. Когда своевременно приступают к осуществлению таких изменений, как правило, применяют технику нисходящих управленческих коммуникаций. [c.26]
Каков результат Казалось бы, организация работает в соответствии с поставленными целями, но из-за того, что применяется только техника нисходящих управленческих коммуникаций, действия становятся хаотичными, а сами достижения — сомнительными с точки зрения их полезности для предприятия. Более того, одни работники в стремлении достичь целей, поставленных перед ними, своими действиями начинают мешать достижению другими их целей. Все должно быть наоборот с самого начала необходимо так построить работу, чтобы в стремлении достичь поставленных целей работники одного подразделения помогали не только друг другу, но и смежным участкам, получая от них, в свою очередь, также реальную помощь. Если вы действительно хотите в ходе реализа- [c.26]
На строительной площадке часто можно наблюдать, как мастер раздает указания направо и налево Эй, теперь копни лопатой , Отвези тележку — и т. д. Исполнителям постоянно приходится выслушивать Итак, что сделано .. Отвратительно И, естественно, они стремятся выполнять работу только в пределах полученных указаний. Первый уровень — это сложившаяся организация работ на строительной площадке. Перечислим особенности такой техники нисходящих управленческих коммуникаций [c.28]
Этот метод — основа вертикальной управленческой структуры. Он доказал свою эффективность еще в 60-е — начале 70-х гг. — период высоких темпов роста экономики. Однако в эти годы применялась только техника нисходящих вертикальных управленческих коммуникаций, т. е. указания спускались сверху вниз. Сейчас, в эпоху низких темпов роста экономики, когда постоянно меняются цели, а требования со стороны высшего руководства ужесточаются, оказалось, что невозможно ответить на этот вызов в рамках прежних управленческих коммуникаций. [c.33]
Работа по принципу передачи момента движения, о котором мы упоминали, предполагает декомпозицию целей, поставленных высшим руководством. Но при этом декомпозиция происходит с использованием техники нисходящих вертикальных управленческих коммуникаций. [c.33]
Как правило, коммуникационные сети включают вертикальные, горизонтальные и диагональные связи. Вертикальные связи делятся на два вида нисходящие (движение информации от руководителей к подчиненным) и восходящие (отчет подчиненных перед руководством). При этом вертикальные коммуникации обладают весьма серьезным пороком с точки зрения полноты и достоверности информации. Так, Е.В. Троицкая приводит следующие данные о потерях информации в вертикальной цепи коммуникаций (табл. 2) [c.84]
В рамках действия закона информированности и упорядоченности рассмотрим информационные потоки и связи внутри организации, которые реализуются в соответствии с иерархической структурой. В связи с этим целесообразно выделять восходящие и нисходящие информационные потоки, т.е. потоки информации с нижних уровней системы на верхние и наоборот. Обмен информацией между отдельными подразделениями одного уровня иерархической структуры относится к типу горизонтальных коммуникаций. Кроме того, существует информационный обмен между неформальными группами и межличностные коммуникационные связи. Для координации информационных потоков в организации, как правило, создаются специальные информационные службы. Они есть и в крупных магазинах, и в банках, и в различных обслуживающих фирмах. [c.141]
Исследование коммуникативных сетей в организации дает возможность проанализировать целостность системы, ее взаимосвязь с окружающей средой, восприимчивость к нововведениям. Анализ коммуникаций должен носить многоуровневый характер 1) личностные сети индивида 2) сети группы 3) сети системы, на каждом уровне которых выделяются соответствующие показатели (например, разобщенность, сплоченность, доминирование в системе, открытость системы) 4) вертикальные сети (как восходящие, т. е. от низших уровней к высшим, так и нисходящие) 5) горизонтальные между отделами, подразделениями 6) неформальные сети..Особо выделяются коммуникации руководитель-подчиненный , входящие в вертикальные коммуникации в связи с тем, что они являются основной частью коммуникативной деятельности руководителя. [c.488]
Межуровневые коммуникации в организациях. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений. [c.186]
МЕЖУРОВНЕВЫЕ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчи- [c.167]
Значение и сущность коммуникаций в управлении. Теория управления
Теория управления
Лекция 8
Тема лекции: «Значение и сущность коммуникаций в управлении»
Разделы лекции:
1. Понятие
коммуникации. Модели коммуникаций в управлении. Коммуникационный процесс.
2.Общая типология
коммуникаций. Ступени и виды противоречий.
3. Матрица эффективности уровней противоречий в организации. Коммуникация при
самоорганизации системы управления.
РАЗДЕЛ 1. ПОНЯТИЕ
КОММУНИКАЦИИ. МОДЕЛИ КОММУНИКАЦИЙ В УПРАВЛЕНИИ. КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС.
Один из первых
теоретиков организационного поведения Ч. Барнард отмечал, что в любой
достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место,
потому что структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти
полностью определяются средствами коммуникации.
Позже Д. Кац и Р.
Кан писали, что коммуникация является социальным процессом, имеющим важнейшее
значение для функционирования любой группы, организации или общества, и что она
образует самую суть социальной системы или организации.
ЧТО ТАКОЕ
КОММУНИКАЦИЯ?
КОММУНИКАЦИЯ (лат.
communicatio, от communico — делаю общим, связываю, общаюсь) может иметь
следующие значения:
1) путь сообщения,
связь одного места с другим;
2) общение,
передача информации от человека к человеку — специфическая форма взаимодействия
людей в процессах их познавательно-трудовой деятельности, осуществляющаяся,
главным образом, при помощи языка (реже при помощи др. знаковых систем).
КАКИЕ МОДЕЛИ
КОММУНИКАЦИИ СУЩЕСТВУЮТ?
Можно выделить
следующие модели коммуникации:
1) Линейная
(классическая) модель коммуникации Г. Лассуэла (1948)
включает 5 основных элементов коммуникационного процесса:
кто? (передаёт сообщение) — КОММУНИКАТОР; что? (передаётся) — СООБЩЕНИЕ; как? (осуществляется
передача) — КАНАЛ; кому? (направлено сообщение) — АУДИТОРИИ; с каким эффектом? (эффективность
сообщения) — РЕЗУЛЬТАТ.
2)
Социально-психологическая (интеракционистская) модель коммуникации Т. Ньюкомбо,
задающая динамику изменений, к которым будет стремиться коммуникация. Данная
модель старается учитывать как отношения, складывающиеся между общающимися, так
и их отношение к объекту разговора, и постулирует, что общей тенденцией в
коммуникации является стремление к симметрии. При совпадении отношений друг к
другу у общающихся, они будут стремиться к совпадению их отношения к объекту, о
котором идёт речь. При несовпадении отношения друг к другу, будет не совпадать
и отношение к объекту речи. Совпадение отношений к объекту разговора при
несовпадении отношений друг к другу будет восприниматься как ненормальное.
3) Шумовая модель
коммуникации К. Шеннона — У. Уивера дополнила
линейную модель существенным элементом — ПОМЕХАМИ
(ШУМАМИ), затрудняющими коммуникацию. Авторы выделили ТЕХНИЧЕСКИЕ и СЕМАНТИЧЕСКИЕ шумы —
первые связаны с помехами в передатчике и канале, а вторые с искажением передаваемых
значений при восприятии содержания.
4) Факторная модель
коммуникации Г. Малецки является одним из многочисленных вариантов развития модели коммуникации
Шеннона-Уивера включила, помимо базовых элементов, ещё около двух десятков факторов, составляющих
контекст процесса коммуникации и активно влияющих на него субъектов.
5) В циркулярной
(замкнутой), сбалансированной модели коммуникации В. Шрамма и К. Осгуда (1954)
было предложено рассматривать отправителя и получателя информации как равноправных
партнёров, а также был сделан акцент на обратной связи, которая уравновешивала
связь прямую: кодирование — сообщение — декодирование — интерпретация — кодирование — сообщение — декодирование —
интерпретация.
6) Текстовая модель
коммуникации А. Пятигорского осмысливает коммуникацию человека с собой и
другими, которую он осуществляет через (письменный) текст. Согласно данной
модели коммуникация всегда осуществляется в определённой коммуникативной
ситуации связи с другими лицами.
Коммуникации в организации рассматривают как явление и как процесс.
ЧТО
ПРЕДСТАВЛЯЮТ СОБОЙ КОММУНИКАЦИИ КАК ЯВЛЕНИЕ?
КОММУНИКАЦИИ КАК
ЯВЛЕНИЕ — это установленные нормы (правила, инструкции, положения)
взаимодействия между людьми в рамках
организаций, соответствующих организационных форм.
ЧТО
ПРЕДСТАВЛЯЮТ СОБОЙ КОММУНИКАЦИИ КАК ПРОЦЕСС?
КОММУНИКАЦИИ КАК
ПРОЦЕСС — отражение принципов и закономерностей отношений между людьми.
В ЧЕМ ЗАКЛЮЧАЕТСЯ СОДЕРЖАНИЕ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА?
Организация состоит
из множества подразделений, тесно взаимосвязанных между собой. Координация
деятельности всех подразделений, помимо нисходящей и восходящей вертикальной
информации, нуждается в горизонтальных коммуникациях. Общая тенденция
заключается в усилении роли непосредственного координирования действий
несоподчиненных подразделений организации.
Именно информация,
проходящая по горизонтальным коммуникациям, то есть коротким каналам связи,
обеспечивает качество поступающей информации (достоверность и своевременность).
Она формирует равноправные отношения между партнерами и поэтому является важной
составляющей удовлетворенности работников организации.
Рассмотренные
вертикальные и горизонтальные коммуникации действуют в рамках официальной
структуры организации по линии формальной иерархии подчиненности и
делегирования полномочий, а также по линиям формальной подчиненности
горизонтального взаимодействия. Однако внутри организации существуют и играют
важную роль НЕФОРМАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ, которые действуют в рамках
неформальной структуры. К их числу относят слухи, прошедшие по системе тайного
сообщения. По каналам слухов информация передается гораздо быстрее, чем по
каналам формальных коммуникаций. Нередко руководители используют неформальные
коммуникации для запланированной утечки информации или сведений типа «только
между нами». К числу таких слухов относится информация о крупных грядущих
преобразованиях в организации: слияние отделов, сокращение персонала,
структурные преобразования и т. п. Именно посредством коммуникаций информация
передается лицам, принимающим решения, а решения – их исполнителям.
Коммуникационный процесс – это процесс обмена информацией между двумя или более
людьми. Цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания передаваемой
информации со стороны ее получателя.
СПОСОБЫ
КОММУНИКАЦИИ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ ЛИДЕРАМИ.
Лидерам необходимо
налаживать коммуникацию таким образом, чтобы оказывать влияние на подчиненных и
направлять их энергию на достижение корпоративных целей.
КОММУНИКАЦИЯ — это
процесс обмена информацией между отправителем и получателем, например между
лидером и подчиненным, преподавателем и студентом, тренером и игроком
футбольной команды и т. д. Ключевые элементы коммуникационного процесса показаны на рисунке 1. Лидер
инициирует коммуникацию, кодируя мысль или идею, то есть, выбирая определенные
символы (такие как слова), с помощью которых составляется и передается
сообщение.
ЧТО ТАКОЕ
СООБЩЕНИЕ?
СООБЩЕНИЕ — это
осязаемая формулировка мысли или идеи, посланная получателю по
коммуникационному каналу. Каналом может быть формальный отчет, телефонный
звонок, электронное письмо или личная беседа. Получатель декодирует символы,
чтобы понять смысл сообщения. Кодирование и декодирование может иногда вызывать
коммуникативные ошибки и обусловленные различиями между людьми в их знаниях,
психологических установках и культурных ценностях, а также социальном
окружении. Эти различия, действуя в качестве фильтров, вызывают «шум», который
служит помехой при осмыслении символов. Начальники и подчиненные, мужья и жены,
родители и дети, друзья и незнакомцы совершают коммуникативные ошибки, потому
что участники коммуникации могут неправильно интерпретировать получаемые
сообщения.
ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ
СОБОЙ ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ?
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ —
это составляющая коммуникативного процесса, помогающая отправителю убедиться,
что получатель правильно понял сообщение. Обратная связь возникает в тех
случаях, когда получатель отвечает отправителю, отправляя ему свое сообщение.
Без обратной связи коммуникативный цикл является неполным.
Эффективная коммуникация
предполагает не только обмен информацией, но и взаимопонимание.
Рисунок 1. Базовая модель
коммуникационного процесса.
ПОЧЕМУ ОБРАТНАЯ
СВЯЗЬ ИГРАЕТ БОЛЬШУЮ РОЛЬ В КОММУНИКАЦИОННОМ ПРОЦЕССЕ?
Коммуникация с
помощью обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам
процесс приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена не
обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание.
КАКОВЫ ОСНОВНЫЕ
СОСТАВЛЯЮЩИЕ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА?
К составляющим
коммуникационного процесса, который налаживают менеджеры и лидеры, относятся
отправление, получение и интерпретация информации, а также обратная связь.
Элементарный
коммуникационный процесс схематично представлен на рисунке 2.
Человек, у которого
появилась идея (шаг 1), решает ею поделиться. Затем идея кодируется (шаг 2) в
какой-то форме письменного, устного или иного языка, который может быть передан
(шаг 3) символами, звуками или другими средствами выражения. К сожалению, почти
никогда не получается замкнутой цепи от передатчика к приемнику (шаг 5). В
промежутке подстерегают помехи (шаг 4) всех видов, готовые исказить сообщение.
Изменить исходную передачу могут отвлекающие моменты – шум и другое. Различия в
восприятии – это проблема, на которую часто не обращают внимания. Одно и то же
сообщение может иметь различный смысл для людей с разным опытом или
образованием. Стремление к точности иногда требует дополнительных усилий, но
обычно сберегает время в дальнейшем. И, наконец, независимо от человеческого фактора
язык сам по себе создает трудности. Когда сообщение воспринимается посредством
глаз, ушей или эмоций второго человека, оно передается в мозг, где язык
сообщения декодируется (шаг 6). Окончательное впечатление порождает полученную
идею (шаг 7). К сожалению, шаг 7 точно соответствует (идее) шагу 1 лишь в
теории. В реальной практике на каждом из шагов кроются ловушки, мешающие четкой
коммуникации.
Рисунок
2. Схема коммуникационного процесса.
Последним важным
элементом коммуникационного процесса является обратная связь, появляющаяся в
результате обмена участников процесса ролями. Получатель становится
отправителем, и наоборот, отправитель – получателем. Таким образом, весь цикл
повторяется вновь, но уже в другом направлении. Обратная связь – это ответ
получателя на послание. Она дает возможность отправителю узнать, дошло ли
послание до адресата и в каком значении.
КОММУНИКАЦИЯ
МЕНЕДЖЕРА. Коммуникация — это процесс обмена информацией между отправителем и получателем. Менеджеры выполняют функцию
«информационного процессора». Они тратят более 80% рабочего времени на общение
с сотрудниками. Иными словами, 48 минут из каждого часа уходит на встречи,
телефонные разговоры, общение по Интернету и «живые» беседы. Менеджеры изучают
окружающую среду, чтобы узнать об интересующих их событиях, собрать необходимые
данные, сделать обобщение и передать полезную информацию другим людям. Затем
они получают сообщения подчиненных, что позволяет установить обратную связь и
увидеть, присутствует ли в коммуникационном канале «шум», мешающий правильному
пониманию.
Менеджеры
налаживают коммуникацию, чтобы направлять и контролировать корпоративную
деятельность. Здесь эффективность коммуникации зависит от точности формулировок
и устранения «шума». Основное содержание сообщений составляют факты, статистика
и решения. Дальновидные менеджеры стараются занять центральное место в
информационной сети, чтобы контролировать выполнение заданий. Лидеры
осуществляют коммуникации по другим принципам.
РАЗДЕЛ 2. ОБЩАЯ
ТИПОЛОГИЯ КОММУНИКАЦИЙ. СТУПЕНИ И ВИДЫ ПРОТИВОРЕЧИЙ.
Коммуникации — один из способов
выражения закона информированности — упорядоченности (информатизации) в
организации. Они выполняют жизнеобеспечивающую роль в организации: без эффективного обмена
информацией функционирование организации невозможно. Качество обмена
информацией непосредственно влияет на
достижение целей и эффективность
управления: 73% американских, 63% английских, 85% японских руководителей
считают неэффективные коммуникации главным препятствием на пути достижения
эффективной деятельности организации.
Коммуникация как
процесс представляет собой процесс, связанный с межличностным и организационным
общением при передаче информации как внутри организации, так и с внешней
средой. Поэтому коммуникации можно классифицировать на две большие группы:
— ВНЕШНИЕ и
— ВНУТРЕННИЕ.
При этом, в теории
управления принята следующая типология ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЙ:
— МЕЖДУ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ,
— ВНУТРИ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ПО УРОВНЯМ ПРОИЗВОДСТВА И УПРАВЛЕНИЯ,
— МЕЖЛИЧНОСТНЫЕ и
— НЕФОРМАЛЬНЫЕ.
Рассмотрим виды
коммуникаций подробнее.
ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЮТ
СОБОЙ ВНЕШНИЕ КОММУНИКАЦИИ?
ВНЕШНИЕ
КОММУНИКАЦИИ – это коммуникации между организацией и ее окружением (средой).
Факторы внешней среды оказывают всевозрастающее влияние на деятельность
организации. Эти факторы (потребители, поставщики, конкуренты и т. п.) и
определяют состав и содержание внешних коммуникаций. Более того, внутренние
коммуникации, как правило, являются реакцией на меняющуюся характеристику
внешнего окружения.
Организации
пользуются разнообразными средствами коммуникации с внешней средой:
— с потребителями общаются с помощью разнообразной рекламы;
— в налоговую инспекцию представляют письменные отчеты:
— с общественностью формируют свой имидж, осуществляют
благотворительную деятельность;
— с поставщиками используют их рекламу на материалы, сырье,
комплектующие, заключают договоры о поставках.
ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЮТ
СОБОЙ ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ?
ВНУТРЕННИЕ
КОММУНИКАЦИИ – это коммуникации между структурными подразделениями и отдельными
исполнителями.
В рамках
межуровневых вертикальных коммуникаций информация перемещается внутри
организации с уровня на уровень. При этом информация может передаваться по
нисходящей и по восходящей. По нисходящей информация передается с высших
уровней на низшие, выполняя роль прямой связи. Коммуникации по восходящей, то
есть снизу вверх, выполняют функцию обратной связи, информируют руководителей о
состоянии дел на нижних уровнях.
ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ
можно разделить на следующие виды:
— между
подразделениями;
— внутри
подразделений по уровням производства и управления;
— межличностные;
— неформальные.
ТИПЫ
КОММУНИКАЦИОННЫХ СЕТЕЙ.
Термин
«сеть» используется учеными, изучающими организации, для обозначения
трех различных понятий.
1. Коммуникационная
сеть полной системы, охватывающая устойчивые схемы коммуникации всех индивидов
в системе, в частности в организации, может объединять в крупной организации
тысячи индивидов.
2. Коммуникационная
группа, определяемая как подсистема, элементы которой взаимодействуют друг с
другом относительно чаще, чем с другими элементами коммуникационной системы.
Большинство групп включают от пяти до двадцати пяти членов, а иногда и большее
их число. Группы являются, таким образом, одним из основных компонентов сети
коммуникации в организации (наряду со специфическими коммуникационными ролями
индивидов).
3. Личностная сеть
коммуникации, определяемая как устойчивая схема коммуникационных потоков
данного индивида с любыми другими индивидами. Каждый индивид имеет личностную
сеть, связывающую его с теми индивидами, с которыми он постоянно контактирует
по определенным вопросам. Таким образом, индивид обладает собственной
коммуникационной внешней средой. Личностная сеть частично объясняет поведение
индивида.
КОММУНИКАЦИОННЫЕ
РОЛИ.
Члены организации
контактируют друг с другом, выполняя разные функции.
КОММУНИКАЦИОННЫЕ
РОЛИ — это функции, которые выполняют члены организации в процессе передачи
информации. Некоторые индивиды являются как бы «сторожами»: они
контролируют входные потоки сообщений. Другие занимают ключевые позиции,
связывая группы. Их называют «связными». Основное отличие третьей
группы лиц состоит в том, что они оказывают неформально решающее влияние на поведение
остальных, это — «лидеры мнения» (неформальные лидеры). Четвертая
группа — «космополиты» — это как бы «окна в мир»
организации, поскольку они связывают систему с внешней средой.
«СТОРОЖ»
— это индивид, занимающий такое место в структуре, которое позволяет ему
регулировать потоки сообщений, идущие по данному каналу. Одна из
«сторожевых» функций состоит в уменьшении информационных перегрузок.
«Сторож» фильтрует потоки сообщений, отсеивает маловажные сообщения и
передает более важные, способствует снижению информационных перегрузок, не
препятствуя нормальному функционированию организации.
«СВЯЗНОЙ»
(иногда называемый «связующей точкой») — это индивид, связывающий на
межличностной основе две и более группы в системе, не принадлежа ни одной из
них (определенные индивиды играют квазисвязную роль, являясь членами той или
иной группы, их называют «МОСТИКАМИ»).
«Связные»,
таким образом, размещаются на пересечениях информационных потоков в
организации. «Связных» называют цементом, скрепляющим структурные
«кирпичи» организации: при удалении «связных» система
начинает разваливаться на изолированные группы.
«ЛИДЕР
МНЕНИЯ» — это лицо, способное оказывать достаточно заметное неформальное
влияние на установки или поведение других индивидов в желаемом направлении. Таким
образом, «лидеры мнения» — это, скорее, неформальные, чем формальные
лидеры.
«КОСМОПОЛИТ»
— это индивид, который чаще, чем остальные, взаимодействует с внешней средой
системы. В той мере, в каши любая организация является открытой, она должна
иметь, по крайней мере, нескольких «космополитов». В большинстве
систем «космополиты» располагаются в вершине и у основания
иерархической лестницы.
ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ
СОБОЙ НЕФОРМАЛЬНАЯ КОММУНИКАЦИЯ?
На подчиненных
оказывают влияние не только поучительные истории, но и язык тела лидера, его
внешний вид и все его действия. За лидером постоянно наблюдают, и его
внешность, поступки, психологические установки символически интерпретируются
окружающими. Даже выбор коммуникативных каналов, о котором мы говорили выше, может
многое сказать сотрудникам, поскольку каждый канал ассоциируется с определенным
типом общения. Распоряжения и меморандумы указывают на официальный характер
коммуникации, тогда как визит начальника в кабинет подчиненного воспринимается
как проявление заботы и утверждение принципов командной работы. Сам стиль
поведения лидера во время общения символичен: например, студенты осознают
важность какой-либо темы уже потому, что профессор уделяет ей много времени в
своих лекциях, или человек может испытывать досаду, получив в ответ вежливое
письмо вместо личной встречи. Символы являются важнейшей частью неформального
общения. Многие люди не понимают, что постоянно вовлечены в коммуникацию, даже
когда не произносят слов: они заменяют их мимикой, языком тела и действиями.
Лидеры должны отчетливо понимать, что информация, которую они передают другим
людям, содержится не только в вербальных текстах.
ЧТО ТАКОЕ
НЕВЕРБАЛЬНАЯ КОММУНИКАЦИЯ?
НЕВЕРБАЛЬНАЯ
КОММУНИКАЦИЯ — это сообщения, передающиеся с помощью действий и поведения. Эти сообщения содержат более половины
информации, получаемой индивидуумом.
Окружающие склонны
символически воспринимать действия лидера, соотнося их со значением
произносимых им слов. Интерпретируя невербальное поведение лидера, подчиненные
определяют, в какой мере его поступки соответствуют словам. Если начальник
говорит об обслуживании клиентов, но сам не общается с ними, подчиненные не
придают его словам серьезного значения. Как показывают исследования, если
вербальные и невербальные сигналы противоречат другу, люди склонны делать
выводы исходя из содержания невербальных сигналов. Рассмотрим ситуацию, в
которой управляющий заводом доказывает необходимость снижения расходов. Он
замечает, что большинство менеджеров совершают деловые полеты, приобретая
билеты первого класса. Вместо того чтобы запретить летать в салонах первого
класса, управляющий стал неизменно приобретать более дешевые билеты. Личный
пример помог убедить подчиненных экономить деньги на деловых поездках, и вскоре
все остальные менеджеры стали летать в салонах второго класса. Действия лидера
интерпретируются подчиненными как символы, выражающие определенные идеи и
мировоззрение.
Неформальная
коммуникация требует создания условий открытого общения и основывается на
взаимодействии, не ограниченном официальными коммуникативными каналами.
Неформальная коммуникация позволяет лидеру не только яснее выразить свою
концепцию, но и оказать более сильное влияние на подчиненных. К неформальным
видам коммуникации относится так называемый БЛУЖДАЮЩИЙ МЕНЕДЖМЕНТ.
ЧТО ТАКОЕ
«БЛУЖДАЮЩИЙ МЕНЕДЖМЕНТ»?
Используя этот
стиль руководства, начальник покидает свой кабинет или офис, чтобы встретиться
и непосредственно поговорить с подчиненными на их рабочем месте, и оказывает,
таким образом, на них положительное влияние. Кроме того, блуждающий менеджмент
обогащает коммуникацию, и длительность его воздействия на обе стороны намного
больше, чем у традиционных форм управления.
ПРИМЕР.
Когда И. Грейди
Боуг (Е. Grady Bogue) был назначен ректором университета Луизианы (Louisiana
State University), он первым делом совершил обход студенческого городка. Во
время этого обхода новый ректор посетил биологическую лабораторию и провел там
неформальную беседу с сотрудниками. Как отмечает Боуг, живое общение с людьми
помогло ему многое узнать о жизни университета, о сильных и слабых сторонах его
научных программ. Все это свидетельствует, что никакие письменные доклады и
отчеты не могут заменить личной встречи и непосредственного разговора с
подчиненным — об этом лидерам следует помнить постоянно.
КАКОВО ЗНАЧЕНИЕ
КОММУНИКАЦИЙ В УСЛОВИЯХ КРИЗИСА?
Навыки общения
лидера приобретают особое значение в периоды стремительных изменений и
кризисов. В последние несколько лет произошла череда серьезных кризисов:
террористические атаки, взрыв космического корабля, эпидемия сибирской язвы,
громкие корпоративные скандалы, закрытие многих производств и массовые
увольнения. Кризисные события требуют от лидера особого умения наладить
коммуникацию. Организации ежедневно сталкиваются со значительными и
незначительными кризисными ситуациями. К ним можно отнести утрату компьютерной
базы данных, проявление расовой дискриминации, пожары на производстве, эпидемии.
Кроме того, в обществе участились случаи применения огнестрельного оружия и
пропажи детей, что оказывает самое негативное воздействие на людей. Коммуникация в условиях кризиса всегда была
частью работы лидера, но в наше время мир стал столь быстр, интерактивен и
сложен, что непрогнозируемые происшествия случаются все чаще и чаще, а их
последствия становятся все более болезненными.
НАЛАЖИВАНИЕ
ВЗАИМООТНОШЕНИЙ.
Чтобы быть готовыми
к трудностям, лидеры должны развить в себе навыки общения в период кризиса,
соблюдая следующие четыре принципа.
1. СОХРАНЯТЬ
СПОКОЙСТВИЕ, ВНИМАТЕЛЬНЕЕ СЛУШАТЬ ОКРУЖАЮЩИХ. Состояние лидера передается
находящимся рядом людям, поэтому он должен сохранять спокойствие и
самообладание. В условиях кризиса очень важно успокоить людей, испытывающих
страх и находящихся в состоянии неопределенности, поэтому лидеру необходимо
внимательнее, чем когда-либо, слушать окружающих. Не закрывая глаза на
существование опасностей и трудностей, лидер должен внушить людям надежду и
оптимизм.
2. ОСТАВАТЬСЯ НА
ВИДУ. В минуты растерянности люди ищут человека, контролирующего ситуацию.
Многие лидеры недооценивают важность их присутствия в моменты кризиса. Часто,
когда компания оказывается в тяжелом положении, руководители уединяются,
скрывают информацию от окружающих и дают волю эмоциям или в одиночку пытаются
разрешить возникшие проблемы. Однако настоящий лидер не боится открытости. Он
успокаивает подчиненных и отвечает на вопросы, которые волнуют окружающих.
Общение лицом к лицу имеет особое значение в кризисных ситуациях. Людям
необходимо знать, что их лидер заботится о них и не оставит их в трудную
минуту.
3. ГОВОРИТЬ ПРАВДУ.
В моменты кризиса лидеры должны собрать максимально полную и достоверную
информацию из различных источников, чтобы точно оценить происходящее и как
можно быстрее сообщить правду подчиненным и представителям общественности. 74
Необходимо сразу же пресечь распространение ложных слухов.
4. РАССКАЗЫВАТЬ
ОКРУЖАЮЩИМ О СВОЕМ ВИДЕНИИ БУДУЩЕГО. Заботясь в кризисных ситуациях о подчиненных,
лидеры, тем не менее, должны стремиться как можно быстрее вернуться к
нормальной работе. Организации необходимо продолжать свою деятельность, и
большинство сотрудников хотят по-прежнему сохранить за собой свои места. Именно
в моменты кризисов лидерам предоставляется прекрасная возможность изложить свою
концепцию будущего, которая способна вдохновить людей и вселить в них надежду и
уверенность в завтрашнем дне.
КОММУНИКАЦИОННЫЕ
БАРЬЕРЫ И СПОСОБЫ ИХ ПРЕОДОЛЕНИЯ. ПРЕГРАДЫ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ КОММУНИКАЦИЯХ.
Межличностная
коммуникация имеет огромное значение для эффективного управления. С одной
стороны, от 50% до 90% своего времени руководитель тратит на разговоры, а с
другой – решение многих управленческих задач строится на непосредственном
взаимодействии людей в рамках различных ситуаций, в которых межличностная
коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов,
характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.
КАКОВЫ ПРЕГРАДЫ В
МЕЖЛИЧНОСТНЫХ КОММУНИКАЦИЯХ?
Преграды или шумы, встречающиеся
в межличностной коммуникации, принято подразделять на преграды, обусловленные:
— восприятием;
— семантикой;
— использованием в обмене невербальной информации;
— неэффективной обратной связью;
— плохим умением слушать.
Рассмотрим их более
подробно.
ПРЕГРАДЫ,
ОБУСЛОВЛЕННЫЕ ВОСПРИЯТИЕМ.
Руководитель должен
иметь представление о процессе восприятия, поскольку именно это определяет
реальность для индивида. Люди реагируют не на то, что в действительности
происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как происходящее. Учет
факторов, влияющих на восприятие в процессе обмена информацией, позволяет
своевременно устранить преграды, обусловленные восприятием. Одна из таких
преград возникает по причине несовпадения сфер компетенции отправителя и
получателя. Люди могут по-разному интерпретировать одну и ту же информацию в
зависимости от накопленного опыта. Отсюда возникают трудности организаций в
обмене информацией. Еще одна причина трудностей восприятия в процессе
коммуникаций состоит в существовании преград, обусловленных социальными
установками людей.
ПРЕГРАДЫ,
ОБУСЛОВЛЕННЫЕ СЕМАНТИКОЙ.
Семантика изучает
способ использования слов и значений, передаваемых словами. Поскольку слова
(символы) могут иметь разные значения для разных людей, то, соответственно,
интерпретация сообщения будет зависеть от этих различий. Поскольку у каждого
человека свой опыт, и каждый акт обмена информацией в определенной мере
является новой ситуацией, то никто не может быть абсолютно уверен в том, что
другое лицо припишет то же самое значение использованному символу.
НЕВЕРБАЛЬНЫЕ
ПРЕГРАДЫ.
Несмотря на то, что
вербальные символы (слова) – основное средство для кодирования идей,
предназначенных для передачи, однако люди используют и невербальные. Как
правило, невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может
усиливать или изменять смысл слов, модуляции голоса, темп и ритм речи и т. д.
НЕЭФФЕКТИВНАЯ
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ.
Другим
ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие
адекватной обратной связи по поводу посланного вами сообщения. Обратная связь
важна, поскольку позволяет установить, действительно ли переданное вами
сообщение правильно истолковано получателем. Поскольку существует масса
источников шумов, искажающих содержание сообщений, то обратная связь является
един
Коммуникационные барьеры — что нам мешает общаться?
Коммуникационные барьеры, что это? Какие барьеры бывают? Для удобства обсуждения мы можем классифицировать барьеры для общения в следующих четырех категориях:
- Организационные барьеры
- Индивидуальные барьеры
- Семантический барьер
- Другие коммуникационные барьеры
Прежде чем перейдем к сути, дадим определение коммуникационному барьеру.
Коммуникационные барьеры – это совокупность факторов, как внешних так и внутренних, которые мешают эффективной коммуникации или вообще блокируют её, проще говоря это все, что мешает нам нормально общаться друг с другом.
Теперь рассмотрим каждый тип более подробно.
Организационные барьеры
Организационные барьеры внутри организации могут быть следующих типов:
- Отрицательный организационный климат. Основным аспектом организационного климата, который выступает в качестве коммуникационного барьера, является негативное отношение высшего руководства.Отрицательное отношение высшего руководства препятствует коммуникационной инициативе сотрудников.
- Отсутствие коммуникационной политики. Хорошо продуманная коммуникационная политика поощряет общение в организации.В отсутствие такой политики сотрудники не решаются общаться.
- Чрезмерные уровни полномочий. Чрезмерные уровни полномочий действуют как серьезное препятствие для успешной коммуникации.В случае чрезмерного ограничения полномочий также препятствует успешной коммуникации. В случае чрезмерных уровней полномочий, информация проходящая через несколько иерархических уровней, конечно, достигает своего конечного адресата, но в результате информация может быть частично искажена или потеряна. Чрезмерные уровни полномочий также задерживают связь.
- Фильтрация. Фильтрация подразумевает умышленное искажение информации.Эта проблема обычно возникает при восходящей коммуникации. При восходящей коммуникации сотрудники, как правило, передают только те сообщения, которые создают положительное впечатление о них.
Индивидуальные барьеры
Барьеры, созданные отправителем и получателем, известны как индивидуальные барьеры.
К таким барьерам относятся следующие:
- Различия в личности. Личность — это набор атрибутов, которые определяют человека.У каждого человека своя отличная от других личность имеющая свой характер. Этот индивидуальный характер личности является препятствием для общения.
- Перцептивные различия. Восприятие — это уникальный способ, с помощью которого люди реагируют или интерпретируют объект.Разница в восприятии — очень распространенная проблема в эффективной коммуникации. То есть на одну и туже ситуацию люди могут реагировать по разному.
- Страх. Страх перед репрессиями или нападениями, страх перед критикой за незнание и т.д. Страх это базовая эмоция каждого человека. Страх может создавать проблемы в общении.
- Стереотипирование. Стереотипирование обобщает информацию о классе людей или событиях, которые широко распространены в данной культуре.В случае стереотипов люди развивают коммуникационные высказывания и мысли о других. Эта ориентация раскрывается в таких заявлениях и мыслях. Например, «Все продавцы подержанных автомобилей обманщики» или «Все банки обещающие большую прибыль — лжецы». Такие всеохватывающие восприятия не только редко верны, но также блокируют умственную деятельность, необходимую для успешного общения.
- Эффект ореола. Эффект ореола — это тенденция использовать общее впечатление, основанное на одной или нескольких характеристиках, для оценки других характеристик того же самого человека. Например, если идентифицировать одну черту сотрудника, например отличную запись о посещаемости, и связать ее с производительностью и качеством работы сотрудника, в итоге если человек качественно выполняет работу, то значит, он её никогда не прогуливает.
- Невнимательность. Иногда связь не достигается из-за невнимательности того кто принимает информацию.Такое невнимание может быть вызвано занятостью, отсутствием интереса к предмету разговора и т.д.
Семантические коммуникационные барьеры
Общим препятствием для эффективной коммуникации является семантическое искажение, которое может быть преднамеренным или случайным. Семантическая проблема возникает, когда слова и символы имеют разные значения для разных людей, которые приводят к недоразумениям. Например, в рекламе говорится: «Мы продаем за меньшее». Это неоднозначно и поднимает вопрос: меньше чем, что? В другом случае, мужчина может сказать своей коллеге женского пола: «Отойдите в сторону». Женщина может понять смысл этой фразы по своему: «Он назвал меня толстой!» Семантический барьер представляет собой сложную задачу, когда люди из разных культур общаются друг с другом.
Другие коммуникационные барьеры
Следующие факторы также выступают в качестве барьера для эффективной коммуникации:
- Информационная перегрузка. Информационная перегрузка также может быть проблемой эффективной коммуникации.Информационная перегрузка — это ситуация, когда человеку дают слишком много информации за раз, в следствии чего человек может потерять нить разговора.
- Неверное выражение. Неверное выражение сообщения не может передать точное значение получателю.Это происходит из-за отсутствия ясности, использования неопределенных терминов, плохо выраженной информации, неправильной организации идей и т.д.
- Различия в статусе. Проблема связи может возникнуть, при различии в статусе человека, например между владельцем бизнеса, и простым подчиненным. Проблемы и интересы подчиненных не всегда заботят руководителей. В результате одни не могут наладить связь с другими, так как другие не хотят слышать.
- Отрицательное отношение к изменениям. Некоторые люди всегда сопротивляются любым изменениям в их привычной жизни.Они думают, что старые вещи лучше, чем новые, и поэтому боятся изменений. Поэтому они создают проблемы в общении путем невнимания, ложной интерпретации, слуха, сопротивления и отсутствия сотрудничества.
- Шум. Факторы окружающей среды также могут нарушить эффективную связь.Одним из таких факторов является шум. Например, при устном сообщении шум может помещать информации достигнуть адресата. К примеру, на фабриках громкий шум машин затрудняет устное общение.
В заключении хотелось бы пожелать:
«Больше общайтесь, налаживайте коммуникационные связи, разрушайте барьеры которые препятствуют общению».
Игорь Фомичев, клинический психолог,
эксперт в «Центр специальных исследований и экспертиз».
т. 8-925-855-13-75
Организационная коммуникация — это… Понятие, виды, структура и особенности
Коммуникация имеет громадное значение для успешного развития любой организации. Это своеобразная «кровеносная система» любого предприятия. Успешные руководители, топовые менеджеры и грамотные специалисты достигли успеха во многом благодаря навыкам общения. О том, как укрепить и одновременно развить межличностные, групповые и организационные коммуникации, будет подробно рассказано в нашей статье.
Коммуникационный процесс — что это?
Коммуникацией называют процедуру обмена информацией, на базе которого руководитель приобретает сведения, необходимые для принятия эффективных решений, а также доводит принятые решения до работников предприятия. В случае плохой работы коммуникаций решения могут оказаться ошибочными. Люди плохо поймут, что от них требует начальство, а это чревато разрывом межличностных отношений. Эффективность коммуникативных процессов часто обуславливается качеством решений и тем, как они будут реализованы в дальнейшем.
Информация играет особую роль в процессе реализации межличностных и организационных коммуникаций. Это результат общения, внешнее проявление коммуникативной процедуры. Информация занимает особое место в вербальном поведении человека. Она переходит от одного субъекта к другому. При этом субъектами здесь могут выступать отдельно взятые личности, группы или целые организации.
Коммуникация может осуществляться путем передачи идей, мнений, навыков, фактов, восприятий или ощущений. Она требует получения желаемый реакции в ответ. Следует при этом учитывать, что система организационной коммуникации и информация — это различные явления, хоть и связанные между собой. Так, коммуникация — это не только то, что передается, но и то, как это «что-то» передается. Информация является лишь составной частью коммуникативного процесса.
Коммуникация представляет собой процесс, в котором два и более человека обмениваются определенной информацией. Основная цель организационной коммуникации — это достижение понимания информации, которая подлежит обмену. Ведь сам факт обмена еще не гарантирует успешность реализуемой процедуры.
Система организационной коммуникации состоит из нескольких субъектов:
- отправителя — лица, которое генерирует идею, либо отбирает информацию для передачи;
- канала — средства передачи совокупности сведений;
- получателя — лица, получающего информацию и интерпретирующего ее;
- сообщения — непосредственно информации, закодированной в ряд определенных символов.
Отправитель и получатель являются двумя основными субъектами. В ходе коммуникативного процесса они проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задачей является составление сообщения и использование канала для его передачи таким образом, чтобы обе стороны одинаково интерпретировали первоначальную идею. Это достаточно тяжелая задача, поскольку каждый дальнейший шаг может исказить смысл идеи.
Вот как выглядят четыре этапа межличностной и организационной коммуникации:
- генерирование идеи;
- кодирование и выбор нужного канала передачи информации;
- передача информации;
- декодирование.
О каждом этапе следует рассказать чуть подробнее.
Элементы коммуникации
Нередко процедура коммуникации может занять всего пару секунд, а следовательно, выделить в нем какие-то конкретные этапы достаточно тяжело. Тем не менее, социологами были выделены и проанализированы четыре основных этапа коммуникативного процесса.
Первый этап именуется генерированием идеи. Организационная коммуникация — это процедура, которая начинается с формулирования определенной информации. Отправитель решает поставленную задачу путем донесения сообщения. Нередко такие попытки дают сбой уже на первом этапе, так как отправитель не уделяет достаточно времени обдумыванию идеи.
Многими специалистами подчеркивается важность, даже преобладающее значение первого этапа. «Не начинай говорить, не начав думать» — заявил как-то Джефферсон Дэвис, герой гражданской войны в США. Всегда следует думать об идее, которую требуется донести до получателя. Нужно быть уверенным в уместности и адекватности этой идеи, а также конкретной ситуации и цели.
Второй этап именуется кодированием и выбором канала. Организационная культура коммуникации требует переформирования идеи, которую хочет донести отправитель, в определенные символы. Это могут быть слова, жесты, интонации или что-то другое. Именно кодирование превращает идею в полноценное сообщение.
Для качественной передачи идеи отправитель должен выбрать канал, совместимый с типом символов, которые используются для кодирования. Самыми известными являются устная речь, письмо и разного рода электронные средства: видеозаписи, электронная почта, компьютеры и т. д. Передача материала невозможна, если канал не подходит для физической формы выбранных символов. Следует также отметить, что эффективность коммуникативных процессов может быть снижена, если канал не соответствует идее, выработанной на первом этапе.
Третьим этапом в процедуре межличностной, групповой или организационной коммуникации является непосредственно передача информации. Отправитель использует канал для доставки сообщения — происходит физическая передача закодированной идеи.
Наконец, последний этап именуется декодированием. Получатель переводит полученные символы, составленные отправителем, в собственные мысли. Завершение коммуникации связано с формулированием идеи двумя субъектами процесса.
Виды коммуникации
Организационная коммуникация — это широкий и очень объемный процесс, содержащий в себе множество различных элементов. Согласно самой распространенной классификации, коммуникативная процедура делится на внутреннюю и внешнюю. Внешний процесс представляет собой взаимодействие между организацией и внешней средой. Причем внешние факторы сильно воздействуют на деятельность организации.
Предприятия используют разнообразные средства для коммуникации с составляющими своего внешнего окружения. Имеющиеся потенциальные потребители получают необходимую информацию с помощью рекламы или иных средств продвижения товаров. Первостепенное значение здесь имеет определенный образ, составляющий организационный имидж.
Второй вид коммуникации именуется внутренним. Это внутриорганизационные связи между различными уровнями и подразделениями. Они могут носить формальный и неформальный характер.
Формальные коммуникативные связи — это явления, определяющиеся организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных подразделений. Неформальные же коммуникации представляют собой так называемый «канал слухов». Информация, распространяемая в виде слухов, не всегда считается неточной. Как показывают исследования, более 80 % организационных слухов имеют под собой вполне реальную и обоснованную событийную базу.
Организационная коммуникация — это широчайшая система неформальных каналов. Сюда могут входить следующие типы информации:
- изменение организационной структуры;
- предстоящие повышения и переводы;
- подробное изложение организационных споров;
- предстоящие сокращения по производственному объему;
- неформальные встречи и т. д.
Согласно другой классификации, структура организационных коммуникаций формируется по уровням. Так, процессы передачи информации могут реализовываться по вертикали — то есть быть нисходящими и восходящими. Нисходящая группа информационных процессов являет собой передачу информации с высшего уровня на низший — например, когда работника спрашивают о заданиях, приоритетах, желаемых результатах и т. д. Восходящие коммуникации осуществляются в виде предложений, отчетов, пояснительных записок и т. д.
Следует также выделить коммуникативные процессы между отделами, между рабочей группой и начальством, представителями профсоюза и руководством и т. д.
Виды барьеров в коммуникации
Эффективность организационной культуры коммуникации может заметно снизиться из-за так называемых барьеров — межличностных преград. На системном уровне они делятся на несколько видов.
Первая преграда может быть обусловлена условиями восприятия. Работа менеджера или любого другого представителя руководящей структуры заключается в осознании сути восприятия, определении «реальности для индивидуума». Известно, что люди реагируют не на действительные явления в их среде, а на способы восприятия этих явлений. Разобравшись в факторах, которые влияют на восприятие, можно преодолеть и многие барьеры.
Самый распространенный пример барьера, обусловленного восприятием, — это конфликт между областями деятельности получателя и отправителя. Одна и та же информация может интерпретироваться по-разному в зависимости от накопленного ими опыта. Люди могут принимать информацию выборочно, учитывая при этом свои интересы, взгляды, требования и эмоциональное состояние.
Следующий организационный барьер коммуникации именуется семантическим. Семантика — это наука о вариантах использования слов и придания им значения. Нередко те или иные слова приводят к недопониманию, поскольку могут менять свой смысл в зависимости от контекста.
Невербальные барьеры составляют третью группу коммуникативных преград. Речь идет о любых символах за исключением слов. Это улыбка, напряженное лицо, нахмуренные брови, зрительный контакт и многое другое. Особенно важна здесь интонация — то, как именно произносятся слова. Одной и той же фразе можно придать разный характер, неодинаковый эмоциональный оттенок.
Неэффективная обратная связь являет собой четвертый проблемный фактор организационной коммуникации. Всем известно значение хоть какой-то реакции на отправленное послание. В противном случае одна из сторон будет считать коммуникацию неудавшейся.
Решение проблем в системе организационной коммуникации
В настоящее время выработано несколько стратегий, позволяющих эффективно преодолевать коммуникационные барьеры и повышать эффективность передачи информации на уровне организационных сотрудников.
Во-первых, руководство предприятия должно обратить внимание на развитие коммуникационных навыков своих работников. Самым популярным методом взаимодействия между субъектами является активное слушание. Смысл этого приема заключается в способности слушателя помочь говорящему сказать именно то, что он намеревался донести изначально. Существует несколько принципов активного слушания:
- задавать вопросы, но не перебивать говорящего;
- расположить собеседника к себе, сформировать дружелюбную и теплую атмосферу;
- быть терпеливым и избегать конфликтов на этапе получения сведений;
- демонстрировать симпатию и свой интерес к собеседнику;
- пытаться нейтрализовать отвлекающие факторы, избежать вмешательства извне.
Во-вторых, начальство должно прояснять собственные пожелания и идеи перед их передачей. Необходимо регулярно обдумывать и анализировать вопросы и проблемы, которые нужно сделать объектами передачи.
Добиться эффективности организационной коммуникации можно путем использования таких приемов, как установление обратной связи, «взгляд со стороны», восприимчивость к потенциальным проблемам и т. д.
Межличностная коммуникация
Любая форма организационной коммуникации будет считаться удачной лишь в том случае, если окажутся качественно сформированными основные ее элементы — явления межличностной коммуникации. Как грамотно сконструировать общение между двумя и более субъектами? Для начала следует учитывать несколько принципов:
- необратимость уничтожения сказанного или отправленного;
- обратная связь как непременное условие коммуникативного процесса;
- необратимость и неизбежность межличностной коммуникации в социуме.
Есть три основные формы коммуникации. Это известный всем диалог, монолог и полилог. Именно последняя форма играет особую роль в построении организационной формы общения.
Способы оптимизации коммуникативных процессов
Особое внимание следует уделить обратной связи. Это важнейший элемент организационной коммуникации. Роль данного компонента нельзя недооценивать. Именно ответная реакция делает коммуникативный процесс наиболее качественным и эффективным.
Следует учитывать, что обратная связь должна быть своевременной и четко выстроенной. Она должна содержать перефразированный оригинальный посыл и ряд уточняющих вопросов. Нежелательно давать оценки оригинальному посланию — как отрицательные, так и положительные.
Самый частый и надежный способ установления обратной связи — это формулирование вопросов. Чаще всего они нужны для сравнения пришедшего послания с тем, что изначально хотел услышать получатель. То же касается отправителя: он может задавать дополнительные вопросы получателю, чтобы сравнить отправленный материал с тем, что изначально нужно было сформулировать.
Для эффективного управления организационными коммуникациями необходимо пытаться развить у сотрудников технические навыки общения — а именно написание меморандумов, использование факса, электронной почты и т. д.
Должны быть четко сформированы управленческие системы и культура коммуникации. Современными организациями могут использоваться «горячие линии» корпоративного типа — когда сотрудники в любое время могут использовать информационный обмен, задавать уточняющие вопросы, высказывать свои мысли и оценочные суждения, организовывать совместные пикники, экскурсии и т. д. Все это является неформальными примерами организационной коммуникации.
Итак, существует достаточно большое количество способов повысить эффективность организационной коммуникации. При этом остается актуальным один вопрос: а для чего вообще необходимы процедуры обмена данными и общения? Какой смысл они имеют и какое значение несут? Постараемся разобраться далее.
Значение коммуникаций в организационном процессе
Современный отрезок развития коммуникативных процессов позволяет оценить это явление как продукт, обусловленный потребностями общественного производства. Такие традиционные факторы, как труд, земля и капитал, будут действовать только при условии эффективного использования обмена данных и процедуры общения.
Под коммуникацией понимается система передачи информации и ответной реакции. Это обмен знаниями, интеллектуальной собственностью, разного рода сведениями и т. д. Процедура специализации управленческой коммуникативной деятельности выделяется в особый вид профессиональной службы, целью которой является эффективное формирование и грамотное развитие всех видов организационного капитала. Достигнуть обозначенной цели можно только с помощью применения специальных технологий, инструментов, методов и механизмов передачи информации.
Известно, что без коммуникации не существует общения, а без общения не может идти речи о существовании какой-либо группы. Таким образом, коммуникации являют собой определяющее условие для развития группы и ее жизнедеятельности.
Все коммуникации можно поделить на две группы: формальные и неформальные. Первая группа включает себя элементы предписанного типа, то есть те, которые имеют место в процессе управления. Неформальные же типы коммуникации имеют меньший удельный вес. Они возникают спонтанно и чаще всего не обсуждаются. При этом каждый работник знает о факте их существования.
Менеджер или иной руководитель должен хорошо овладеть средствами коммуникации. В его обязанности входит правильное использование полученных инструментов в процессе общения, преодоление барьеров и преград.
Организационное поведение коммуникации заключается в передаче информации руководителям, а решения — исполнителям. Без коммуникативных процессов невозможно построение организации, равно как и обеспечение координации человеческой деятельности.
Таким образом, процедура передачи информации помогает во всем: она позволяет обеспечить связь между конкретной организацией и внешней средой, организовать взаимодействие всех функций управления и согласованность принимаемых решений.
Виды коммуникационных сетей
Рассказывая о системе организационной коммуникации, необходимо выделить понятие коммуникационной сети. Две организационные единицы, соединенные линией, именуются каналом. В момент передачи информации канал может связывать две и более организационные единицы. Так образуется информационная сеть — довольно распространенное явление для любой организации.
Сети бывают открытыми и закрытыми. Открытые не имеют преграды для выхода потока информации через имеющиеся каналы. Это, например, «цепочка» — линейная связь передачи сведений. «Цепочка» эффективна для повторяющихся, рутинных операций, но плохо подходит для работы в постоянно меняющихся условиях. Похожая схема — «Колесо». Вся информация рано или поздно перейдет к сотруднику, который занимает центральное положение.
Закрытые сети ограничены в способах распространения информации. Их используют организации, хранящие коммерческую тайну.
Что такое связь сверху вниз? | Bizfluent
Деловое общение — неотъемлемая часть общего успеха компании. Коммуникация сверху вниз подчеркивает управленческую иерархию и методичную передачу информации от самых высоких уровней организации к персоналу компании. Одним из преимуществ коммуникации сверху вниз является то, что руководство может использовать ее для оценки того, насколько хорошо их сотрудники используют коммуникацию, которую предоставляет им компания.
Связь сверху вниз, буквально
Связь сверху вниз буквально — это метод передачи сообщений, инструкций и информации в рамках бизнеса с использованием иерархической структуры.Информация от высших должностных лиц внутри компании фильтруется до сотрудников, использующих управленческую структуру компании. Каждая ступень на управленческой лестнице изучает информацию с ступени выше, пока информация или команда не перейдет на все соответствующие уровни в организации.
Персонал зависит от руководства
Иерархия организации имеет большое значение при использовании связи сверху вниз. Кроме того, необходимо иметь четко определенную структуру сотрудников, чтобы руководители знали своих непосредственных начальников и своих подчиненных, чтобы они могли эффективно получать и передавать директивы компании.Компании, использующие распространенные модели лидерства, могут столкнуться с трудностями при использовании коммуникации сверху вниз из-за отсутствия четко определенного управленческого контроля. Отсутствие жесткой управленческой иерархии препятствует прямому обмену информацией сверху вниз.
Хорошее и плохое
Взаимодействие сверху вниз позволяет руководству контролировать поток информации и гарантирует, что на каждом уровне занятости будет только информация, необходимая для выполнения соответствующих задач. Это позволяет сосредоточить внимание на каждом уровне занятости и снижает риск того, что сотрудники сосредоточатся на нерелевантной информации или деталях.Основной недостаток возникает из-за риска потери заказов при переводе или исключения критических деталей проекта из-за того, что высокопоставленный руководитель забыл включить их в отчет. Это может вызвать пробелы в разработке проекта, особенно когда нет системы сдержек и противовесов, обеспечивающей получение всеми отделами правильной информации.
Оценка эффективности сотрудников
Оценка сотрудников может также использовать стратегию коммуникации сверху вниз. В этом методе оценки сотрудник получает подробную информацию о методах достижения успеха.Руководство предоставляет обратную связь об эффективности сотрудников и стратегиях достижения рабочих целей. Обратная связь является неотъемлемой частью, позволяющей сотрудникам вносить коррективы в методы и стратегии в интересах повышения производительности труда и достижения целей и задач организации.
Организационная коммуникация: функции и процессы
Искусство коммуникации — это язык лидерства. — Джеймс Хьюмс. Нажмите, чтобы написать твит.
Мы все знаем, что означает слово «коммуникация» и что происходит, когда мы не передаем наше сообщение достаточно хорошо, чтобы получатель воспринимал его точно.Я, конечно, не могу эффективно передавать свои сообщения. Я уверен, что вы тоже знаете, о чем я. Однако в организации общение может создать или разрушить организацию.
С учетом вышесказанного, как вы думаете, через что проходит организация ежедневно, когда процесс коммуникации дает сбой? Вы, наверное, уже видели, что происходит при сбое процесса коммуникации. Задачи не выполняются или выполняются неправильно.
Я хотел бы добавить, что благодаря всему моему образованию и исследованиям в области управления бизнесом на протяжении многих лет я выяснил, почему организации терпят неудачу.Это связано с отсутствием эффективного общения. Это кажется таким тривиальным, но если процесс общения прерывается, со временем все ломается. На то, чтобы коммуникационный процесс сломался, может потребоваться много лет, но это произойдет. Итак, как нам решить огромные организационные проблемы коммуникации, с которыми мы можем сталкиваться каждый день?
Функции и процессы
Организационные коммуникации
Во-первых, мы должны понять функции и процессы коммуникации.Во-вторых, мы должны уметь правильно общаться с руководителями и коллегами. В-третьих, высшие руководители должны обладать навыками и способностями передавать свои сообщения, чтобы подчиненные могли составить план действий. Для начала важно понять функции и процессы организационной коммуникации. В организациях коммуникация может стать сложной. В организации есть функции и процессы, управляющие поведением. Такие функции как:
- Мотивационное общение
- Информационная связь
Мотивационная коммуникация — это метод разъяснения, позволяющий сотрудникам понять, что им нужно делать в организации.Руководители должны мотивировать своих сотрудников, разъясняя, чего они от них хотят, а также сообщать сотрудникам, как у них дела.
Общение посредством эмоционального выражения происходит в социальных сетях между сотрудниками. Сотрудники считают, что b
Изменение сверху вниз против изменения снизу вверх
Часто компании сталкиваются с дилеммой относительно того, должны ли инициативы по изменениям осуществляться сверху или они должны быть органическими снизу вверх.Это особенно характерно для организаций, которые растут в размерах, где увеличение числа сотрудников или стремительный рост продаж и доходов означают, что объем контроля со стороны высшего руководства расширяется, и, следовательно, осуществление изменений только сверху может не работать. А для тех организаций, которые инициируют изменения сверху, они могут оказаться в ситуации, когда средний и нижний уровни организационной иерархии могут не реагировать или активизироваться так, как того хочет высшее руководство.Таким образом, экзистенциальные вопросы относительно того, должно ли быть спонтанное участие всех уровней, или должно ли высшее руководство стимулировать изменение, очень реальны, и на них необходимо ответить, чтобы инициативы по изменениям увенчались успехом.
Ответ на вопрос, какой вариант предпочтительнее, зависит от ряда факторов. Во-первых, любая инициатива по изменению будет успешной только в том случае, если о ней должным образом доведут до сведения всех уровней. Честность, прозрачность и обратная связь должны быть элементами инициативы изменений.Затем сотрудники должны иметь право голоса при управлении инициативой по изменениям.
Чтобы инициатива изменений была успешной, высшее руководство должно общаться, а сотрудники должны отвечать . Подобно пчелам, собирающимся вокруг меда и управляемым пчелиной маткой, организации должны гарантировать, что, пока генеральный директор или другие топ-менеджеры инициируют изменения, сотрудники на всех уровнях также должны принять изменения. Таким образом, сочетание того, чтобы высшее руководство инициировало изменения и позволяло сотрудникам переходить от них, лучше всего подходит для более крупных организаций, где микроменеджмент высшего руководства может не работать.
Примеры организаций, которые успешно приняли изменения, включают 3M, Google и Facebook, где дальновидные лидеры наверху гарантировали, что первоначальный зародыш идеи был посажен в сотрудников, а затем они позволили деревьям расти, отбирая образцы, время от времени подпитывая их. в то же время предпочитая органический рост, а не трансплантационный рост.
Другая крайность отмечена такими неудачами, как HP, когда высшее руководство не смогло убедить своих сотрудников принять их стратегии изменений.Конечно, это не означает, что организациям нужны дальновидные лидеры как важнейшие элементы успеха. Хотя это помогает, компании могут добиться успеха, если у них есть группа людей, которые гордятся своей организацией и могут дать сотрудникам возможность участвовать в инициативах по изменениям.
В заключение скажу, что изменениями можно управлять только сверху. Однако для постоянного успеха изменения должны исходить изнутри каждого сотрудника, а это может произойти только в организациях, которые имеют организационную культуру, которая поощряет каждого сотрудника вносить свой вклад в инициативы.
Изменения могут процветать там, где есть институциональный катализатор, и, следовательно, ключевой вывод состоит в том, что организационные структуры должны быть построены таким образом, чтобы ни один человек не мог либо повысить, либо испортить шансы на успех .
