Тайм менеджмент основные принципы правила методы: Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Содержание

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

  1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
  2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
  3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так

(Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

  • Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
  • Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
  • Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

  • Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
  • Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
  • Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
  • Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

  • «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
  • «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
  • «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
  • «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

  • Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
  • Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
  • Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
  • Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
  • Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
  • SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Содержание:

Успешного человека отличает способность планировать часы активности, равномерно распределяя нагрузку и отдых. Он не спешит и не опаздывает, не завершает проекты в последний момент, не теряет драгоценные минуты впустую. Это и называется эффективный тайм-менеджмент, когда периода дневной активности хватает на всё – не только на работу, но и на насыщенную жизнь. В этой статье мы подробно рассмотрим базовые и продвинутые методы, а также программные решения, которые помогут достичь наилучших результатов.

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Определение тайм-менеджмента сводится к его переводу. С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего подразумевается продуктивность сотрудников, точнее – повышение продуктивности их труда. На деле речь идет о том, чтобы научиться самому и научить подчиненных соразмерно распоряжаться своим временем.

Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. Тогда что это за принцип, о котором мы говорим? В действительности, это научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс на предприятии не остается без внимания и всегда реализуется в установленный срок.

Результат – нет простоев и переработок. Это колоссальное заблуждение, что  временя в рамках крупного предприятия нельзя управлять умно, чтобы каждый специалист решал свои задачи без задержек, ведущих к замедлению работы компании. Рядовой работник, менеджер, руководитель – научиться планированию времени может каждый.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

 

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

 

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны. Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Вы прочли азы, но еще не знаете, как управлять своим временем. Потому что планирование – это не просто эффективный алгоритм шаблонных действий. Объективно эффективный (результативный) тайм-менеджмент – это способность применять конкретные шаги для решения задач, с которыми вы сталкиваетесь в процессе работы за день. Сейчас мы рассмотрим продвинутые методы, которые помогут «делать дела» быстрее и лучше.

Правило 1-3-5

Всё просто – вы можете сделать за день девять дел. Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по масштабу и значению). Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные действия, расставив их в соответствии с этим правилом. Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или слишком мало для вас. Тогда вы скорректируете правило под себя. Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это поможет правильно распределять временные ресурсы, дав практический базис.

Правило Бейли

Его еще иногда называют правилом трех. Это правило может дополнять или полностью заменять предыдущее. Если хотите научиться грамотно распоряжаться своим временем, начните с данного подхода. Выберите три важные дела, которые нужно успеть реализовать за завтрашний день. Полностью сосредоточьтесь на них. Помните, что по статистике, 20% наших усилий приносят 80% результата. Но главное здесь – знать, для решения каких именно задач целесообразно прилагать максимум усилий.

Правило десяти минут

На удивление, это одно из самых эффективных правил в современной теории контроля временных ресурсов за рабочий день. Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно реализовать, но вы не желаете их выполнять. Какие бы это ни были дела, примените метод управления и манипулирования своим сознанием. Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это не проблема. Поэтому я потрачу на это дело лишь десять минут». Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно, и вероятно – потратите больше. Вероятно, вы даже сделаете то, что не хотели. Просто начните.

Правило Чирилло

Иногда называется правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Он начал ставить таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач. Потом снова ставил таймер на 25 минут. Теперь это один из самых эффективных методов тайм-менеджмента для организаций.

Правила цикличности 90/30 и 52/17

Умно распоряжаться ресурсами времени можно и по-другому. Правило 90/30 использует масса известных личностей, включая Лео Видрича (основатель Buffer). Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной работы. Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены. Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели.

«Поедание лягушек»

Этот подход придуман легендарным Брайаном Трейси, лягушками он называл проблемы, которые совсем не хочется решать. Идея в том, чтобы в самом начале дня через силу «съесть лягушку». Управление временем в вашей организации можно реализовывать по этому правилу. Оно простое, но после «поедания лягушки» сотрудник буквально снимает камень с души, получая сразу два преимущества. Он качественно решил важную задачу (так как делал это со свежими силами) и будет продуктивен дальше, потому что у него отличное настроение (ведь лягушка уже съедена!).

Временные блоки

Управление временем и последовательное планирование как метод, воплощающий идею тайм-менеджмента, имеет одну сложность. Как распределять важные дела на день, если вы не знаете, сколько часов уходит на задачи, которые нужно выполнить завтра? Для тайм-менеджмента важно не только планирование, но и управление временными ресурсами. С данной целью мало расписать все текущие моменты на бумаге. Нужно сделать это на календаре с указанием промежутков времени, которые нужны для конкретных действий. Ведь, условно, кто-то сходит в магазин за хлебом за пять минут, а кто-то – за двадцать пять.

Подход «канбан»

Тайм-менеджмент – это целевой результат в минимальный срок. Понимая это, и изучив принципы современного тайм-менеджмента, специалисты компании «Тойота» вывели оптимальный вариант графического управления временем. Их подход – это доска с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Каждый руководитель, менеджер и рядовой сотрудник имеет такую доску. В результате, каждый четко осуществляет планирование личной активности, выполняя важные дела в первую очередь и всегда в срок.

Принцип двух минут

Умение управлять временными ресурсами складывается из привычек. Управление временем на предприятии – не исключение. Решая текущие дела и задачи, заведите привычку – делать прямо сейчас всё, что займет до двух минут вашего времени. Попробовав пару дней, вы быстро поймете, зачем вам нужен тайм-менеджмент и как всё это работает.

Метод фокуса Тима Ферриса

Технология управления временем, включая управление временными ресурсами на предприятии, учит нас, что для повышения эффективности наших действий нужно в первую очередь учитывать два закона менеджмента времени. Это основы основ тайм-менеджмента, но они не для всех очевидны, поэтому американский писатель и инвестор Тим Феррис решил сформулировать оба закона в рамках своего метода фокуса:

  1. Закон 1 – Принцип Парето. Мы его уже упомянули. Вне зависимости от используемой вами технологии управления временем (тайм-менеджмента) примерно 20% ваших усилий решают 80% ваших дел.
  2. Закон 2 – Концепция Паркинсона. Вне зависимости от того, насколько четкое планирование и методы контроля, работа всегда занимает то время, которое нужно для ее выполнения.

Тим Феррис обозначает, что сначала не стоит думать о том, зачем и как управлять своим временем. Нет необходимости забивать себе голову понятием тайм-менеджмент, методами аналитики и планирования времени. В первую очередь учитесь фокусироваться на том, что нужно здесь и сейчас. Работу нужно сделать? Делайте!

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

 

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

 

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста. Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему.

 

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые  дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

 

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента.  Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.

Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.

Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как  и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.

Заключение

Понятие «тайм-менеджмент» включает в себя грамотное управление временными ресурсами.

Составляйте списки того, что нужно делать прямо сейчас. Отмечайте, сколько часов уходит на достижение тех или иных целей. Простые цели реализуйте здесь и сейчас, для сложных – собирайтесь с силами, фокусируйтесь  и «съедайте лягушку».

 

5 правил тайм-менеджмента, которые упростят работу руководителям и специалистам

Содержание статьи

Многие специалисты и руководители испытывают трудности в выполнении задач. Часто все идет не по плану, случаются непредвиденные ситуации, добавляются новые задачи. В какой-то момент кажется, что и 25 часов в сутки не хватит для выполнения такого объема работы. Но не стоит паниковать раньше времени, попробуйте внедрить в работу 5 правил тайм-менеджмента из бесплатного курса «Тайм-менеджмент». Простые правила помогут лучше управлять временем, контролировать процесс работы и быстрее выполнить срочные задачи.

Планирование дел

Планируйте дела на день, неделю, месяц. Так вы будете видеть весь объем работы, не упустите важные задачи и используете время с пользой. Записывайте все задачи в блокнот или календарь, не стоит рассчитывать на свою память. Каждый вечер продумывайте план на следующий день, это поможет разгрузить голову перед сном. Дробите все большие задачи на мелкие, продумывая последовательность своих действий.

Формулирование цели и задачи

Важно научиться правильно формулировать цели и задачи. Чем конкретнее и подробнее вы распишите цель, тем проще вам будет работать над задачами. Существуют различные методы по целеполаганию, один из таких — принцип SMART. Если кратко, то принцип состоит в том, чтобы описать цель согласно 5 пунктам:

  1. Цель должна быть конкретной (точная формулировка).
  2. Измеримой (четкие критерии готовности каждого этапа).
  3. Выполнимой за определенный период.
  4. Актуальной (цель должна поддерживать другие цели компании)
  5. Иметь ограниченный срок.

После того, как цель сформулирована, нужно также точно и конкретно описать задачи.

Фиксирование плана действия

Лучше всего поможет выполнить больше задач четко составленный план действий. Для этого можно завести онлайн-доску в Trello и создать карточки для каждой задачи со сроком, приоритетностью и участниками. Также можно сделать несколько колонок для срочных задач, больших проектов, текущих дел. Это эффективный инструмент по оптимизации работы не только для одного специалиста, но и всей команды.

Расставление приоритетов

На протяжении всего процесса работы важно четко определить, какие задачи являются важными, а какие второстепенными. Ежедневно помечайте себе те задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь. Для того чтобы не упустить текущие задачи, используйте метод «ABCD». Основная суть метода заключается в том, чтобы утром выполнять срочные и важные дела, затем браться за менее важные задачи, потом за текущие и т.д.

Фокусирование на главном

Этот прием важен для того, чтобы грамотно управлять собственным временем, тратить его на действительно важные цели. Зачастую современные руководители уделяют много внимания улаживанию конфликтов, мелким проблемам, которые просто выбивают из процесса работы. Но время — это невосполнимый ресурс, который нельзя купить. Поэтому важно быть постоянно в фокусе и не упускать главную цель.

Периодически анализируйте свой опыт, фиксируйте ошибки в работе, не бойтесь менять или дорабатывать правила по тайм-менеджменту под себя. Будьте максимально осознанными в работе, смотрите со стороны на свои результаты.

техники, методы и приложения 2021 года

О чем вы узнаете:

Тайм-менеджмент — важная составляющая успешной работы. Управление временем позволяет сократить усилия и время на выполнение задач, но при этом увеличить продуктивность. Достичь максимального результата можно с помощью использования различных техник, о которых мы расскажем в нашей статье. 

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент представляет из себя совокупность правил, методов и систем, которые могут помочь человеку рационально использовать свое время. Другими словами, тайм-менеджмент — это способ работать (или выполнять  задачи) более продуктивно и комфортно.

Может быть как личный, который используется по инициативе человека для повышения собственной эффективности, так и корпоративный, который используется руководством для повышения эффективности отдела или всей компании. В нашем случае речь идет скорее о личном управлении временем. 

Для работы с персоналом советуем использовать программу для постановки и контроля задач сотрудников. Например, сервис Класс365 имеет возможность распределения задач по степени важности и обозначения ответственных, комментирования и обсуждения каждого поручения и включает отчет “Журнал активности” для отслеживания всех действий. Узнать более подробно обо всех возможностях программы Класс365 прямо сейчас >>

Основы тайм менеджмента

Для более правильного применения тайм-менеджмента, стоит рассматривать его как систему, а не список правил. То есть, управление временем состоит из трех понятий, таких как: 

  • Принципы (отвечающие на вопрос «Что делать?») — правила и законы. 
  • Приемы и техники (отвечающие на вопрос «Как делать?») — более конкретные и применимые на практике способы. 
  • Инструменты (отвечающие на вопрос «С помощью чего?») — те приспособления, которые помогут применить какие-либо из техник. 

Задачи тайм-менеджмента

  • расставление задач по степени приоритетности;
  • распределение задач между членами группы;
  • составление наиболее эффективного графика работы;
  • повышение производительности труда, а также результатов;
  • выявление скрытых временных ресурсов для повышения эффективности работы. 

Цель тайм менеджмента

Целью управления временем является повышение эффективности и достижение максимального результата. 

Тайм менеджмент пример планирования дня 

7 главных

принципов тайм менеджмента

Как же правильно управлять временем и с чего начать? Стоит запомнить основные принципы тайм-менеджмента и стараться внедрять их в свою жизнь. 

Принцип 1. Планируйте свои действия

Составление плана дел на ближайшее время (день или неделю) применяется очень часто, ведь понимание, какие именно задачи стоят перед человеком и наглядное их представление очень важно в любой работе.

Для правильного составления плана следует помнить, что делать его необходимо в письменном виде, а не в мыслях. Кроме того, стоит помнить о принципе «слона едят по частям» — то есть крупную задачу следует делить на более мелкие, а также продумать их очередность.

Приучите себя составлять с вечера план действий на следующий день. Это поможет вам быстро приступить к работе с утра.

Следить за эффективностью работы сотрудников можно в программе Класс365. В ней можно ставить задачи, распределять их по степени важности, а также менять ответственных. Узнайте о всех возможностях программы Класс365 можно прямо сейчас >>

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи 

Целеполагание идет в паре с планированием. Другими словами, важно формулировать цели и делить ее на задачи, также это носит название «декомпозиция целей». Один из основных способов это сделать — принцип SMART.

Это слово является аббревиатурой из первых букв описания качеств правильно поставленной цели. 

  1. Specific — цель должна быть конкретной. 
  2. Measurable — измеримой. 
  3. Attainable — реально достижимой за установленный период. 
  4. Relevant — актуальной, то есть стоит оценить, поможет ли эта задача достичь цели. 
  5. Time-bound — ограниченной в сроках. 

То есть цель должна быть максимально конкретной. 

Пример: цель продвижения аккаунта в Instagram.

Неправильно поставленная цель: увеличить количество подписчиков в аккаунте онлайн-магазина. Вряд ли это истинная цель. Как правило, целью является рост продаж.

Правильно поставленная цель: увеличить количество ежемесячных продаж на 30% за ближайшие 3 месяца. 

Данную цель можно разбить на подзадачи: провести анализ целевой аудитории, заказать макет рекламы, настроить таргет-рекламу на целевую аудиторию, создать сценарий общения с клиентами для совершения продажи в Директ. 

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

Фиксировать действия можно с помощью диаграммы Ганта. 

Пример: если целью является строительство коттеджа, то подзадачи могут быть следующими: подготовка площадки для строительства, фундамент, строительство стен, установка крыши, внутренняя и внешняя отделка, коммуникации, благоустройство участка. 

В диаграмме Ганта при этом прописываются не только эти задачи, но и их сроки выполнения и очередность относительно друг друга. При этом становится понятно, какие из задач пересекаются во времени, что даст в этом случае возможность организовать совместную работу нескольких бригад рабочих, чтобы уложиться в максимально сжатые сроки. 

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Необходимо понимать и выделять основную цель, а также двигаться к ней посредством выполнения различных задач. 

Принцип АБВГД (ABCDE)

Для соблюдения данного принципа можно использовать способ АБВГД, где А — это самое важное дело дня, а Д — наименее важное. 

Дело «А» при этом выполняется в первую очередь. В связи с тем, что эта задача может быть самой сложной, как правило, желания это делать у людей нет. Однако, начать следует именно с него (чуть позже мы поговорим про «лягушек»). 

Пример: при оформлении документов для совершения продажи квартиры необходимо связаться с представителями МФЦ для уточнения деталей договора. Как правило, общение с данной инстанцией доставляет данному сотруднику дискомфорт, однако, только выяснение данной информации позволит эффективно построить дальнейший день и избежать ошибок в документах, а также их исправление. 

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр предложил деление задач на четыре категории. 

  1. Срочные и важные, иначе он это называл «Сектор пожара». То есть это те дела, которые нельзя откладывать на потом ни в коем случае. 
  2. Важные дела, которые можно сделать чуть позже. Этот сектор является наиболее эффективным, однако не стоит допускать перехода дел в первый сектор. 
  3. Срочные и не важные дела, такие задачи отлично подходят для делегирования. 
  4. Несрочные и неважные дела можно смело удалить из списка после выявления. 

Нематериальная мотивация сотрудников: виды и примеры, которые работают >>

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Время — это тот ресурс, который не восполняется, именно поэтому необходимо максимально грамотно подходить к его планированию. Высвободить время можно с помощью делегирования, то есть поручения части задач другим людям.

Например, если основная задача на сегодня — проведение успешных переговоров, то поиском билетов для командировки вполне может заняться секретарь, это освободит вам время на подготовку необходимых документов для клиента.

Также не стоит забывать о том, что не нужно соглашаться на выполнение всех задач, которые не относятся напрямую к главной вашей цели. 

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Оглянитесь назад и проанализируйте свой прошлый опыт использования времени. Выявите ошибки и учтите их при составлении нового плана. Вспомните о ситуациях, когда время было потрачено максимально неэффективно. 

Вспомните, в какой момент вы были максимально продуктивны и проанализируйте, что вы сделали для этого в тот момент. 

Например: на прошлой неделе вы заключили минимальное количество сделок. По какой причине? Проведя анализ, вы выяснили, что из-за возвращения напарника из отпуска вы много времени потратили на обсуждение прошедшей поездки, вместо того, чтобы потратить его на обзвон потенциальных клиентов. Соответственно, следует это учесть при составлении плана дня и выделить для общения обеденное время, исключив нерабочие беседы в течение дня. 

Принцип 7. Планируйте отдых

Не стоит забывать об отдыхе, чтобы не «выгореть». Отдых также лучше планировать, это приведет вас к успеху, ведь при полноценном отдыхе вы будете в работе полны сил и энергии, что поможет совершить больше дел. 

Пример: Радислав Гандапас, популярный бизнес-тренер, вносит посещения гольф-клуба в свое расписание. При этом он выделяет их как наиболее важные. Объясняет он это тем, что если этого не сделать, то отдых будет максимально переноситься на более поздний срок, так как создается видимость низкой важности этого мероприятия. 

План у предпринимателя должен быть всегда, это полезная привычка. Поможет в этом, например, сервис Класс365 — программа для постановки и контроля задач сотрудникам. Вы сможете комментировать и обсуждать задачи, следить за активностью, составлять распорядок дня для каждого сотрудника и еще другие преимущества. Ознакомиться со всеми функциями можно здесь >>

Методы тайм-менеджмента

Различные авторы, изучающие вопрос управления временем, как правило, в своих книгах представляют свои личные методы тайм-менеджмента. Ознакомимся с основными из них.

Метод помидора в тайм менеджменте

Франческо Чирилло, автор системы Pomodoro, изобрел ее при подготовке к экзаменам. С помощью этого метода можно сосредоточиться, если внимание быстро переключается на другие задачи. Также это поможет держать под контролем затраченное время на различные задачи. 

Для применения системы понадобится таймер, который следует установить на 25 минут, в течение которых требуется сосредоточиться на выполнении работы. После того, как таймер оповестит об истечении времени, следует отдохнуть 5 минут, после чего повторить процесс заново. После прохождения четырех циклов, то есть суммарно часа работы, следует прерваться на полчаса для отдыха. 

Метод «90 на 30»

Данный метод достаточно популярен, его используют блогеры, предприниматели и литературные критики. Основывается он на исследованиях, говорящих о том, что 90 минут — это наиболее подходящий промежуток времени для погружения в работу. При этом для полноценного отдыха между задачами вполне достаточно 30 минут. 

Суть метода следует из этих данных — выделяется 1.5 часа для продуктивной работы, после которых следует полчаса отдыха. Цикл повторяется, но наиболее важную работу следует планировать именно на первый цикл. 

Метод GTD

Данная аббревиатура расшифровывается как «Getting Things Done», и была придумала Дэвидом Алленом, известным тренеров в бизнес-направлении. Какие принципы легли в основу данной системы? 

  1. Необходимо записывать все задачи и идеи в Inbox или «Входящих», чтобы они все содержались в одном месте. 
  2. Раз в определенный промежуток времени необходимо сортировать задачи по папкам, таким как «Дом», «Рабочие дела», «Список покупок» и прочим. Задачам также присваивается степень важности и дату, когда ее необходимо выполнить. 
  3. Периодически требуется чистить папку от уже выполненных задач, неактуальных дел и т.д.
  4. После того, как во «Входящих» остались только актуальные задачи и составлен план действий, можно приступить к действиям. Выполняйте быстрые задачи без отлагательств, а сложные, которые можно поручить кому-то другому — делегируйте. 

Метод ZTD

Еще одна аббревиатура, обозначающая Zen to Done, предлагает нам дзен-систему, созданную автором блога о продуктивности. Она несколько отличается от предыдущего метода в сторону простоты. Какие привычки необходимо себе привить, чтобы следовать ZTD?

  1. Записывать все задачи и идеи в Inbox.
  2. Не откладывать все на потом, стараться обрабатывать информацию во «Входящих» как можно быстрее. 
  3. Крупные задачи планировать на неделю, а основные — ежедневно. 
  4. Выбирать одно основное дело, которое необходимо выполнить в данный момент времени, придерживаться правила концентрации внимания. 
  5. Формировать перечни задач, список должен быть максимально коротким и простым. 
  6. Также как в методе GTD, распределять задачи по категориям. 
  7. Своевременно подчищайте содержимое Inbox, чтобы избавляться от уже завершенных или неактуальных дел. 
  8. Старайтесь ставить максимально простые и краткие цели. 
  9. Следуйте распорядку дня, чтобы сконцентрироваться на работе в рабочие часы. 
  10. Найдите то, что вам интересно и занимайтесь именно этим. 

Метод 52/17

Данный метод очень напоминает метод 90/30, меняется лишь распределение времени на работу и отдых, то есть 52 минуты посвящается работе, после чего следует 17-минутный отдых. 

Сервис The Muse проводил соответствующее исследование, показавшее, что данное соотношение времени помогает оставаться максимально продуктивным, а также не переутомляться. 

Метод айсберга

Метод, изобретенный Рамитом Сети, американским финансовым консультантом, основывается на способе сохранения информации для дальнейшего использования. Для этого следует сохранять все данные, такие как идеи, статьи, письма и списки в едином сервисе, например, можно использовать Evernote.

Далее вся информация помечается тегами или распределяется по папкам. Пересматривать накопившиеся данные следует приблизительно раз в 1-1.5 месяца, а также при просмотре обдумайте, можете ли вы использовать данную информацию на практике. Если нет — удалите ее или перенесите в архив. Тем самым будет создаваться ваша база полезной информации.

Метод Тима Феррисса

В этом методе сочетаются сразу два правила. Одно из которых — 80/20, достаточно известный принцип Парето, который предлагает 80% задач решать за 20% времени. Оставшиеся 20% задач можно решать в течение оставшихся 80% времени. Второе правило, входящее в метод Тимоти Феррисса — это закон Паркинсона, гласящий о том, что работа занимает все то время, которое было на нее выделено. 

Объединив эти два принципа, получается следующее заключение — для того, чтобы успеть выполнить все дела, требуется не увеличить количество сил и времени, а улучшить концентрацию на работе. 

Метод “Канбан”

Этот метод пришел к нам из Японии. С помощью этой системы можно визуализировать процесс работы, что позволит оценить, какие задачи уже были выполнены, какие выполняются сейчас и какие запланированы. 

Осуществляется это с помощью стикеров или онлайн с использованием приложений наподобие Trello. На реальной или виртуальной доске расчертите таблицу со столбцами «Необходимо сделать», «Делается», «Уже сделано». Далее дела записываются на стикеры и расклеиваются в соответствующие столбцы. 

Метод 10 минут

Как быть, если необходимо выполнить задачу, которую делать очень не хочется? В этом случае можно поставить себе следующее условие: «Я потрачу на это неприятное дело только 10 минут, после чего смогу заняться тем, чем хочется, например, отдохнуть».

В большинстве случаев, по прошествии 10 минут вы продолжите выполнять поставленную задачу, так как втянетесь в работу. 

Метод 4D

Эдвард Рэй, занимающийся вопросами мотивации, создал этот способ для облегчения участи людей, которых пугают списки дел и которые впадают в панику при осознании наличия множества важных дел. 

Писатель уверяет, что ключ успеха в четырех словах на букву D:

  1. Do — сделать. Это означает, что если существует какое-либо дело, то не следует откладывать его выполнение, а лучше всего просто сделать его и успокоиться. 
  2. Delegate — делегировать. В том случае, когда у вас нет возможности или ресурса, в том числе временного, для выполнения какой-либо задачи, наиболее предпочтительный способ — это передать выполнение дела кому-либо другому, например, вашему помощнику. 
  3. Delete — удалить. Существуют задачи, которые не настолько важны, чтобы держать их в списке дел.
  4. Delay — откладывать. Бывают случаи, когда задача очень велика по объему, но при этом не является срочной. В этом случае допускается перенос ее выполнения в конец списка, но следует прописать даты, до которых необходимо ее выполнить. 

Для работы по этому методу каждая из задач рассматривается с позиции 4D, а затем происходит переход к обработке следующего дела. 

О ключевых показателях эффективности бизнеса читайте тут >>

Правила тайм менеджмента

Каким правилам стоит следовать, чтобы работать эффективно? Существует несколько вариантов. 

Правило 1‑3‑5

Для того, чтобы использовать время для работы более рационально, можно использовать правило 1-3-5. Применяется оно следующим образом — на один рабочий день необходимо планировать выполнение одного крупного дела, трех дел среднего размера, а мелких дел должно быть пять. Итого в сумме получается 9 дел. Данное правило способствует избавлению от накопившихся задач, при этом избежать переутомления и задержек в сроках выполнения. 

Правило трёх

Данное правило было изобретено Крисом Бейли, который написал книгу «Мой продуктивный год». Оно может подойти тем людям, кто не в состоянии по каким-либо причинам делать 9 дел в ежедневно. 

Автор книги предлагает выбрать три задачи, которые имеют наибольшее значение в этот день, и уделить им наибольшее внимание. При этом не понадобится делать очень много различных дел, что позволит сосредоточиться на главном.

Кроме того, это же условие можно применять и при выборе целей на месяц, год и любые другие сроки. 

Правило двух минут

Данное правило тесно связано с GTD, но может использоваться и отдельно. Суть ее в том, что если перед вами поставлена задача, которая может быть выполнена за две минуты, то необходимо сделать это дело без откладываний прямо сейчас. Это позволит максимально освободить память от раздумий об этом деле. 

Оценивать эффективность сотрудников и рассчитывать заработную плату можно в программе Класс365. Она позволяет полностью контролировать отдел продаж и работу каждого менеджера, управлять взаимоотношениями с клиентами, вести продуктивную работу с лидами, а также повышать эффективность работы сотрудников. Попробуйте все возможности программы Класс365 прямо сейчас >>

Техники тайм менеджмента

Существует несколько техник, применяя которые, можно добиться значительного успеха. 

Съесть лягушку тайм менеджмент

Такое интересное название метода было изобретено Брайаном Трейси, который проводит лекции по мотивации, а также является автором книг. Под «лягушками» он подразумевает какие-то задачи, которые делать совсем не хочется в связи с дискомфортом, которые они доставляют. То есть, это те дела, которые сделать необходимо, несмотря на нежелание.

Согласно его предложению, утро нужно начать именно с «поедания лягушки на завтрак», то есть сделать все неприятные дела в начале дня, чтобы остаток времени быть в хорошем настроении без ощущения камня на душе. 

Временные блоки

Составление списков дел — это прекрасно. Но у них есть недостаток — отсутствие наглядного представления, сколько времени необходимо затратить на выполнение каждой из задач. На равнозначных строках может содержаться как «Купить молоко», так и «Сделать генеральную уборку во всем доме». Согласитесь, эти два дела совершенно разные как по сложности, так и по времени, которое нужно потратить для его выполнения. 

Для большей наглядности и контроля можно использовать календарь, где выделяется соответствующий временной блок для каждого дела. Это позволит планировать день максимально эффективно. 

Zero Inbox

Данный метод может быть применен одновременно с методом GTD. Изначально его создатель разработал данный способ для работы с электронной почтой, но его можно использовать и для других способов ведения информации, например, обрабатывать документы, заметки и прочее. Основной принцип — папка «Входящие», в которую вносятся дела, должна быть пустой. 

Если следовать системе GTD, то в Inbox постоянно вносятся различные дела. Затем они разбираются, чистятся от лишних и т.д. Если задач поступает очень много, то начинается путаница и можно пропустить действительно срочное и важное дело.

По методу Zero Inbox обработка предполагается сразу по мере поступления. То есть при открытии папки с задачами, необходимо делегировать, удалить или сделать все эти дела, добившись в итоге пустой папки, то есть сразу все обработать. 

При помощь автоматизации процесса можно ускорить этот процесс до максимума. 

Fresh or Fried

Как правило, утром человек способен воспринимать и обрабатывать информацию гораздо быстрее, чем под конец рабочего дня. То есть, если определить, в какой момент вы наиболее продуктивны, то можно запланировать и выполнить максимальное количество или наиболее важные из дел. 

  1. Вечером под конец рабочего дня составьте список дел, запланированных на следующий день. 
  2. Выделите наиболее важные дела и запланируйте их на утро или на то время, когда вы максимально полны сил. «Лягушки» должны попасть в этот же раздел. Данное состояние мозга называется Fresh. 
  3. Остальные, не самые сложные, не самые срочные и достаточно приятные задачи планируются на период Fried, то есть менее продуктивное время, как правило, это вторая половина дня. 
  4. Следуйте расписанию дел на следующий день, по прошествии дня составьте новый список. 

Автофокус

Марк Фостер, мастер в области производительности, создал данный метод для творческих людей, которым сложно дается планирование. 

В этом способе можно вести записи задач в случайном порядке, не придерживаясь каких-то правил. Когда список сформирован, просмотрите его и выделите наиболее срочные дела, а затем просто выполните эти задачи.

После выполнения срочных дел можете выбирать на свое усмотрение, а если не доделаете их до конца — впишите эту задачу внизу списка, чтобы в дальнейшем вернуться к ее выполнению. 

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр, один из президентов США, использовал разделение задач на четыре типа. 

  1. Важные и срочные дела. 
  2. Важные, но не срочные.
  3. Неважные, но срочные. 
  4. Неважные и несрочные дела. 

При этом, после того, как все задачи будут распределены в какие-то из этих категорий, будет наглядно ясно, какие дела требуют безотлагательных действий, а какие можно делегировать или вовсе убрать из списка задач. 

Хронометраж

Чаще всего среди людей, которые стремятся к продуктивной работе, встречается отслеживание времени на работу. При этом время прокрастинации и серфинга в интернете во время рабочего дня не учитывается. Глеб Архангельский, эксперт в тайм-менеджменте, предлагает использовать метод «Хронометраж». Это помогает оценить распределение вашего времени. 

Для работы в данной технике записывайте все действия, а не только работу над задачей, а также время, потраченное на это дело. Ведите записи в течение пары недель, после чего проведите анализ. Вероятно, вы найдете те дыры, куда утекает ваше полезное время. 

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Самыми известными и популярными книгами в данной сфере являются произведения Глеба Архангельского и Брайана Трейси. Первый автор является российским представителем сегмента, внедривший систему управления временем в работу крупных предприятий, таких как «Вимм-Биль-Данн» и другие. Книги данного автора — «Тайм-драйв» и «Организация времени». 

Труд второго автора, который мы рекомендуем к ознакомлению — это «Мастер времени». 

Также можно обратить внимание на книги «Жесткий тайм-менеджмент» и «Максимальная концентрация». 

Приложения для тайм-менеджмента

С развитием техники, особенно смартфонов, а также облачного хранения данных, на помощь стали приходить также приложения. 

Trello

Заменяет доску со стикерами электронным вариантом. Было выпущено десять лет назад в 2011 году. Интерфейс интуитивно понятен, заметки предстают в визуально понятном виде, что помогает сориентироваться в делах и понять, какие из них выполнены, какие в режиме выполнения, а какие запланированы на ближайшее или отдаленное будущее. 

Todoist

Позволяет разделять дела по проектам, присваивать теги, писать комментарии, прикладывать файлы. Также можно вести проекты совместно с другими пользователями. Также присутствует трекинг продуктивности, что может дополнительно мотивировать пользователя. Существует также платная расширенная версия. 

Sectograph

Приложение позволяет проанализировать время, затраченное на ту или иную деятельность. Данные представляются в виде круговой диаграммы, где отображаются потраченные минуты или часы на задачу. Есть функции обратного таймера и напоминаний. 

Советы и

инструменты тайм менеджмента

Даже следуя идеально подобранному методу можно допустить множество ошибок и не достичь желаемого. Рекомендуется следовать следующим правилам, чтобы добиться максимального результата. 

Фокусируйтесь на главном

Направьте свои силы в моменте только на одну из задач. 

Делегируйте

Не стоит бояться, что кто-то другой выполнит задачу хуже, чем мы. Предоставляя помощникам возможность выполнить неважные, но срочные задачи, вы позволите им получить опыт и работать эффективнее в дальнейшем, а также освободите себе время для других дел. 

Научитесь говорить «нет»

Для того, чтобы позволить себе сфокусироваться на важных задачах, необходимо уметь отказываться от выполнения не важных и не срочных дел. 

Блокируйте раздражители

Отключите на время выполнения дела мессенджеры и другие отвлекающие факторы.

Исключите «пожирателей времени»

Проведите анализ времени, потраченного на выполнение не рабочих задач, например, общение в социальных сетях, ответ на звонок родственника, перекур, просмотр видео на YouTube. Такой анализ позволит вам найти дыры, которые поглощают слишком много времени, которое могло было быть потрачено на решение задач. 

Не делайте несколько дел одновременно

Нам может казаться, что мы многозадачны и выполняем сразу несколько дел, но на самом деле это приводит к постоянному переключению внимания между задачами. При этом эффективность не растет, а снижается, а также приводит к переутомлению. 

Отдыхайте

Все вышеуказанные правила говорят не о том, что необходимо работать как можно больше, а о том, что работать необходимо эффективнее, а планирование позволит вам делать это с комфортом и без переутомлений. Выделите себе время для отдыха, запланировав строгое окончание рабочего дня в определенное время. 

Наведите порядок в электронной почте

Беспорядок в электронных письмах приводит к тому, что мы в поисках нужной информации вынуждены перечитывать каждое письмо по несколько раз. Упорядочите папки и письма, а также настройте фильтры. Поможет создание папок с названиями «Срочные дела», «Идеи для размышлений» и прочие. 

Фильтруйте входящую информацию

Оставляйте только важную и полезную информацию. 

Учитывайте свои биоритмы

Подумайте, в какое время вы наиболее активны и способны на продуктивную работу. Запланируйте максимально важные дела именно на это время. 

Создайте комфортное рабочее место

Подготовьте свое рабочее место так, чтобы не присутствовали отвлекающие детали, такие как скрипящий стул или беспорядок на столе в документах. 

Ограничьте свой перфекционизм

Стремление выполнить все задачи на 100% обречено на провал. Помните, что увлекшись доведением до идеала одного дела можно испортить результат, а также не успеть выполнить никаких из других поставленных задач. 

Контролируйте время

Отслеживайте время работы и отдыха. 

Ставьте дедлайны

Устанавливайте временные рамки для каждой из задач, это позволит рационально использовать ресурсы, а также учиться вовремя останавливаться и переходить к следующему делу. 

Оставляйте запас времени

Закладывайте процент времени на форс-мажорные обстоятельства. 

Заканчивайте задачу раньше срока

Стремление успеть к определенную сроку часто заканчивается опозданием. Старайтесь внутренне поставить себе срок раньше реального, тогда у вас будет шанс закончить до установленной даты или времени или хотя бы вовремя. 

Планируйте время ожидания

Не используйте время впустую. Возможно, пока вы ожидаете автобус или звонок партнера, вы можете выполнить какое-то быстрое дело, например, из категории “важных, но не срочных”. 

Тайм-менеджмент — принципы, приёмы и рекомендации

Время чтения 12 минут

Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем. © Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм-менеджмент — техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм — менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм-менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм-менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

<<Оглавление>>

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм-менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Кто такой тайм-менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм-менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм-менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм-менеджмента

  1. Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
  2. Постановка, формулирование и определение цели.
  3. Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
  4. Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
  5. Составление списков дел, которые необходимо сделать.
  6. Фиксация времени с помощью хронометража.

Преимущества человека, планирующего своё время

Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь. © Э.Юнг

  1. Достигает поставленных целей.
  2. Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
  3. Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
  4. Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
  5. Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
  6. Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
  7. Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
  8. Всегда имеет четкий план действий.
  9. Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм-менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

  • Персональный (личный) тайм-менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
  • Профессиональный тайм-менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
  • Социальный тайм-менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм — менеджмента

Концепция управления временем — это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм-менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем — определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем — комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Тайм-менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

  • нет расписания работы на день
  • помощник руководителя не в курсе его распорядка дня
  • телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности
  • управляющий не умеет распределять обязанности
  • работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости
  • работники не соответствуют своим должностям
  • сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы
  • нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата)

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм-менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм-менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм-менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм-менеджмента, применяемые в личной жизни:

  1. Никогда не брать работу на дом.
  2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
  3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
  4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
  5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

3 основных правила тайм-менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель — стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

  1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
  2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
  3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
  4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2. Приоритизация

Уметь расставлять приоритеты — это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3. Планирование

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм-менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

  1. Составление плана тайм-менеджмента.
  2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
  3. Этап выявления необходимых ресурсов.
  4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
  5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес-проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

  1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С. Дела категории А — самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В — важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С — это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат — 15%.
  2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например: 20% людей владеют 80% капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.
  3. Хронометраж — этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.
  4. Составления списка задач — это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему

  1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
  2. Напишите список дел с вечера.
  3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
  4. Планируйте весь свой день, не только работу.
  5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно… Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
  6. Список дел должен быть всегда на виду.
  7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Принципы тайм-менеджмента

  1. Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
  2. Ведите записи.
  3. Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
  4. Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
  5. Всегда носите с собой ручку и блокнот.
  6. Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
  7. Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
  8. Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
  9. Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
  10. Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
  11. Выделяйте время на самосовершенствование.
  12. Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

  • Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
  • Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
  • Все действия выполняйте на основе приоритетов.
  • Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
  • Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

  • Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
  • В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
  • Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
  • Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

  • Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
  • Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
  • Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу — время.

Неординарные приемы и рекомендации тайм-менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и упрощению своей деятельности

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм-менеджменту

  • «Результативный тайм-менеджмент». Б. Трейси
  • «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Г. Архангельский
  • «Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль». Д. Кеннеди
  • «Работай меньше, успевай больше». К. Глисон
  • «К чёрту всё! Берись и делай». Р. Брэнсон
  • «Экстремальный тайм-менеджмент». Н. Мрочковский, А. Толкачёв
  • «Практический курс по тайм-менеджменту». И. Абрамовский
  • «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Т. Феррис
  • «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Д. Аллен

Эффективность тайм-менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Тематика: Личная эффективность, Тайм-менеджмент, Цели и желания

Система тайм-менеджмента. Задачи, принципы, правила. Основные методы. Какие есть недостатки? Принципы и методы тайм-менеджмента

«Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем».

Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмен
т – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм — менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм — менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

История возникновения тайм — менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм — менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Тайм-менеджер
это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

  • Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
  • Постановка, формулирование и определение цели.
  • Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
  • Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
  • Составление списков дел, которые необходимо сделать.
  • Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь»

Э.Юнг

  • Достигает поставленных целей.
  • Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
  • Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
  • Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
  • Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
  • Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
  • Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
  • Всегда имеет четкий план действий.
  • Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм — менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

  • Персональный (личный) тайм – менеджмент
    . Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
  • Профессиональный тайм – менеджмент
    помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
  • Социальный тайм — менеджмент
    регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм — менеджмента

Концепция управления временем-
это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем
– определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем
– комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

  • Нет расписания работы на день.
  • Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
  • Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
  • Если управляющий не умеет распределять обязанности.
  • Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
  • Если работники не соответствуют своим должностям.
  • Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
  • Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм – менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

  1. Никогда не брать работу на дом.
  2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
  3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
  4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
  5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.
1.Основное правило тайм — менеджмента – правильная постановка цели.

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

  1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
  2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
  3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
  4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.
2.Второе основное правило тайм – менеджмента – приоритизация.

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3.Третье основное правило тайм – менеджмента – это планирование.

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

  1. Составление плана тайм – менеджмента.
  2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
  3. Этап выявления необходимых ресурсов.
  4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
  5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование
базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С.

Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20%всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

2. Правило Парето
или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%.

Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

3. Хронометраж
– этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

4. Составления списка задач
– это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

  1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
  2. Напишите список дел с вечера.
  3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
  4. Планируйте весь свой день, не только работу.
  5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
  6. Список дел должен быть всегда на виду.
  7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели
    .
  • Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
  • Ведите записи.
  • Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
  • Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
  • Всегда носите с собой ручку и блокнот.
  • Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
  • Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
  • Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
  • Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
  • Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
  • Выделяйте время на самосовершенствование.
  • Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей»
рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

  • Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
  • Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
  • Все действия выполняйте на основе приоритетов.
  • Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
  • Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место
, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

  • Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
  • В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
  • Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
  • Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить
, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

  • Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
  • Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
  • Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.
«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть:

  • Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
  • Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
  • Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
  • Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
  • К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
  • Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
  • Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
  • Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
  • Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Наибольшую
продуктивность от работы можно получить,
составив подробный и последовательный
план действий. Для успешного продвижения
по карьерной лестнице желательно
придерживаться основных принципов тайм
– менеджмента, которые базируются на
нескольких постулатах, это:

    Умение верно
    ставить цели;

    умение правильно
    определять жизненные приоритеты;

    варьировать
    инструментами планирования;

    наработка
    необходимых привычек.

Эффективный
тайм-менеджмент подразумевает, что цель
должна быть конкретной, реальной,
измеримой и конечной. Умение правильно
определять жизненные приоритеты
заключается в способности выбрать из
множества целей наиболее весомую и
важную на данный момент.

Принципы
менеджмента — это фундаментальные
истины (или то, что считается
истиной в настоящий момент), на
которых строится система управления
в целом или отдельные ее
части.

Принципы
построения и логика внедрения корпоративных
стандартов организации времени, как
нового способа корпоративного внедрения
тайм-менеджмента (в отличие от традиционного
корпоративного обучения тайм-менеджменту),
включающие схему сочетания «добровольных»
и «принудительных» этапов внедрения,
уровни формирования стандартов, а также
типовые компоненты корпоративных
стандартов тайм-менеджмента были
разработаны Архангельским Г.А. в 2005
году.

Как
и любая наука, тайм-менеджмент
имеет определенные принципы, на
которых и базируется. Они, по
большей части, имеют изначально
практический характер, однако уже
переросли в научно-методический.

Самый
главный принцип – это принцип
целесообразности
,
который предполагает делать только то,
что вам действительно необходимо, и не
делать того, что вам не нужно.

«Поглотители
времени» у сотрудников достаточно
стандартны: чрезмерная трата времени
на совещания, выяснение мелочей,
заваленный бумагами стол, запутанная
система рабочих папок, постоянные
прерывания (звонки, беседы). От офиса к
офису эти проблемы одинаковы, но порой
в ходе тренинга или семинара рождаются
интересные идеи, которые потом приживаются
и становятся стандартом. Например,
система флажков, когда красный флажок
на столе означает «занят» и предполагает,
что сотрудника не следует отрывать от
работы, кроме неотложных вопросов.
Иногда сотрудники фирмы приходят к
необходимости создания собственного
«языка» внутри компании, когда размытые
понятия «сегодня», «завтра», «вечером»
и «скоро» означают конкретное время
(сегодня – до 18.00), это помогает избежать
многих проблем.

Планирование

– второй принцип тайм менеджмента,
согласно которому необходимо выделять
на запас 40% времени на случай непредвиденных,
форс-мажорных обстоятельств.

Третий принцип заключается в
объединении мелких дел в одно
и разбивке крупного дела на
несколько, в результате чего,
каждое дело должно иметь продолжительность
30-90 минут.

Принцип четвёртый предполагает
необходимость пятиминутного отдыха
через каждый час работы.

Пятый принцип заключается в
использовании зон внимания для
организации рабочего места: центральной,
ближней и дальней.

Шестой принцип учит делать
в первую очередь самые важные
дела, начинать день с самых
трудных, неприятных задач.

Седьмой принцип призывает классифицировать
все свои дела на 4 категории:
срочные и важные, несрочные и
важные, срочные и неважные, несрочные
и неважные. Делать необходимо только
первые две категории дел, а другие дела
можно делегировать, выполнить позже,
или отказаться от них.

Нехватка
времени – проблема скорее
психологическая – человек недостаточно
уверен в себе, у него
нет четкого представления о своих
целях, он не в состоянии расставить
приоритеты, поэтому у него ни на что не
хватает времени. Сэкономить время можно,
правильно расставив приоритеты. Матрица
Эйзенхауэра (см. приложение 1), или Принцип
Эйзенхауэра — техника расстановки
приоритетов, использование которой
позволяет выделить важные и существенные
дела и решить, что делать с остальными.
Считается, что именно 34й президент США
Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал
стандартом своей работы. Эйзенхауэр
выделил следующие 4 категории дел по
критериям – важности и срочности:

A)
Важные и срочные. Нужно сделать
немедленно, если такие дела у
вас есть.

B)
Важные и несрочные. Самые «обиженные»,
наиболее ущемляемые дела, связанные
с собственным развитием, обучением
сотрудников и т. п. Часто дела
типа А появляются из-за пренебрежения
делами типа В.

C)
Неважные и срочные. Эти дела
очень любят маскироваться под
дела А. Человеку свойственно
путать срочность и важность:
всякое срочное он автоматически
считает важным. В основном именно
дела С создают в фирмах атмосферу
непрерывного кризис-менеджмента,
суматохи.

D)
Неважные и несрочные. Эти дела
нужно «финансировать по остаточному
принципу». Но они часто приятны
и интересны, поэтому с них
начинают трудовой день, убивая
ими лучшие рабочие часы.

Восьмой
принцип заключается в том, что заниматься
следует только интересными для вас
делами – это является показателем
вашего профессионализма: организованности
во времени и пространстве.

Хронометраж
— метод изучения затрат времени
с помощью фиксации и замеров
продолжительности выполняемых действий.
Относится к отечественной традиции в
истории развития тайм-менеджмента.
Хронометраж позволяет провести «аудит»
и «инвентаризацию» времени, выявить
«поглотителей времени». Для того, чтобы
провести хронометраж рекомендуется
записывать все свои дела с точностью
до 5-10 минут в течение хотя бы двух недель.

Список
задач (to do list) – это принцип построения
перечня запланированных действий.
Он позволяет не держать в голове
множество запланированных задач
и не забывать даже мелочи. Стоит
только помнить, что список лучше делать
на ближайшее время, а не на длительные
сроки.

Диаграмма
Ганта (см. приложение 2) — это один из
наиболее удобных и популярных способов
графического представления времени
выполнения задач. Каждая линия в диаграмме
представляет один процесс, наложенный
на шкалу времени. Задачи и подзадачи,
составляющие план, размещаются по
вертикали, по горизонтали задается
временная шкала. Начало, конец и длина
отрезка на шкале времени соответствуют
началу, концу и длительности задачи. На
некоторых диаграммах Ганта также
показывается зависимость между задачами.
Диаграмма может использоваться для
представления текущего состояния
выполнения работ: часть прямоугольника,
отвечающего задаче, заштриховывается,
отмечая процент выполнения задачи;
показывается вертикальная линия,
отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма
Ганта дает возможность:

Увидеть и визуально оценить
последовательность задач и их относительную
длительность;

Сравнить планируемый и реальный ход
выполнения задач;

Детально проанализировать реальный
ход выполнения задач. На графике
отображаются интервалы времени, в
течение которых задача: выполнялась,
была приостановлена, возвращалась на
доработку и т.д.

Принцип
Парето, согласно с которым 20% усилий
дают 80% результата, а оставшиеся 80% усилий
– только 20% результата. В применении к
тайм-менеджменту этот принцип звучит
как «20% дел и затраченного времени дают
80% результата, а 80% дел и затраченного
времени – лишь 20% результата. Этот
принцип гласит, что необходимо выделить
20% дел, дающих максимальный результат,
и начинать именно с них.

Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.


Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем
— это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

  • причину и повод управления временем;
  • цель управления временем;
  • ценности и принципы управления временем;
  • философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем
— систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем
— комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706-1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.
). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть ». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

  1. Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
  2. Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
  3. Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
  4. Перечитайте свои ответы на вопросы 1-3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

  1. регистрация времени;
  2. управление временем;
  3. укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКА

Письмо I (О времени)

Луцилия приветствует Сенека!
Одно лишь время следует беречь.
Не дай его украсть минутам неги,
Пустым мгновеньям бесполезных встреч.

Всю жизнь свою в делах проводим, но не
Полезных, большей частью, а дурных…
Затем — безделье, а, на остальное —
Годами не выкраиваем миг.

Ты назовешь кого-то из знакомых,
Кто б знал, что умирает каждый час?
Ведь смерть — не предстоянье страшной комы,
А — в каждом, ежедневно и сейчас.

Всё нам — чужое, только время — наше!
А мы его совсем не бережём:
Любой знакомый подставляет чашу,
И мы ему — «по краешек» нальём.

Стараюсь избегать подробных писем
(Зачем перемывать в них дребедень):
Тем менее от «завтра» ты зависим,
Чем лучше контролируешь свой день.

Я удивляюсь: сколь же люди глупы,
И как ничтожна тщетность их пути…
Дают в кредит — считают каждый рубль,
А время — им никто не возвратит…

Те, на кого ты целый день потратил,
Не ощущают, что они — в долгу!
Попробуй-ка призвать их всех к расплате:
Один ответ: Простите, не могу!

Я — расточитель, тщательный в подсчётах.
Я знаю: с кем и сколько потерял…
Ведь время больше требует учёта,
Чем популярный жёлтый минерал.

Богат — лишь тот, кто малостью доволен,
Кто не зовет на помощь докторов,
Не понимая, отчего он болен…
Не забывай про время.
Будь здоров.

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

  • Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
  • Оценка степени наполненности прожитого времени.

Упражнение 1.2.

Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.

Подсказка.
Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»
):

  1. Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
  2. Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
  3. Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».

С. Ричардсон

К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.

Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей
— ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант , даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.

Самодисциплина — первый шаг к личной свободе

Управление временем — основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес… ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина — жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Тайм — менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля , позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм — менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».

Авраам Линкольн

Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.

На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:

  • Категория А — срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
  • Категория Б — решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
  • Категория В — задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
  • Категория Г — дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.

По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные
, оставляя за бортом то, что действительно важно.

Техника «Хронометража»

Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.

Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.

При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовнии прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.

Метод Парето

Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата».
Можно трактовать его и по другому: «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.

Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.

АВС — анализ

Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:

  • Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
  • К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
  • Группа С — задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.

Самостоятельная организация рабочего времени

Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии
неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.

Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:

  • Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
  • Повышается производительность;
  • Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
  • Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
  • Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.

Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:

  1. Основные рабочие задачи;
  2. «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».

Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.

Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания — самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.

Метод «Помидора»

Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.

Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам
. В получасовой интервал входило время максимальной концентрации — 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии
«не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Планирование высвобождает время

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач
— это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге
«Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но
даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь
в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете
ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь
в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы
полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача
— дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Самое главное — определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

  1. Срочные и важные;
  2. Важные, но не срочные;
  3. Срочные, но не важные;
  4. Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

  1. Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы
    — за них нужно приниматься самому и немедленно.
  2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
  3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
  4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений
— просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить
«нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

3 вопроса для Вашей эффективности

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

  1. Какие дела самые важные и ценные?
  2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
  3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора
— один из самых эффективных инструментов управления временем.

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы
— это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени
на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

©

жизнь в режиме Белого Кролика

Фото: Blue Book

Time management — темное колдунство, которое позволяет все успевать. Давайте разбираться, как оно работает, и в чем секрет мастерства.

Часто тайм-менеджмент определяют как технику управления временем. Хотя на самом деле она больше про управление жизнью. Смотрите. Мы говорим, что время «бежит», «летит», «несется», а у кого-то наоборот «стоит». Но действительно ли оно двигается, или это все лишь наше восприятие? В реальности вы не можете контролировать время, но вы можете контролировать себя. Поэтому правильное определение time management — организация и структурирование своей жизни.

Принципы тайм-менеджмента

Чтобы добиться этого, следуйте пяти основным принципам:

  • Правильная цель. Устанавливайте такие цели, которых вы сможете достичь. Они должны быть конкретными, измеримыми, уместными и ограниченными по времени. Это называется SMART метод: Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Timely.
  • Матрица Эйзенхауэра. Источник: Оптимизация жизни. Школа порядкаПриоритеты. Расставляйте задачи в порядке их значимости для вас. Чтобы распределить их по степени важности, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Красный квадрат — то, что нужно обязательно сделать; оранжевый — решить, если будет время; зеленый — делегировать выполнение кому-то другому; синий — забить и забыть.
  • Временные рамки. Определите, сколько времени у вас уйдет на решение конкретной задачи. Его можно выставлять в формате «приблизительно полчаса» или «до / после обеда». Еще есть вариант «от и до». Например, 12.00-12.30. Но он для очень дисциплинированных и требовательных к себе людей.
  • Перерывы. Основа эффективной работы — отдых. Звучит противоречиво, но это правда. Только он должен быть правильным и рассчитанным по времени. Мозг устает заниматься одним и тем же без перерыва: рутина его утомляет. Поэтому лучше всего переключаться между делами и делать небольшие паузы. Попробуйте технику Помидора. Ее суть в том, что работа разделена на временные отрезки: вы что-то делаете 25 минут, потом 5 минут отдыхаете, и так по кругу.
  • Самоорганизация и планирование. Вы можете продумать свой день в голове, и все забыть, или же записать основные задачи. Желательно так, чтобы они всегда были у вас перед глазами. Еще лучше, если вы сделаете это с вечера. Планируйте задачи не только на день, но на месяц и на полгода вперед. Поставьте глобальную цель и двигайтесь к ней небольшими шагами каждый день. Допустим, вам нужно через три месяца сдать курсовую. Разбейте работу на кусочки: по главе в месяц. А потом поделите на еще более мелкие задачи: по две страницы в день. Такое структурирование работы помогает делать ее постепенно и эффективно. Нет ощущения, что вас прижали к стенке и мир вот-вот рухнет.

Что дает тайм-менеджмент?

Правильный time management:

  • Повышает продуктивность и эффективность работы;
  • Снижает уровень стресса в жизни;
  • Помогает достигнуть поставленных целей;
  • Освобождает время на отдых.

Преимущества тайм-менеджмента

Проблемы тайм-менеджмента

Что может помешать тайм-менеджменту?

«Чем быстрее я иду, тем больше отстаю»

  • Отсутствие мотивации. Зачем выполнять задачу, если она не интересна или вы не видите в ней смысла? Проблемы с мотивацией — частая причина неудачного time management. Бывает, что даже занесенное в планы дело не выполняется, потому что человек откладывает его до последнего.
  • Многозадачность. Среди нас мало Цезарей, способных эффективно решать сразу несколько дел. Да и вспомните, как он закончил. Оно вам надо? Если серьезно, то выполнение многих задач за раз снижает фокус. Есть риск сделать их плохо или не сделать вообще. Концентрируйтесь на чем-то одном.
  • Слишком высокие требования. Не загоняйте себя в жесткие рамки. Если знаете, что ограничение по времени не мотивирует, а только давит и добавляет в вашу жизнь стресса — откажитесь от этого метода. Тайм-менеджмент не должен восприниматься как наказание, иначе будет вызывать только неприязнь.
  • Не тот метод. В продолжение предыдущего пункта: выбирайте ту технику тайм-менеджмента, которая подходит именно вам. Нет универсальных правил для всех. Кому-то нравится метод «Помидора», а другие предпочитают «90 на 30» (полтора часа работы + полчаса перерыв). Есть еще принцип девяти дел, GTD (Getting Things Done), японский канбан и прочее. Вариантов масса. Или можете вообще забыть о существующих техниках и отталкиваться от собственных ощущений. Только вам решать, как распоряжаться вашим временем.

Методы тайм-менеджмента

Про тайм-менеджмент прочитали, что делать теперь? Ответ — искать свою методику. В интернете их безумное количество, но подробно мы поговорим только о трех. На наш взгляд, они самые эффективные, хотя тут многое зависит от самого человека.

Метод 90 на 30

Суть техники в том, что вы работаете циклами по полтора часа с перерывом на 30 минут. Начинать день нужно с самой важной задачи: в первые 90 минут фокусируйтесь только на ней. Потом отдохните полчаса, обязательно со сменой деятельности. Перекусите, сходите на пробежку, погуляйте — в общем, разнообразьте рутину. После возвращайтесь к работе на следующие 90 минут, и так в течение всего дня. Залог успеха этой техники — развитие привычки. Если по вашим меркам 90 минут — слишком долго для беспрерывной работы, попробуйте альтернативный вариант — «52 на 17». Или вообще вернитесь к «помидорам»: 25 минут труда и 5 минут отдыха.

Правило 9 дел

Все просто. Вы должны планировать не больше девяти дел в день. Причем их также следует разбить по приоритетам: 1 важное, 3 средних и 5 мелких. Главное — выполнить их все, даже бытовые мелочи. Если вам ближе принцип «сначала серьезное — потом все остальное», то начинайте с важного дела №1. А вот людям, которым нужно «разогнаться», стоит выполнить утром мелкие задачи. Особенно если среди них есть гадкая «лягушка», чтобы выкинуть ее в первую очередь.

Канбан

Система, которая применялась на производстве «Тойота» в Японии. Ей можно пользоваться как лично, так и вместе с коллегами. Если вкратце, то вы делите все свои задачи на: запланированное, в процессе и завершенное. Плюс техники в том, что все наглядно. В идеале вообще повесить большую доску, куда вы будете добавлять стикеры-задачи. Или воспользуйтесь виртуальными досками-планирования. Например, на сайте Trello. Там можно объединять задачи по темам, переносить их, создавать группы с другими людьми. В общем, неплохая штука для тайм-менеджмента дома или на работе.

Автор:
Мария Ванеева

Образование за рубежом в связи с пандемией и политической ситуацией

Помощь в поступлении за границу с UniPage

UniPage организует поступление в зарубежные вузы, в том числе во всемирно известные, такие как Стэнфорд, Сорбонна и Мюнхенский технический университет. Мы также помогаем:

  • подобрать языковые курсы;
  • отправить ребенка в среднюю школу за рубежом;
  • получить студенческую визу;
  • подготовиться к международным экзаменам.

Отправьте заявку и укажите, какой вопрос вас интересует. Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.

9 основных принципов тайм-менеджмента, которые должен знать каждый | Джейкоб Даль

«Вы не можете наверстать упущенное. В будущем вы можете добиться только большего». Эшли Ормон, автор

Вы изо всех сил пытаетесь найти время в повседневной суете своей жизни? Ваша работа с 9 до 5 занимает все ваше время, или вы откладываете все свои дела на выходные, а затем на следующую неделю?

Если ответ «Да» на все вышеперечисленные вопросы, вам, вероятно, нужно управлять своим «TIME.”

Тайм-менеджмент — очень важный навык, который большинство людей хотели бы улучшить. Однако они постоянно натыкаются на поиски способов управления временем. Хотя существует множество стратегий управления временем, некоторые из них работают в любой ситуации.

Без лишних слов, вот главные и основные принципы тайм-менеджмента, которые помогут вам вести продуктивную и сбалансированную жизнь.

1. Планирование

Планирование всегда важно, чем бы вы ни занимались.Потратьте несколько минут утром, чтобы спланировать свои дела на день. При напряженном графике сведите к минимуму отвлекающие факторы.

Вы также можете использовать различные инструменты личного планирования для планирования и организации своего расписания. Эти инструменты включают календари, настенные диаграммы, блокноты, электронные планировщики, карманные дневники и каталожные карточки. Составьте список всех своих задач и расписаний, чтобы вы могли сосредоточиться на своих приоритетах в своем инструменте планирования.

При использовании инструмента планирования учитывайте следующие важные моменты:

  • Запишите всю информацию только о вашем инструменте.
  • Ежедневно просматривайте свой инструмент планирования.
  • Всегда носите с собой инструмент планирования.
  • Составьте список своих приоритетов в инструменте и придерживайтесь его.
  • Если вы используете электронный планировщик, синхронизируйте его с компьютером и регулярно заряжайте батареи планировщика.
  • Убедитесь, что у вас есть резервная система для вашего инструмента планирования.

В конце каждого рабочего дня потратьте несколько минут на то, чтобы быстро составить в уме список дел, которые нужно сделать на следующий день.Это мысленно отложит в уме самые важные обязанности и выкинет из головы менее важные на следующий день.

2. Организуйте и расставьте приоритеты

Представьте, что ваш начальник сделал вам презентацию для предстоящего заседания совета директоров, и у вас есть всего 3–4 дня, чтобы подготовить ее. Нагрузка высока, и у вас уже есть несколько важных задач. Это будет крайне стрессовая ситуация для любого человека.

К счастью, есть Принцип Эйзенхауэра! В своем выступлении бывший У.Президент С. Дуайт Д. Эйзенхауэр сказал, что у него есть два вида проблем: важные и срочные, и обе разные. На основе этого принципа было разработано приложение под названием «Матрица приоритетов», позволяющее различать задачи «Сделать сейчас» и «Критические задачи».

Самая фундаментальная предпосылка эффективного тайм-менеджмента — различать, что важно, а что срочно. Обратите внимание, что самые важные задачи — это не самые срочные задачи, и наоборот.

Проблема в том, что большинство из нас позволяют срочным задачам доминировать в своей жизни.Но эксперты предполагают, что, хотя и срочные, и важные задачи можно выполнять вместе, сначала нужно сосредоточиться на важных, независимо от их срочности. Сосредоточение внимания на том, чего вы хотите достичь, даст вам полный контроль над своим временем.

Самый простой способ расставить приоритеты для ваших задач — составить список дел на день, неделю или месяц в зависимости от вашего образа жизни. Расположите элементы в вашем списке по приоритету как высокий, средний и низкий. Сначала выполните и отметьте самые высокие приоритеты.

Если вы выполняете проекты на работе, вы также можете использовать инструменты управления проектами, такие как Trello или TimeOn. Эти инструменты имеют полезные функции, которые помогут вам организовать и расставить приоритеты в вашей работе в отношении важности. Например, TimeOn имеет различные функции, которые помогают вам визуально отслеживать, как продвигаются проекты, над какими проектами нужно работать, а какие проекты вы можете оставить на данный момент.

3. Правило 80/20

Также известное как принцип Парето, правило 80/20 применительно к работе означает, что ок.20 процентов вашего упорного труда дают 80 процентов результатов. Итак, вы должны сосредоточить эти 20 процентов на максимально эффективном использовании своего времени.

Определите свои самые важные задачи и выполните следующие пять шагов:

  • Подумайте о ожидаемом результате.
  • Разбейте его на действия, необходимые для выполнения работы.
  • Выполняйте действие с полной отдачей и в максимально точном порядке.
  • Определите и выполните следующее важное действие.
  • Повторять до завершения.

Примените правило 80/20 ко всем задачам в вашем списке дел, чтобы повысить свою эффективность.

4. Делайте одно дело за раз

Мы все пытаемся сделать слишком много сразу и в итоге почти ничего не достигаем. Люди, пытающиеся достичь нескольких целей одновременно, были менее преданы своему делу и имели меньше шансов на успех, чем те, кто постоянно сосредоточивался на одной цели. Успешные люди концентрируются только на одном деле за раз, насколько это возможно.

Когда мы пытаемся работать в режиме многозадачности, текущие задачи занимают больше времени, и мы становимся менее продуктивными.Когда мы чувствуем давление, мы начинаем думать о других неважных вещах, таких как, что купить для вечеринки, спорах с коллегами и т. д. Это, в конечном счете, превращается в стресс и мешает нам выполнять наши задачи вовремя и эффективно.

Как говорит Роб Брандсма, психолог и тренер по внимательности: «Когда вы говорите, говорите. Когда ты слушаешь, слушай». Присутствуйте в данный момент, чтобы вы могли полностью сосредоточиться на поставленной задаче. Практикуйтесь делать одно дело за раз, и со временем это станет вашей обычной рутиной.

5. Избегайте отвлекающих факторов

Вы сидите за столом с решимостью выполнить задачу, несмотря ни на что. Когда вы включаете свой ноутбук, вы замечаете сообщение друга на Facebook или текст на своем телефоне и забываете об этой важной задаче.

Что ж, отвлекающие факторы случаются, и их трудно избежать. Очень сложно оставаться сосредоточенным на задаче в течение нескольких часов. Но практика может помочь вам достичь того же!

Сначала определите внутренние или внешние отвлекающие факторы и определите их причину.Усталость? Отсутствие навыков? Найдите причину и устраните ее.

Общие советы, как не отвлекаться

  • Отложите телефон: Постоянные незапланированные телефонные звонки и сообщения часто отвлекают. Итак, выключите свой мобильный телефон и перенаправьте свой рабочий телефон на голосовую почту. Обязательно проверяйте свои звонки каждые 2–3 часа — так же, как и папку «Входящие».
  • Закройте веб-браузер: Признайте, что вы увлекаетесь социальными сетями, поскольку они серьезно отвлекают. Соберитесь с силами воли, выйдите из своих профилей в социальных сетях и закройте экран.
  • Носите наушники: Если вы работаете сидя в кабинке, наденьте наушники с шумоподавлением, чтобы сделать мир тихим и спокойным.
  • Сделайте перерыв: Сделайте короткий перерыв, если вы чувствуете, что вас что-то отвлекает или вы чувствуете усталость после долгих часов работы. Короткие перерывы помогут расслабиться и прояснить мысли.

6. Делегирование

Делегирование означает определение того, могут ли некоторые из ваших задач выполняться другими, и назначение этих задач кому-то другому.Это освободит часть вашего времени, которое вы можете посвятить другим основным видам деятельности. Выберите подходящих людей, которые могут помочь вам, разделив ваши обязанности наилучшим образом. Они должны обладать соответствующими навыками, интересом, опытом и полномочиями, необходимыми для выполнения задачи.

Будьте конкретны и ясны при определении ваших задач и ожиданий. Кроме того, дайте человеку некоторую свободу персонализировать поставленные задачи. Убедитесь, что вы время от времени проверяете, прогрессирует ли человек, движется ли он в правильном направлении и нуждается ли он в вашей помощи.В рабочих условиях мы обнаружили, что программное обеспечение для управления проектами, такое как TimeOn, может быть очень полезным для управления командами и обеспечения того, чтобы все работали хорошо и двигались в правильном направлении. Наконец, вознаградите человека за хорошо выполненную работу или попросите внести улучшения, если это необходимо.

Кроме того, вы можете попросить других помочь вам с другими неотложными задачами, что даст вам время сосредоточиться на важных задачах. Например, заплатите кому-нибудь за стрижку газона или уборку дома; Присоединяйтесь к автобазе, чтобы отвезти своих детей в школу, чтобы высвободить время, которое вы можете посвятить другим занятиям.

7. Будьте здоровы и избавляйтесь от стресса

Забота, которую вы оказываете своему телу, поможет вам омолодиться умственно и физически. Только люди со здоровым духом и телом могут выполнять свои задачи быстро, легко и эффективно. Практикуйте управление своим временем в соответствии со своими биологическими часами, планируя приоритетные задачи в пиковое время дня, когда ваш уровень энергии наиболее высок.

Если вы плохо распоряжаетесь временем, вам придется бороться с капризностью, усталостью, стрессом и частыми болезнями.Чтобы избежать стресса, признайте, что вы выполнили задачу и готовы перейти к следующей.

Одна вещь, которую мы определенно можем порекомендовать, — это делать упражнения в течение недели. Каждый раз после тренировки вы будете чувствовать себя намного здоровее и полны новой энергии — готовы решать все свои задачи на день.

8. Научитесь говорить «НЕТ»

Если к вам не приходит что-то по-настоящему важное, тренируйтесь говорить «нет» задачам, которые вас напрягают. Вместо этого поберегите свою энергию и концентрацию для занятий, которые важны для вас и которые вам нравятся.

Когда мужчина или женщина говорят «да», это может привести к тому, что вы перегрузите свою тарелку и перегрузитесь работой. Это никому не приносит пользы. Вы будете в стрессе, и ваш руководитель, скорее всего, пожалуется на то, что работа не сделана вовремя или ненадлежащим образом. Знайте, что совершенно нормально говорить «нет» задачам, которые вас переполняют.

9. Создавайте реалистичные расписания

Планируйте свое расписание до начала недели. Не стремитесь к совершенству, ведь никто в мире не совершенен.Вместо этого сосредоточьте свои усилия на том, чтобы быть превосходным, и не беспокойтесь о вещах, которые вы не можете контролировать или с которыми не можете справиться.

Оставайтесь позитивными, а когда почувствуете стресс, сделайте 10-минутный перерыв, чтобы заняться тем, что вам нравится. Позаботьтесь о своем здоровье, ешьте и пейте здоровую пищу, ежедневно занимайтесь спортом, хорошо спите и смейтесь как можно больше!

Независимо от того, начали ли вы управлять своим временем или только пытаетесь преуспеть в этом деле, приведенные выше принципы обязательно помогут вам достичь поставленной цели.

Начните с правильного планирования. Затем переходите к организации и расстановке приоритетов ваших задач в соответствии с ситуациями. Здесь вы можете использовать правило 80/20, чтобы сосредоточиться на самом важном. Вместе с этим составляйте реалистичные графики и учитесь говорить «нет» задачам, которые не важны. Кроме того, убедитесь, что вы делаете одно дело за раз, избегаете отвлекающих факторов и следите за своим здоровьем и отсутствием стресса.

Последний важный момент — убедиться, что вы нашли разницу между обязательством и интересом.Занимаясь интересными для вас делами, вы проведете время гораздо приятнее.

Основные принципы тайм-менеджмента — Планирование, проверка, организация!

Пришло время продолжить наш предыдущий пост и представить еще три очень важных принципа тайм-менеджмента. Изучение и освоение этих правил превратит нас в человека с активным отношением ко времени. Это означает, что вы сможете легко сосредоточиться на своей работе, держать свои задачи под контролем и планировать все заранее.

Итак, без дальнейших вступлений, давайте обсудим оставшиеся три из шести основных принципов тайм-менеджмента.

Планирование

У тех, кто устремлен в будущее, нет проблем с планированием. Заблаговременное планирование всего значительно увеличивает наши шансы на успех. Мы знаем, куда идти, что делать и как это делать. Однако следует помнить, что существует огромный разрыв между наличием плана и его воплощением в жизнь.

Хотя планы не являются гарантией успеха, или даже более того, они довольно часто терпят неудачу, деятельность по их подготовке очень важна.Это подготовит вас к действию. Даже если ситуация складывается не так, как вы хотели, вы все равно готовы и точно знаете, какова ваша цель. Без планирования у вас есть средние шансы успешно выполнить задачу, даже если все пойдет наилучшим образом, и очень маленькие шансы закончить ее, если обстоятельства сложатся не в вашу пользу. А их, к сожалению, обычно нет.

Старайтесь учитывать возможные препятствия, и при планировании всегда оставляйте себе несколько вариантов на выбор.Как в большинстве боевиков — если план А не сработал, переключись на план Б, или С, или даже D, если тебе действительно не повезло. Старайтесь быть максимально гибкими, и никакая внезапная проблема не застанет вас врасплох.

Проверка

Если вы застряли на какой-то действительно сложной задаче или столкнулись с проблемой, которую не можете решить, вы должны пройти процесс пересмотра и принять окончательное решение по этому поводу. Продолжить или нет? Не слушайте людей, когда они говорят: «Просто продолжайте работать над этим, и вы найдете решение.Это так не работает — вы можете потратить много времени без уважительной причины.

Что вы можете сделать, так это делать перерывы и использовать их для определения своего прогресса, а также других важных элементов, таких как:

  • Приоритеты — Проверьте, не потеряли ли вы главную цель из виду.
  • Успехов — Выполненные задачи, ставшие нашими маленькими победами.
  • Неудачи – Анализируйте ошибки и учитесь на них.
  • Процесс. Верны ли ваши мысли? Вы все делаете по плану? Есть ли какие-то ненужные действия, которые следует немедленно убрать из первоначального видения?

Проверка всего не займет много времени, а польза от прохождения процесса проверки может быть огромной.

Организация

Быть организованным может быть ключевым фактором вашего успеха. Это не только сэкономит вам много времени, но и укрепит ваше физическое и психическое здоровье. Прежде всего, ваша рабочая среда — важно, чтобы вы точно знали, как передвигаться в офисе или где бы вы ни работали. Не тратьте свое драгоценное время на работу за ручкой, листом бумаги, своими заметками или чем-то еще, что вам нужно для работы. То же самое касается вашего рабочего устройства.Держите свой компьютер в чистоте — размещение всех файлов в нужных папках занимает секунды, а вам может потребоваться несколько часов ненужного поиска. Сделайте свой офис уютным и наполненным вещами, вызывающими положительные эмоции, например, семейными фотографиями и т. д.

А зачем здоровье? Когда вы организованы, вам не нужно беспокоиться об опоздании или перегрузке задачами, потому что вы всегда в курсе всего, что делаете. Кроме того, если ваше место будет опрятным и чистым, вы будете чувствовать себя намного комфортнее, проводя там время.Тема организованности и поддержания рабочего места в порядке достаточно обширна и совсем скоро можно ожидать целый пост, посвященный этому!

Приложение для отслеживания времени упрощает управление временем.

Попробуйте TimeCamp сегодня!

Подведение итогов

Мы рассмотрели остальные принципы тайм-менеджмента. Мы надеемся, что вы найдете их полезными и полезными. Попробуйте следовать им, делайте заметки, проверяйте прогресс и не забывайте делиться результатами в комментариях! Также смотрите наши похожие посты на тему тайм-менеджмента!

3 ключевых правила, которым нужно следовать, чтобы лучше управлять своим временем

Я уверен, вам постоянно говорят, что вам следует лучше управлять своим временем, потому что это повышает вашу эффективность, экономит время и снижает стресс.Все знают о преимуществах лучшего тайм-менеджмента, но многие ли из нас смогли бы это сделать?

Большинство из нас любит откладывать дела на потом и понимает, что у нас осталось не так много времени, а потом мысль о том, что у нас много незавершенных дел, вызывает у вас стресс. Если вы обнаружите, что работаете в последнюю минуту или сдаете задачу с опозданием, вашему тайм-менеджменту нужна помощь.

Прежде чем я расскажу вам, как вы могли бы лучше управлять своим временем, вам нужно знать, что значит иметь хорошее управление временем.

Хороший тайм-менеджмент направлен не только на количество.

Для большинства людей правильно управлять своим временем означает делать больше за меньшее время.

Допустим, у вас есть 20 дел, которые нужно сделать в течение 10 часов, и вы успешно выполняете все задачи вовремя. Чем больше вещей вы можете сделать за ограниченное время, тем лучше вы управляете своим временем.

Без сомнения, вы выполняете все в своем списке дел вовремя, но самый ли эффективный способ управлять своим временем?

Эффективнее сосредоточиться на качестве.

Тайм-менеджмент — это в основном организация и планирование того, сколько времени вы тратите на текущие задачи. Лучшее управление временем требует времени и навыков. Более эффективное управление временем фокусируется на выполнении нескольких очень важных дел, что означает качество, а не количество.

Сосредоточьтесь на результатах, а не на действиях. Хорошо отслеживать, сколько вы сделали, но важнее решить, что вы должны делать, какую ценность вы могли бы добавить.

Когда вы не чувствуете стресса или перегруженности при переходе от одной задачи к другой, вы знаете, что лучше управляете временем. Вот 3 способа улучшить свои навыки тайм-менеджмента:

1. Расставьте приоритеты задач в соответствии с их важностью и срочностью

Прежде чем приступить к работе над задачами в вашем списке дел, вы должны знать, какие из них являются срочными и важными. Это принцип Эйзенхауэра .

  • Важные задачи ведут вас к достижению ваших личных целей; пока
  • Срочные действия немедленные, с мгновенными последствиями, эти задачи обычно связаны с достижением чужой цели.

Принцип Эйзенхауэра предлагает расставить приоритеты задач по четырем уровням:

  1. Важные и срочные: Эти задачи следует решать ПЕРВЫМИ. Это либо неожиданные проблемы, либо те, над которыми вы ждали до самой последней минуты, чтобы поработать. Вы можете планировать заранее, чтобы избежать последнего, но для незапланированных сюрпризов оставьте в своем расписании некоторое время, чтобы оставить место для буферизации.
  2. Важно, но не срочно: Эти действия важны для достижения ваших целей, поэтому убедитесь, что у вас достаточно времени для работы.
  3. Неважно, но срочно: Это препятствия, которые мешают вам выполнять свои собственные задачи, и обычно они исходят от других. Не бойтесь сказать «нет» или делегировать задачи кому-то другому. Но оставьте несколько слотов открытыми, на случай, если людям действительно понадобится ваша помощь.
  4. Неважно и не срочно: Всегда избегайте этих задач. Они просто отвлекающие факторы.

Главный ключ к лучшей расстановке приоритетов ваших задач — оставлять временные интервалы, чтобы убедиться, что у вас достаточно времени, если что-то пойдет не так.

2. Разумно используйте кредитное плечо, чтобы получить больше

Существует множество подходов к одной задаче, и все они эффективны, но чтобы по-настоящему использовать наименьшие усилия для получения наибольшей отдачи, примените концепцию кредитного плеча для завершения своей задачи. .

Один из способов получить максимальную отдачу от всего — найти общие шаблоны в задачах и настроить рабочий процесс, чтобы вы могли плавно выполнять все необходимые задачи, не тратя лишнего времени и энергии.

Допустим, вам нужно написать 3 статьи за 10 часов.Вы анализируете процессы написания статьи, такие как исследование, написание и корректура. Затем вы разрабатываете рабочий процесс, чтобы не писать во время исследования, а затем возвращаетесь к редактированию своей статьи.

Другой способ использовать чужое время . Я упомянул, что есть «не важные, но срочные», и это задачи, которые вы можете делегировать, чтобы облегчить свое бремя.

Вот еще несколько советов по использованию вашего времени.

3. Проводите сеансы по времени и короткие перерывы

Иногда слишком много времени, потраченное на одну задачу, может иметь неприятные последствия.Закон убывающей отдачи предполагает, что существует точка, в которой уровень прибыли может быть непропорционален уровню инвестиций.

Чтобы лучше распоряжаться своим временем, вам следует помнить о том, что нельзя тратить слишком много времени на выполнение определенных задач. Вы можете использовать Технику Помидора , чтобы избежать сверхурочной работы.

Техника Помидора разработана в 1980-х годах. Итальянское слово «помодоро» означает «помидор». Техника проста — разделите и структурируйте свою работу на 25-минутные сеансы (или помодори) с 5-минутным перерывом между ними.

Допустим, вы работаете над презентацией и, по вашим оценкам, вам нужно около 125 минут для выполнения задачи. Вы делите задачу на пять 25-минутных сессий с небольшим перерывом между ними. Убедитесь, что сеансы не противоречат вашим другим планам или обязательствам. Установите таймер на 25 минут и приступайте к работе. Отдыхайте после каждого сеанса, затем повторяйте до тех пор, пока сеансы не закончатся. После этого сделайте 20-30-минутный перерыв.

Используйте технологии, чтобы улучшить управление своим временем.

Возможно, будет сложно объединить принцип Эйзенхауэра, концепцию кредитного плеча и технику помидора в одно целое для лучшего управления временем. Вот три приложения для управления временем, которые помогут вам в этом:

MyLifeOrganized (MLO)

Первый шаг к лучшему управлению временем — организация. MLO предлагает вам помощь в том, чтобы определить, чего вы хотите достичь, чтобы достичь своих целей. Он генерирует для вас списки дел, расставляет приоритеты для ваших задач и отслеживает ваши действия.

Toggl

Всегда полезно иметь лист журнала для учета времени. Toggl помогает вам лучше управлять своим временем, отслеживая, сколько времени вы потратили на каждую задачу.

Усилитель концентрации

Вы когда-нибудь уходили куда-нибудь, работая над чем-то важным? Focus Booster использует технику Pomodoro и позволяет вам устанавливать сеансы по времени для лучшей фокусировки и качества работы.

лучших методов управления временем — Clockify

Что такое методы управления временем?

Тайм-менеджмент сам по себе вращается вокруг выбора — вы сами решаете, что вам нужно сделать, когда вам нужно закончить и какие задачи вам нужно решить, чтобы достичь своих целей.

Если вы решите сделать важные, целеустремленные задачи приоритетными, закончить их до установленного срока, но при этом оставить время для здорового образа жизни, вы сможете сказать, что успешно распорядились своим временем. Но как это сделать?

Ну, используя правильные методы тайм-менеджмента.

Техники тайм-менеджмента — это набор правил и принципов, которым вы должны следовать, чтобы более продуктивно и эффективно использовать свое время, принимать более правильные и быстрые решения, а также достигать большего за меньшее время и с меньшими усилиями.

Существует множество методов тайм-менеджмента, основанных на проверенных передовых методах тайм-менеджмента:

  • Запишите, что вам нужно сделать сегодня
  • Сначала работайте над важными и срочными задачами
  • Экономия времени на приоритетные задачи, рутинные задачи, а также перерывы
  • Надлежащее управление стрессом
  • Надлежащее управление командой
  • Отслеживание хода проекта и выявление отставаний

Большинство техник тайм-менеджмента связаны с одним или несколькими из перечисленных пунктов, и вы можете выбрать технику тайм-менеджмента, просмотрев, что вы хотите улучшить в своей рутине.

Кроме того, вам также необходимо учитывать навыки тайм-менеджмента, которые вам необходимо улучшить, и ваш личный стиль тайм-менеджмента.

Навыки тайм-менеджмента

Навыки эффективного тайм-менеджмента включают:

  • Постановка целей SMART — убедитесь, что цели, которые вы ставите перед собой, являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными во времени.
  • Эффективное планирование — убедитесь, что у вас есть четкие цели, а также определенные задачи и ресурсы, чтобы составить четкий план, который приведет вас к вашим целям.
  • Управление стрессом — убедитесь, что вы справляетесь со стрессом с помощью стратегий и тактик снятия стресса, чтобы чувствовать себя более расслабленно во время работы.
  • Правильное делегирование задач — делегирование задач помогает вам облегчить рабочую нагрузку и разделить ее с компетентными коллегами и сотрудниками.
  • Как избежать отвлекающих факторов — отвлекающие факторы отнимают у вас время, когда вы должны работать (или даже отдыхать), поэтому вам следует научиться их избегать.
  • Однозадачность — Сосредоточение внимания на одной задаче за раз помогает добиться более качественных конечных результатов, чем при многозадачности.
  • Сказать «Нет» — это маленькое слово из двух букв поможет вам сэкономить больше времени для ваших собственных приоритетов.
  • Установка приоритетов — Вложение времени в правильные задачи потребует меньше усилий, но принесет лучшие результаты. Это также известно как правило 20/80 или принцип Парето.
  • Как победить прокрастинацию — Определите причины своей прокрастинации и устраните их.

Чтобы улучшить свои навыки тайм-менеджмента, вам необходимо практиковать эти навыки.

Стили тайм-менеджмента

Не все методы тайм-менеджмента подходят для всех — мы не все работаем одинаково, поэтому не все мы сталкиваемся с одинаковыми проблемами тайм-менеджмента. У каждого есть преобладающий метод управления временем на работе, т.е.е. стиль тайм-менеджмента, который приносит свои собственные проблемы с тайм-менеджментом — если вы подумаете об этом, вы можете обнаружить, что вы:

Мученик времени

Вы заполняете свое расписание просьбами от других, вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что важно для вас. Ваши собственные задачи кажутся слишком большой ответственностью, поэтому вы не упускаете возможности взяться за что-то еще — вы получаете одобрение от других, но пренебрегаете задачами, которые принесли бы вам самоутверждение.

Проблемы : многозадачность, несоблюдение сроков, неэффективное планирование, пропуск перерывов

Прокрастинатор

Мученики времени, по крайней мере, берутся за чужие задачи — Прокрастинаторы откладывают работу над всем, что отдаленно важно для кого-либо.Некоторые утверждают, что они лучше работают под давлением, но результаты, которые они получают, часто омрачаются стрессом и тревогой, которые приносит эта практика.

Проблемы : несоблюдение сроков, неэффективное планирование, многозадачность

Дистрактор

Ваше сердце в правильном месте, но вы легко отвлекаетесь. Случайный запрос от коллеги может привлечь ваше мимолетное внимание так же, как 20-минутный телефонный звонок от вашего владельца.

Проблемы : многозадачность, несоблюдение сроков, неэффективное планирование

Недооценщик

Вы считаете, что выполнение задачи займет у вас гораздо меньше времени, чем на самом деле, — вы редко укладываетесь в свои оптимистичные сроки.

Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование

Пожарный

Вы пытаетесь справиться со всем самостоятельно, прямо сейчас — вы постоянно тушите «пожары» направо и налево и не чувствуете удовлетворения, если не работаете над 10 задачами одновременно и чувствуете себя «занятым». Как только вы закончите с этим, вы просто спросите: «Что дальше?» — это практика, которая рано или поздно приведет вас к выгоранию.

Проблемы : несоблюдение сроков, пропуск перерывов, неэффективное планирование

Перфекционист

Вы похожи на прокрастинатора и отвлекающего, но ваша неспособность довести дело до конца имеет хотя бы благородную причину — вы хотите, чтобы все было идеально.Вы будете работать сверхурочно и вкладывать все свои усилия в реализацию высококачественного проекта, но вы часто не знаете, как бросить работу, пока вы впереди, поэтому вы можете не уложиться в сроки и рискуете перегореть.

Проблемы : несоблюдение сроков, пропуск перерывов

Все проблемы, перечисленные рядом с вашими стилями тайм-менеджмента, могут быть решены, и все необходимые навыки тайм-менеджмента могут быть усовершенствованы, если вы только выберете правильные методы тайм-менеджмента.

01.

Помидор

Обзор

Вы разбиваете свою работу на 25-минутные рабочие сессии (помодоро) и 5-минутные перерывы. После 4 циклов делаете 20-минутный перерыв.

Техника Помидора, разработанная Франческо Чирилло, получила свое название в честь кухонного таймера в форме Помидора, который Франческо использовал для отслеживания прогресса в своей работе.

Улучшает навыки тайм-менеджмента : эффективное планирование, управление стрессом, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов, умение говорить «нет»

Проблемы, которые решает : неэффективное планирование, пропуск перерывов, многозадачность, несоблюдение сроков

Как это работает

  1. Установите таймер на 25 минут
  2. Сосредоточьтесь на своей работе в течение этих 25 минут
  3. Остановить, как только сработает сигнализация
  4. Сделайте 5-минутный перерыв
  5. Возобновить работу еще через 25 минут после перерыва
  6. После четырех циклов по 25/5 минут сделайте 20-минутный перерыв
  7. Повторяйте процесс до завершения задачи или проекта

Для этой цели вы можете попробовать таймер Pomodoro в Clockify или узнать больше о том, как начать использовать Pomodoro.

Преимущества

  • Улучшенная оценка времени вашей работы
  • Фиксированное рабочее время — у вас больше шансов сосредоточиться
  • Регулярные перерывы помогают предотвратить выгорание и повысить производительность
  • Помидоры — это простой способ отслеживать прибыльность и продуктивность

Недостатки

Вы должны прекратить работу по истечении 25 минут. Если у вас особенно хорошо получается, это контрпродуктивно

Соблюдение фиксированных интервалов — предписанные сеансы продолжительностью 25/5 минут могут вам не подойти

02.

Канбан

Обзор

Техника визуального управления временем, которая помогает вам следить за ходом ваших проектов — вы отслеживаете, как задачи перемещаются по столбцам с разными метками.

Этот метод был разработан в 1940-х годах в Японии Тайичи Оно для Toyota Automotive, чтобы помочь повысить их производительность и эффективность производства.

Улучшает навыки тайм-менеджмента : эффективное планирование, SMART-цели, правильное делегирование задач, однозадачность

Проблемы, которые решает : многозадачность, несоблюдение сроков, неэффективное планирование

Как это работает

Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, ручку и бумагу или доску и стикеры.

Определите количество этапов в вашем проекте или задаче и создайте столбцы. Например, вы можете создать четыре столбца и перемещать задачи внутри проекта по следующим этапам:

  • Незавершенная работа — здесь вы проводите мозговой штурм и определяете все свои задачи. Затем вы решаете, какие задачи вы должны переместить в столбец «Сделать», а какие задачи могут подождать своей очереди.
  • To Do — это задачи, над которыми вы будете работать
  • Выполняется — задачи, над которыми вы сейчас работаете
  • Готово — задачи, которые вы завершили

Преимущества

  • Нет универсального шаблона, что означает, что вы можете настроить принципы в соответствии со своими потребностями
  • Четкое визуальное представление всей вашей рабочей ситуации: простое представление вашего прогресса в проекте
  • Вы можете разбить проект на небольшие управляемые задачи и отслеживать их ход по всем направлениям
  • Команда, скорее всего, сосредоточится на выполнении своих задач, чтобы достичь столбца «Готово»

Недостатки

  • Нет универсального шаблона, а это означает, что создание канбан-доски может занять много времени, так как вам нужно решить, сколько столбцов включить и как их назвать
  • Канбан не помогает вам заказывать задачи напрямую с точки зрения важности и срочности
  • Может быть трудно предсказать, когда ваша команда завершит задачи (и проект), потому что единственным показателем прогресса является перемещение по столбцам; нет компонента времени

03.

Приведение дел в порядок

Обзор

Метод из пяти шагов, который позволяет провести мозговой штурм над задачами и превратить их в простой список дел.

«Getting Things Done» (GTD) был представлен Дэвидом Алленом в его книге «Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity».

Улучшает навыки тайм-менеджмента : эффективное планирование, расстановка приоритетов, цели SMART

Проблемы, которые решает : неэффективное планирование

Как это работает

  1. Захват — отмечайте все задачи, которые приходят на ум
  2. Уточнение — определите, является ли задача выполнимой и есть ли в ней конкретные шаги, которые вы можете изложить и выполнить
  3. Организовать — хранить задачи под разными метками и снабжать их контекстом (например.дом, офис, запрос от Тома)
  4. Обдумывайте — время от времени просматривайте свои задачи: какой следующий шаг для задачи? Вам действительно нужно закончить это на этой неделе?
  5. Вовлекайтесь — после того, как вы отметили, определили как требующие действия, правильно зарегистрировали и просмотрели свои задачи, просто начните работать над ними

Преимущества

  • Вы будете держать все свои задачи, задания и проекты в перспективе
  • Вы очистите свою голову, как только разложите перед собой все задачи, которые только можете придумать
  • Вы можете использовать GTD для повышения личной и профессиональной продуктивности

Недостатки

  • Вы должны использовать свою силу воли, чтобы прогрессировать в своей работе — GTD не дает рекомендаций по работе с отвлекающими факторами
  • Организация задач происходит по контексту, а не по проекту, что может быть бесполезно для людей, которые привыкли разбирать задачи по отношению к своему проекту
  • Слишком много пунктов в списке может сделать его неэффективным, так как вы с меньшей вероятностью сможете правильно спланировать свой день

04.

Съешь эту лягушку

Обзор

Эта техника тайм-менеджмента направлена ​​на расстановку приоритетов задач. Вы выбираете свою самую важную или худшую задачу (это ваша «лягушка») и беретесь за нее завтра первым делом. Как только вы закончите со своей «лягушкой», вы можете перейти к другим задачам на день, но не раньше.

Это может быть задание, требующее всего вашего внимания (из-за его важности или сложности), которое вы избегали (потому что оно скучное, требовательное или сложное).

Идея «Съешь эту лягушку» была разработана Брайаном Трейси в его книге «Съешь эту лягушку! 21 отличный способ перестать откладывать на потом и сделать больше за меньшее время».

Улучшает навыки тайм-менеджмента : эффективное планирование, расстановка приоритетов, цели SMART

Проблемы, которые решает : неэффективное планирование, многозадачность, несоблюдение сроков

Как это работает

Вы должны идентифицировать задачи на основе их приоритета и соответствующим образом маркировать:

  • Задача А — самая важная задача, которую вы должны выполнить в первую очередь, иначе вы понесете последствия.
  • Задача B — вторая по важности задача, которую вы должны решить после задачи A. Менее важная, но все же жизненно важная.
  • Задача C — задача, которую вы могли бы выполнить, но вы не понесли бы последствий, если бы не выполнили ее.
  • Задача D — задача, которую в идеале следует делегировать кому-то другому, а это время выделить задаче A.
  • Задача E — задача, которую вам на самом деле не нужно выполнять, поэтому вы можете ее устранить.

Преимущества

  • Выполнение самой важной или худшей задачи первым делом с утра гарантирует, что остальные пункты вашего ежедневного графика будут выполняться легче — это мотивирует и заряжает вас энергией
  • Приоритизация задач становится проще
  • У вас останется остаток дня для более приятных занятий

Недостатки

  • Трудное и деморализующее начало дня
  • Это может быть жестким и непрактичным, если ваша самая важная задача меняется в течение дня

05.

Таймбоксинг

Обзор

Вы выделяете периоды времени (таймбоксы) для действий; вы работаете в течение этого периода времени, а затем останавливаетесь, когда истечет установленное время. Тайм-боксинг часто включает фиксированные сроки, поэтому он используется в управлении проектами.

Ограничение времени работает как более общий подход к технике Pomodoro — вместо 25-минутных сессий (временных рамок) период времени в пределах временной рамки не является фиксированным.

Джеймс Мартин первым подробно объяснил технику в одной из глав своей книги «Быстрая разработка приложений».

Улучшает навыки тайм-менеджмента : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов

Проблемы, которые решает : несоблюдение сроков, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов

Как это работает

  1. Разместите все свои действия и задачи в списке
  2. Решите, чего вы хотите достичь с помощью этих задач — определите свои цели
  3. Если задача важна и требует большого внимания, выделите для нее более длительный период времени (например, 1 или 2 часа)
  4. Если это сложная задача, проанализируйте ее и выделите более короткие периоды времени (например, 20-30 минут) для ее частей, чтобы облегчить выполнение задачи
  5. Начните с первой задачи и продвигайтесь вниз
  6. Когда выделенное время для задачи истекло, прекратить работу в ней
  7. Сделай перерыв
  8. Просмотрите, что вам удалось сделать
  9. Обратите внимание на другие временные рамки в вашем расписании

Преимущества

  • Отлично подходит для большого количества небольших задач — их будет легче отслеживать и решать, если вы разложите их по временным рамкам
  • Крайние сроки являются важным компонентом, поэтому вы будете сосредоточены на достижении как можно большего, пока не истечет срок
  • У прирожденных перфекционистов будет меньше времени на настройку каждой детали, так как им придется переходить к следующей задаче в расписании
  • Timeboxing не позволяет работать в режиме многозадачности, поэтому вы сможете сосредоточиться на одной задаче за раз

Недостатки

  • Вы должны прекратить работу над задачей, когда время для нее истекает, что контрпродуктивно, когда вы оказываетесь погруженным в задачу
  • Придерживаться строгого графика, определяемого временными рамками, может быть сложно, если учесть неизбежные перерывы, например, телефонные звонки
  • Возможно, ваши расчеты временных рамок отключены.Слишком короткие временные рамки — возможно, вам придется остановиться еще до того, как вы погрузитесь в задачу. Слишком длинные таймбоксы — вы можете потерять фокус или начать откладывать время до конца таймбокса

06.

Блокировка по времени

Обзор

Вы выделяете время для определенного действия или задачи и работаете над ним в течение этого периода времени.

Эту технику тайм-менеджмента популяризировал Илон Маск.

Улучшает навыки управления временем : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов, цели SMART.

Проблемы, которые решает : несоблюдение сроков, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов

Как это работает

Есть 4 этапа блокировки времени:

  1. Этап планирования:
    • Определите свои задачи и действия, определите приоритеты
  2. Стадия блокировки:
    • Назначьте каждой задаче определенный блок времени — количество минут или часов, с определенными днями, временем начала и окончания, отмеченными в вашем календаре
    • Временной блок может быть короче, например, 10 минут, или больше, например, 90 минут.Это зависит от уровня приоритета задачи
    • Блокировать больше времени для приоритетных задач; также распределяйте эти задачи по времени дня, когда вы наиболее продуктивны
    • Блокируйте свое менее продуктивное время дня для менее важных задач
    • Записывайте все в календаре: день, время начала и время окончания
  3. Актерская сцена:
    • Приступить к работе над первой ежедневной задачей (обычно это ваша приоритетная задача)
    • Работайте по расписанию
    • Делайте перерывы между блоками времени и планируйте эти перерывы
    • Держите гибкий взгляд на свой график блокировки времени: если вы получили срочную задачу, выделите для нее соответствующее количество времени и начните работать над ней как можно скорее
  4. Стадия доработки:
    • Если вы видите, что задача занимает больше или меньше времени, чем вы предполагали, пересмотрите расписание для других задач, которые вы запланировали на этот день

Преимущества

  • Комплексный способ отслеживания рабочего дня
  • Отлично сочетается с идеей Кэла Ньюпорта о глубокой работе, так как вы должны придерживаться фиксированного графика, когда вы должны сосредоточиться на задаче
  • Вы почувствуете, что лучше контролируете свою рабочую нагрузку

Недостатки

  • Неожиданные перерывы могут нарушить ваш график
  • Так же, как и в Timeboxing, ваши расчеты времени могут быть отключены — вы можете медлить, ожидая окончания слишком долгого временного блока, или спешить, чтобы побить время в течение слишком короткого временного блока
  • Планирование блоков времени в календаре для всех ваших занятий каждый день требует много времени

07.

Входящие-Ноль

Обзор

Подход к управлению почтовым ящиком электронной почты: вы стремитесь сохранить его пустым или почти пустым.

Подход разработан Мерлином Манном, экспертом в области продуктивности.

Улучшает навыки тайм-менеджмента : избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов, управление стрессом, эффективное планирование

Проблемы, которые решает : неэффективное планирование, многозадачность

Как это работает

Чтобы достичь нулевого почтового ящика, вам необходимо:

  • Определите время дня, в которое вы будете работать над управлением почтовым ящиком – придерживайтесь этого времени
  • Отключите уведомления и не оставляйте вкладку электронной почты в браузере открытой
  • Расставьте приоритеты для ваших писем:
    • Немедленно отвечайте на самые важные электронные письма и электронные письма, на которые вы можете быстро ответить
    • Переместите электронные письма, на которые вам потребуется больше времени, чтобы ответить, в папку «нужен ответ» (выделите часть своего времени «управления почтовыми ящиками» на эти ответы)
    • Решите, какие сообщения вы можете делегировать, а затем перешлите их другим членам команды
    • Удалить и заархивировать ненужные или старые сообщения

Преимущества

  • Отличный способ управления почтовым ящиком с большим трафиком
  • Уменьшает количество непрочитанных сообщений, которые мешают вам найти важные электронные письма
  • Сосредоточено на распределении управления почтовыми ящиками только в определенное время дня, чтобы вас не отвлекали электронные письма в течение дня

Недостатки

  • Занимает много времени, учитывая, что вам нужно пересылать, архивировать и удалять большое количество сообщений
  • Имеет дело только с управлением почтовыми ящиками, поэтому его необходимо сочетать с другими методами управления временем, которые сосредоточены на управлении задачами и проектами
  • Проблема для людей, которые общаются с клиентами и коллегами по электронной почте — важные электронные письма могут быть потеряны

08.

У кого есть обезьяна

Обзор

Акцент этого метода на делегировании задач и в основном предназначен для менеджеров проектов, хотя и другие могут его использовать. Обезьяны — это задачи, и вы должны подумать, как с ними справиться.

Есть 3 вида «обезьян» и управляемое время:

  • Время, назначенное боссом: действия, которые требует босс
  • Системное время: запросы и вопросы коллег
  • Самостоятельное время: действия, которые вы решили предпринять.Вы можете использовать его для своих собственных задач и идей (время по усмотрению) или для решения проблем и запросов подчиненных (время, навязанное подчиненными)

Вы стремитесь устранить время, навязанное подчиненными, систему контроля и время, навязанное боссом, и увеличить время, на которое у вас есть полномочия.

Принцип основан на книге Уильяма Онкена «Управление управленческим временем: у кого есть обезьяна».

Улучшает навыки тайм-менеджмента : эффективное планирование, правильное делегирование задач, расстановка приоритетов, SMART-цели, управление стрессом, однозадачность

Проблемы, которые решает : многозадачность, неэффективное планирование

Как это работает

  1. Распознать и описать «обезьяну» — указать, что это за задача и какие действия необходимы для ее выполнения
  2. Назначить «обезьяну» — выделить «обезьяну» человеку
  3. Застрахуйте «обезьяну» — убедитесь, что человек правильно обращается с «обезьяной»:
    • Если обезьяна важна и не допускает ошибок, то вы должны порекомендовать, что нужно делать, и действовать, если это необходимо.
    • Если вы уверены, что человек, назначенный с обезьяной, справится с этим, действуйте, а затем дайте совет
  4. Проверка «обезьяны» — укажите, когда вы предоставите дополнительную информацию об обезьяне, чтобы убедиться, что все идет по плану

Преимущества

  • Менеджеры могут эффективно использовать свое время
  • Стало легче решать проблемы сотрудников
  • Дает четкое представление о том, кому что назначено
  • Простой способ делегирования задач

Недостатки

  • Имеет дело только с управлением и делегированием задач — следует сочетать с другими методами тайм-менеджмента для повышения производительности в целом

09.

Метод действия

Обзор

Метод действия основан на предпосылке, что все является проектом: вы рассматриваете все свои действия как проекты, анализируете их и управляете ими соответствующим образом. Эти проекты могут быть:

  • Управление финансами
  • Административная работа
  • Сеть
  • Как хочешь

Навыки тайм-менеджмента улучшаются : УМНЫЕ цели, эффективное планирование

Проблемы, которые решает : неэффективное планирование

Как это работает

  • Отметьте все свои ежедневные дела как проекты и разбейте их на три этапа, чтобы сделать их более управляемыми:
  • Action Steps: задачи в проекте, которые помогут вам добиться прогресса — переработка предложения, отправка готового программного обеспечения, отладка вашего последнего приложения.
  • Список литературы: примечания, список ссылок на соответствующие исследования, конспекты. Все, что непосредственно не способствует вашему прогрессу, но служит ориентиром.
  • Предметы Backburner: все идеи и планы, над которыми вы в настоящее время не работаете, но можете воплотить в жизнь когда-нибудь

Преимущества

  • Просмотр всех ваших ежедневных действий в виде проектов означает, что у вас будут шаги, изложенные для каждого действия, поэтому вы, вероятно, будете работать быстрее и эффективнее

Недостатки

  • Отнимает много времени и может быть непосильным — рассматривая все как проект, вы потратите много времени на планирование
  • Нет графика рассмотрения второстепенных задач — нет ясности, когда и нужно ли вам заниматься этими задачами

10.

Матрица Эйзенхауэра

Обзор

Метод тайм-менеджмента, в котором задачи расставляются по приоритетам, известен как матрица Эйзенхауэра. Этот метод основан на маркировке каждой задачи как важная/не важная и срочная/несрочная.

Вы оцениваете задачи по их важности и срочности и решаете их в зависимости от этого.

Матрица Эйзенхауэра названа в честь американского президента Эйзенхауэра, который был известен своей продуктивностью во время своего пребывания в офисе.

Улучшает навыки тайм-менеджмента : эффективное планирование, расстановка приоритетов, однозадачность, отказ от отвлекающих факторов, умные цели, правильное делегирование задач

Проблемы, которые решает : неэффективное планирование, несоблюдение сроков, многозадачность

Как это работает

Перечислите все свои задачи и разделите их на 4 квадранта:

  • 1-й квадрант — Задачи важные и срочные.Вы должны сделать их немедленно.
  • 2-й квадрант — Задачи важные, но несрочные. Вы должны составить план, когда будете заниматься ими.
  • 3-й квадрант — Задачи не важные, но срочные. Вы должны делегировать эти задачи своим коллегам.
  • 4-й квадрант — Задачи неважные и несрочные. Вы должны полностью исключить их из своего расписания.

Преимущества

  • Простой принцип определения приоритетов задач
  • Позволяет рассмотреть, какие задачи вы можете делегировать или исключить

Недостатки

  • Могут возникнуть трудности с определением важности и срочности задач
  • Существующая предвзятость может помешать вам полностью реализовать эту технику — вы почувствуете желание сосредоточиться на срочных задачах, которые не обязательно важны

11.

Биологическое Прайм Тайм

Обзор

Ваше биологическое прайм-тайм — это время дня, когда у вас самый высокий уровень энергии, поэтому вы, скорее всего, будете продуктивны в своей работе.

Как только вы определите свое биологическое лучшее время, вы сможете распределить свои самые важные, приоритетные задачи на это время.

Термин «биологический прайм-тайм» был впервые введен Сэмом Карпентером в его книге «Работай с системой

».

Улучшает навыки управления временем : эффективное планирование, расстановка приоритетов, избегание отвлекающих факторов, SMART-цели.

Проблемы, которые решает : неэффективное планирование

Как это работает

  • Вам придется поэкспериментировать со своей работой в течение нескольких дней, скажем, 20 дней
  • Отслеживайте свою концентрацию, энергию, мотивацию и концентрацию внимания в эти дни
  • Лучше всего отслеживать эти переменные в течение фиксированного периода времени, скажем, с 9:00 до 17:00 каждый день
  • Записывайте свои результаты каждый час и каждый день
  • Через 20 дней проанализируйте свои результаты — вы обязательно заметите, что определенное время суток выделяется как время, когда вы могли выполнять больше всего работы
  • Как только вы определите свои самые продуктивные часы в течение этих 20 дней, начните распределять будущие приоритетные задачи на это время
  • Распределите менее важные задачи на периоды времени, когда вы заметили, что ваша концентрация, уровень энергии и продолжительность концентрации внимания низки

Преимущества

  • Вы определите, когда вы наиболее продуктивны, и сможете распределить все важные задачи на этот период времени
  • Вы будете определять, когда вы менее продуктивны, и сможете распределять менее важные, но все же жизненно важные действия, такие как управление электронной почтой и телефонные звонки

Недостатки

  • Вам придется часто корректировать и изменять свой распорядок дня и отслеживать его в течение более длительного времени, если вы хотите правильно определить свой биологический прайм-тайм
  • Если вы подчиняетесь кому-то и должны соблюдать сроки, зная, что ваше основное биологическое время бесполезно — вам придется работать в соответствии с требованиями вашего начальства и сроками

12.

Журнал производительности

Обзор

18 Журнал чем-то похож на обычный дневник, только в нем вы не отмечаете свои личные мысли, вы в основном отмечаете свои действия — действия, которые вы можете завершить и позже обдумать.

Эта техника универсальна в действиях, которые вы отмечаете, поэтому вы можете:

  • Записывайте свои идеи и рабочие мысли — вы сможете воплотить их в жизнь позже
  • Запишите все задачи, которые вы выполнили в течение дня — действия, которые вы выполнили, и вы можете обдумать их
  • Перечислите все задачи, которые вы должны решить на следующий день — действия, которые вас ждут

Улучшает навыки тайм-менеджмента : эффективное планирование, расстановка приоритетов, цели SMART

Проблемы, которые решает : неэффективное планирование, сорванные сроки

Как это работает

  1. Каждый день записывайте свой список дел в записную книжку или в соответствующее программное обеспечение — делайте пункты простыми, ясными и достижимыми
  2. Отслеживайте количество времени, которое требуется вам для завершения каждого элемента — вы можете использовать Clockify для этой цели и сохранять элементы из вашего списка дел как записи времени
  3. Проанализируйте результаты своего времени и соответствующим образом настройте списки будущих дел
  4. Для получения более подробной информации вы также можете:
    • Оцените свою продуктивность по каждому пункту по шкале от 1 до 10
    • Составьте список отвлекающих факторов (социальные сети, YouTube, ваш телефон), чтобы вы с большей вероятностью их избегали
    • Разбейте каждый пункт в вашем списке дел на более мелкие, более управляемые задачи
    • В дополнение к задачам установите цели, которых вы хотите достичь с помощью этих задач или групп задач
  5. Проанализируйте свой день, записав комментарии к:
    • Какие задачи вы успешно выполнили
    • С какими проблемами вы столкнулись
    • Смогли ли вы их преодолеть

Преимущества

  • Хранит всю вашу историю продуктивности — у вас будут все ваши идеи, списки дел, сроки выполнения задач и проектов в одном месте
  • Записывание своих проблем может избавить вас от стресса

Недостатки

  • Журнал может получиться неструктурированным — многое зависит от вашего собственного умения структурировать журнал, так как для этого нет четких правил
  • Возможно, слишком обширный отчет о результатах вашей продуктивности — вам, возможно, придется потратить некоторое время на поиск прошлого списка дел, комментариев к конкретной задаче и подобных элементов в журнале

13.

Метод Сайнфелда

Обзор

Определенная система календаря, как утверждается, была вдохновлена ​​цитатой Джерри Сайнфелда о производительности: «Не разрывайте цепочку».

Каждый день, когда вы работаете над навыком, вы отмечаете этот день красным и формируете цепочку «красных» дней. Если вы не работаете день, вы не отмечаете его красным, и вы «разрываете цепочку».

Навыки тайм-менеджмента улучшаются : Цели SMART

Проблемы, которые решает : пропущенные сроки

Как это работает

Например, вы хотите улучшить свои навыки программирования:

  1. Вы получаете красный маркер и большой календарь, который показывает все дни в году
  2. Каждый день, когда вы кодируете, даже в течение короткого периода времени, вы отмечаете этот день красным маркером
  3. Дни, отмеченные красным, продолжают расти по мере того, как вы продолжаете программировать каждый день, и они образуют цепочку
  4. Если вы пропустите день кодирования, вы не пометите этот день красным и «разорвете цепочку»
  5. Кодируйте каждый день, чтобы «не разорвать цепочку»

»

Преимущества

  • Наблюдая, как растет цепочка дней, отмеченных красным, вы почувствуете мотивацию продолжать цепочку и каждый день работать над своим мастерством
  • Вы будете стремиться работать и прогрессировать каждый день, поэтому у вас будет меньше шансов откладывать работу до конца рабочего дня.

Недостатки

  • Каждый день вы должны выбирать задачу, которая достаточно актуальна для вашего навыка, но также достижима, что может быть непросто
  • В некоторые дни вам будет трудно найти время для работы из-за других приоритетов и обязанностей, поэтому вам, возможно, придется «разорвать цепочку»

14.

Правило 10 минут

Обзор

Вы говорите себе, что будете работать над задачей 10 минут. По истечении 10 минут вы решаете, остановитесь вы или продолжите.

Улучшает навыки тайм-менеджмента : эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, расстановка приоритетов

Проблемы, которые решает : многозадачность, пропуск перерывов

Как это работает

  1. Выберите задачу
  2. Немедленно приступить к работе
  3. По прошествии десяти минут подумайте о своей концентрации и терпении: вы хотите прекратить работу над задачей или хотите продолжить еще 10 минут?
  4. Работайте в течение 10-минутных периодов времени, пока вы не захотите прекратить работу над этой задачей на день

Преимущества

  • Разбивка вашей задачи на небольшие временные отрезки поможет вам почувствовать импульс, потому что вы обязаны работать над ней только 10 минут за раз
  • Когда вы работаете всего 10 минут за раз, вы не чувствуете себя перегруженным, даже при выполнении больших задач
  • Учитывая, что 10 минут — это небольшой промежуток времени, есть вероятность, что вы продолжите работать над другими 10-минутными подходами после первого.
  • Приступая к работе сразу после того, как вы выбрали задачу, у вас не будет времени на негативные мысли и прогнозы
  • Меньше шансов на прокрастинацию — у вас войдет в привычку сразу же погружаться в работу
  • С психологической точки зрения легче выполнить 90-минутное задание в виде отрезков 9×10 минут

Недостатки

  • Остановка каждые 10 минут, чтобы подумать, готовы ли вы еще на 10 минут работы, может отвлекать, особенно если вы полностью погрузились в задачу

15.

Список дел

Обзор

Вместо того, чтобы перечислять, что вам нужно сделать, вы перечисляете свои достижения и задачи, которые вы уже завершили за определенный период времени.

Улучшает навыки тайм-менеджмента : эффективное планирование, управление стрессом

Проблемы, которые решает : неэффективное планирование

Как это работает

  1. В конце каждой рабочей недели выделите 10-15 минут, чтобы записать все, что вы сделали
  2. Рядом с каждым элементом укажите, что вы узнали, работая над ним
  3. Также для каждого элемента отметьте, что вы могли бы сделать по-другому в следующий раз, чтобы улучшить свои результаты

Преимущества

  • Дает представление об объеме проделанной работы и объеме работы, которую вам еще предстоит выполнить
  • Мотивирует видеть, как многого вы достигли за определенный период времени
  • Простой способ отслеживать свои успехи

Недостатки

  • Информация о том, что вы уже закончили, дает вам общее представление о том, какой объем работы у вас есть на предстоящий период, но вы не получаете никаких подробностей — ни установленных сроков, ни определенного количества задач и проектов

16.

Список дел

Обзор

В отличие от классического списка дел — вы перечисляете все задачи и действия, которые не будете выполнять.

Улучшает навыки тайм-менеджмента : эффективное планирование, управление стрессом

Проблемы, которые решает : неэффективное планирование

Как это работает

  1. Вы составляете список перед каждым рабочим днем ​​
  2. Отметьте все задачи, идеи и привычки, которые вы НЕ будете делать или о которых думаете
  3. Это могут быть отвлекающие факторы, чрезмерно амбициозные идеи, над которыми вам объективно некогда работать, или вредные привычки, от которых вы хотите бросить
  4. Включите слово «Не делать» перед каждым пунктом списка
  5. В конце дня переходите к каждому пункту, если вам удалось его избежать

Преимущества

  • Перечислив все дела, на которых вы больше не будете сосредотачиваться, вы мысленно отпустите их и освободите больше времени для важных дел
  • Контролирует ваши вредные привычки, например, время, проводимое в социальных сетях, когда вы должны работать
  • Облегчает делегирование задач, так как вы сможете определить, какие задачи вы выполняете, но вместо этого следует делегировать

Недостатки

  • Не дает указаний по задачам, которые вы должны выполнить

17.

Техника времени потока

Обзор

Вы устанавливаете определенный период времени от 10 до 90 минут и используете его в качестве экспериментального периода времени для своей работы. Если вы обнаружите, что можете сосредоточиться после того, как период времени истек, вы продолжаете работать. Если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв.

Техника Flowtime происходит от техники Pomodoro, но она менее жесткая с точки зрения времени для рабочих сессий и перерывов. Это также похоже на технику тайм-боксинга, только вам предлагается подумать, будете ли вы продолжать работать после того, как время истечет, а не вынуждены останавливаться.

Flowtime был разработан инженером-программистом Дионатаном Моурой в 2015 году.

Улучшает навыки тайм-менеджмента : управление стрессом, однозадачность

Проблемы, которые решает : многозадачность

Как это работает

С предустановленным количеством минут для вашего первого сеанса работы:

    Выберите задачу

  1. Решите работать определенное время (например, 30 минут) и установите таймер
  2. Вы работаете, пока таймер не остановится
  3. Затем вы решаете, сможете ли вы сосредоточиться на задаче еще несколько минут.Например, если вы обнаружите, что можете сосредоточиться еще на 10 минут, установите будильник на 10 минут
  4. .

  5. Когда 10 минут истекут, спросите себя, можете ли вы сосредоточиться на большем количестве времени
  6. В любой момент, когда истекает заданный период времени (после 30 минут или после дополнительных 10 минут), если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв

Вы можете запустить таймер в Clockify, как только начнете работать. Остановите таймер, чтобы увидеть, сколько времени вы потратили на эту рабочую сессию.Когда вы чувствуете, что вам нужен перерыв, перестаньте работать

Преимущества

  • Вы получаете преимущества режима рабочих сессий/перерывов Pomodoro + больше свободы в выборе продолжительности рабочих сессий и перерывов
  • Если вы обнаружите, что ваш первоначальный выбор количества минут для рабочего сеанса слишком велик, вы можете изменить его в следующий раз
  • Используя трекер времени, чтобы увидеть, когда вы наиболее продуктивны, вы можете узнать, когда вы можете сосредоточиться дольше всего

Недостатки

  • Отсутствие установленной продолжительности рабочих сессий может привести к тому, что вы забудете о перерывах и рискуете выгореть
  • Анализ задач полностью зависит от вас — вы можете оказаться неудачным при разборе их на управляемые фрагменты
  • Общее отсутствие правил

18.

Лучшая цель

Обзор

Вы определяете свою самую важную цель и каждый день выделяете время для работы над ней.

Грег МакКаун был тем, кто прояснил эту концепцию в своей книге «Эссенциализм: дисциплинированное стремление к меньшему».

Улучшает навыки тайм-менеджмента : УМНЫЕ цели, эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, расстановка приоритетов

Проблемы, которые решает : многозадачность, неэффективное планирование

Как это работает

  1. Вы выбираете главную цель
  2. Запланируйте 2 часа работы над этим каждый день
  3. Лучше запланировать эти 2 часа на раннее время дня, когда большинство людей спит, чтобы никто не мешал вам
  4. Придерживайтесь графика
  5. Избегайте социальных сетей, YouTube и других отвлекающих факторов в это время
  6. Работайте только над Главной целью в течение этих 2 часов
  7. Оставьте остаток дня для других занятий

Преимущества

  • Работая над задачей непрерывно в течение 2 часов, вы тренируете свои способности к глубокой работе
  • Вы, вероятно, добьетесь больших успехов в выполнении задач, которые ведут к вашей Главной цели, поскольку вы будете выделять время специально для них каждый день

Недостатки

  • Нет указаний о том, как избежать отвлекающих факторов, которые представляют большую угрозу для вашего двухчасового рабочего дня
  • Когда вы только начинаете, 2 часа сосредоточенной работы могут оказаться слишком большими для выполнения
  • Напротив, для опытных практиков 2 часа могут показаться слишком маленьким временем, но им разрешено работать над своей Главной целью только в течение этого фиксированного периода времени

Принципы организации и тайм-менеджмента – работа в сфере общественного питания

Прибыть пораньше

Приходите на работу за несколько минут до начала, чтобы не торопиться и провести несколько минут в непринужденной беседе с коллегами.Если у вас есть проблемы вне работы, и вы дружите со своими коллегами, может быть полезно признать свои чувства по поводу этих проблем, чтобы вы могли отложить их в сторону в течение рабочего дня.

Планируй свой день

В начале каждого рабочего дня уделяйте несколько минут планированию своей деятельности. Если вы знаете, что будет лихорадочный период, сведите к минимуму отвлекающие факторы в это время. Уберите телефонные звонки, заказы и другие дела, прежде чем вы будете заняты. Сделайте как можно больше подготовки перед спешкой.

Запланируйте короткую передышку (даже 30 секунд) перед периодом занятости. Используйте это время, чтобы «настроить» себя. Помогите другим подготовиться. Составьте план того, как вы справитесь, и убедите себя, что вы справитесь с этой задачей. В конце каждого рабочего дня выделите несколько минут, чтобы определить, что нужно сделать на следующий день. Составьте список и оставьте его на видном месте. Затем вы можете мысленно отложить некоторые из этих обязанностей, зная, что они уже определены для следующего раза, когда вы будете на работе.

Сосредоточьтесь на текущих задачах

Если вы обнаружите, что злитесь или расстраиваетесь в течение дня, сделайте несколько глубоких вдохов и позвольте своему телу максимально расслабиться. Сконцентрируйтесь на поставленных перед вами задачах. Когда вы заняты, не позволяйте себе беспокоиться о других вопросах или проблемах, которые не нужно решать в данный момент. Например, во время напряженного обеденного перерыва, когда заказы приходят быстро и яростно, не планируйте завтрашнее меню или заказ молочных продуктов на следующую неделю.При необходимости напишите себе краткое напоминание о задачах, которые нужно выполнить позже.

Решение проблем переутомления

Если вы обнаружите, что постоянно работаете сверх своих возможностей, внимательно посмотрите на свою работу. Рассмотрим ли:

  • Вы используете свое время наилучшим образом
  • Вам необходимо дополнительное обучение для работы
  • Вы могли бы выполнять задачи более эффективно
  • Некоторые задачи могут быть делегированы кому-то другому
  • Кухня может быть реорганизована, чтобы уменьшить объем требуемой работы (например,г., путем размещения складских площадей рядом с зоной подготовки)
  • Изменения в мизансцене могут сократить время приготовления пищи в периоды занятости
  • В критические времена требуется больше персонала
  • Меню и решения о покупке могут уменьшить перегрузку

В зависимости от вашей рабочей ситуации вы можете внести изменения, предложенные в ответах на эти вопросы. Во многих случаях вам, возможно, придется проконсультироваться со своим руководителем.Найдите время, чтобы спланировать свое предложение руководителю. Определите проблему, определите варианты, которые вы рассматривали, и опишите, почему предложенное вами решение является наиболее подходящим.

Используйте подход к решению проблем

Если вы чувствуете перенапряжение, первое, что нужно сделать, это осознать источники и последствия стресса в вашей жизни. Определите, какие конкретные вещи на работе и дома вызывают у вас стресс.

Затем решите, как лучше всего справиться с этим стрессом. В некоторых случаях вы можете снять напряжение.Например, можно приглушить звук большого и шумного вентилятора. Поиск другой работы — более экстремальный пример снятия стресса. Во многих случаях вы можете улучшить свою способность справляться со стрессом с помощью упражнений на расслабление, улучшенных физических упражнений или юмора. Наконец, вы можете изменить то, как вы видите ситуацию. Возможно, вы слишком остро реагируете или обижаетесь, хотя этого не было намеренно. Иногда манеры коллеги по работе могут раздражать. Если вы признаете, что именно так человек реагирует на стресс, вы обнаружите, что его манеры не так сильно вас беспокоят.

После того, как вы решили, что делать, вы должны взять на себя ответственность за управление собственным стрессом. Реализуйте решения, которые вы определили.

Снятие стресса

Когда уровень стресса становится слишком высоким, следующие действия могут помочь снять стресс и восстановить равновесие:

  • Научитесь говорить нет
  • Попросить о помощи
  • Научитесь справляться с негативными людьми
  • Потеряй себя
  • Побалуйте себя
  • Приведи свою жизнь в порядок
  • Составьте список желаний
  • Помогите другим
  • Остановить негативные или стрессовые мысли
  • Используйте упражнения на расслабление
  • Поздравьте себя с успешным решением задач

Научитесь говорить нет

Когда вы находитесь в состоянии стресса, решите, действительно ли вы хотите или должны делать то, о чем вас просят.Если ответ отрицательный, не бойтесь сказать «нет».

Попросить о помощи

Проблемы можно решить, поделившись ими. Разговор с другом, супругом или сочувствующим коллегой может привести к другому взгляду на проблему. Вы можете найти решение проблемы, которую считаете неразрешимой. В рабочей ситуации вы не должны ожидать, что другие будут предвидеть, насколько вы заняты или насколько стрессовой является ситуация. Если вам нужна помощь, попросите ее.

Научитесь иметь дело с негативными людьми

Люди, которые постоянно делают негативные замечания или ведут себя чрезмерно пессимистично, могут вызывать у вас негативные чувства, усиливающие стресс.Отвечайте на негативные замечания собственными позитивными. Хвалите других за позитивный подход.

Потеряй себя

Когда вы находитесь в состоянии стресса, займитесь чем-нибудь, что заставит вас потерять счет времени. Выберите занятие, которое вам особенно нравится. В это время вы можете забыть о своих заботах и ​​испытать счастливые, спокойные чувства.

Побалуйте себя

Подарите себе подарок, ужин или фильм. Пригласите друга пойти вместе. Однако не делайте угощение чем-то запредельно дорогим, особенно если финансовые заботы являются частью стрессов в вашей жизни.

Приведи свою жизнь в порядок

Если вы выбиваетесь из графика, если в вашем доме и в жизни царит беспорядок, остановите все остальное и приведите себя в порядок. Составьте список и решайте вопросы по одному. Не волнуйтесь, если потребуется некоторое время, чтобы снова организоваться.

Составьте список желаний

Решите, как бы вы закончили предложение: «Если бы у меня было время, я бы…» Составьте список вещей, о которых вы думаете. Когда вы чувствуете стресс, выполните одно из пунктов списка желаний.

Помогите другим

Помощь другим может отвлечь вас от того, что вас беспокоит.Вы не только почувствуете радость от того, что можете помочь кому-то другому, но и по-новому взглянете на свои проблемы и заботы.

Остановите негативные или стрессовые мысли

Потренируйтесь прерывать стрессовые мысли, представляя стрессовую ситуацию. Позвольте себе испытать как полезные, так и тревожные мысли о ситуации. Когда в голову приходят тревожные мысли, кричите «Стоп» или щелкайте пальцами. Освободите свой разум от всего, кроме полезных мыслей. Поставьте цель 30 секунд.Если в это время вернутся расстраивающие мысли, снова остановите себя.

Когда вам удастся прервать мысль несколько раз, начните прерывать мысль с помощью остановки, произнесенной нормальным голосом. Постепенно уменьшайте громкость стопа до шепота, а затем воображаемой команды. Наконец, составьте несколько позитивных, напористых мыслей, которые вы можете использовать в стрессовых ситуациях.

Например, вы можете сказать себе: «Я хорошо готовлю» или «Я могу справиться с таким объемом заказов и хорошо поработать.Замените негативные мысли одним из этих утверждений. Как только вы освоите этот навык, вы сможете использовать его при возникновении стрессовых ситуаций.

Используйте упражнения на расслабление

Упражнения на расслабление могут быть либо короткими техниками самоконтроля, чтобы справиться с непосредственным стрессом, либо более длительными упражнениями, предназначенными для повышения вашей способности справляться со стрессом в вашей жизни.

Это первое упражнение или успокаивающую реакцию можно использовать в любое время дома или на работе, чтобы справиться с неотложной тревогой.Когда вы осознаете беспокойство, раздражение или тревогу, моргните левым глазом, затем правым глазом, затем улыбнитесь, сделайте легкий, естественный глубокий вдох, глубоко выдохните и расслабьте челюсть, язык и плечи. Позвольте ощущению вялости, тяжести и тепла течь к пальцам ног во время выдоха. Повторяйте позитивную фразу, например, «Я могу это сделать». Затем продолжайте выполнять свою задачу.

Более длительные упражнения на расслабление сочетают глубокое дыхание с последовательным напряжением и расслаблением всех мышц тела.Для выполнения этого упражнения лягте на спину или сядьте в удобное положение. Сделайте глубокий вдох, вдыхая через нос, при этом воздух наполняет грудную клетку и область живота. Задержите дыхание на мгновение (до счета до пяти), затем медленно выпустите воздух (до счета до 10) через рот. Найдите ритм, который будет медленным и естественным. Повторите дыхание пять или шесть раз. Затем, продолжая глубоко дышать, последовательно напрягите, а затем расслабьте группы мышц стоп, ног, живота, груди, рук, шеи и головы.Наконец, напрягите все мышцы тела и расслабьтесь. Сосредоточьтесь на дыхании, напряжении и расслаблении мышц, позволяя всем остальным мыслям уйти в тень.

Упражнения на расслабление можно сочетать с визуализацией или медитацией. Как только тело полностью расслабится, представьте себе любимое место. Отправляйтесь в это место и почувствуйте, как вам комфортно, наслаждаясь тишиной и покоем. Позвольте вашему уму дрейфовать в течение нескольких минут. Затем медленно и мягко позвольте себе осознать свое тело.Почувствуйте энергию в своих ступнях и ногах, руках и кистях. Затем медленно почувствуйте, как энергия растет в груди, шее и плечах, а затем в голове и лице. Медленно откройте глаза.

Поздравьте себя с успешным решением задач

Часть положительных сообщений для себя состоит в том, чтобы признать, что вы столкнулись с проблемой или справились со стрессовой ситуацией. Потратьте минуту после этого, чтобы поздравить себя и других членов команды.

Уменьшить стресс тех, за кем вы наблюдаете

Если вы руководитель, вы можете сыграть важную роль в том, чтобы работа приносила удовлетворение и вызывала меньше стресса у подчиненных.Поощряйте сотрудников помогать друг другу в трудные часы. Будьте готовы помочь другим, даже если задача выходит за рамки вашей работы. После напряженного периода поблагодарите сотрудников за участие.

Если вы заметили рост напряженности и вспышку гнева, по возможности дайте сотрудникам, вовлеченным в конфликт, небольшой перерыв. Если нет, используйте шутку или забавную историю, чтобы снять напряжение. Признайте уровень стресса, когда время занято.

Будьте позитивны и оптимистичны в отношении проблем, с которыми сталкивается команда. Однако не преуменьшайте сложность задачи таким образом, чтобы члены группы чувствовали себя недооцененными за свои усилия.Например, можно сказать: «Нам предстоит серьезное испытание по подготовке банкета для олимпийской сборной. Предстоит много тяжелой работы в течение нескольких дней, и нам придется тщательно планировать. Однако я уверен, что с нашей командой сотрудников мы сможем выполнить первоклассную работу». Сейчас не время выражать сомнения в способностях сотрудников. Помните, люди оправдывают ожидания.

Работники, чей вклад и предложения принимаются во внимание, считают себя ценными членами команды.Перед насыщенными мероприятиями, такими как бранч в честь Дня матери, спросите сотрудников, что они посоветуют, как справиться с толпой. Когда работники сообщают вам о проблемах и предложениях, не игнорируйте их комментарии. Хотя не каждая рекомендация будет выполнимой, обсуждение идеи часто приводит к появлению лучшей идеи, которую можно реализовать. Серьезное отношение к комментариям также дает сотрудникам понять, что вы цените их вклад. Это побудит их шире открыть свое сознание и потенциально расширить масштабы своих наблюдений в ресторане.

Внимательное отношение к сотрудникам может снизить стресс и улучшить моральный дух. Исследования показали, что частые смены смен вызывают стресс и нарушают режим сна. По возможности оставляйте людей в одной смене в течение недели (например, с 6:00 до 14:00). Если человек должен работать в разные смены в течение недели, обычно легче перейти с ранней смены на позднюю, чем наоборот.

Учитывайте личные потребности и предпочтения сотрудников. Если подчиненные, за которыми вы наблюдаете, способны легче и с меньшим стрессом управлять своей личной жизнью, они смогут справиться с большим стрессом на работе.Конечно, ваша способность удовлетворить эти потребности будет зависеть от потребностей бизнеса, противоречивых потребностей других и требований законодательства и коллективных договоров.

Работа также вызывает больше стресса, если сотрудники не понимают своей роли или ожиданий, им скучно и у них нет места для творчества и личного вклада. Как можно яснее изложите свои ожидания от сотрудников, за которыми вы следите. Предоставляйте работникам возможность решать новые и интересные задачи.Дайте сотрудникам обратную связь об их работе, убедившись, что обратная связь носит конструктивный характер. Старайтесь держать линии связи открытыми.

9 Популярные методы и инструменты тайм-менеджмента ПреподавательMSN — Исполнительная медсестраBSN в DNPBSN в DNP — Исполнительная медсестраBSN в DNP — Практикующая семейная медсестраMSN в DNPМагистр управления здравоохранениемMHA — Информатика в области здравоохраненияMHA — ПредпринимательствоМагистр медицинских наукMHS — Спортивная подготовкаMHS — Преподавание и обучениеMHS — Исполнительное лидерствоДоктор образования (EdD)EdD — Исполнительное лидерствоEdD — Преподавание и обучениеEdD — образование сестринского делаEdD — спортивная подготовкаДоктор физиотерапии в переходный периодПостпрофессиональный доктор трудотерапии (OTD)Доктор медицинских наукОртопедическая клиническая ординатураОртопедическая физиотерапевтическая стипендияБез степениНепрерывное обучение ionCertificate — Педагог по сестринскому делу. Сертификат — Семейная медсестра.Августин, Флорида, Остин, Техас, Сан-Маркос, Калифорния

  • Предпочтительный кампус*

    Майами, FLSt. Augustine, FLAustin, TXDallas, TXSan Marcos, CA

  • Preferred Campus*

    Miami, FLSt. Augustine, FLAustin, TXDallas, TXSan Marcos, CA

  • Кампус 2nd Choice

    Miami, FLAustin, TXSan Marcos, CAВсе кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших центрах Майами, Флорида, Остин, Техас и Кампусы Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • Кампус 2nd Choice

    Майами, Флорида, Остин, Техас, ул. Августин, ФлоридаВсе кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Остине, Техас, Майами, Флорида и Сент-Огастин, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • Кампус 2nd Choice

    Майами, FLСан-Маркос, CASt. Августин, ФлоридаВсе кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Сент-Огастин, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния.Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • Кампус 2nd Choice

    Austin, TXMiami, FLSan Marcos, CASt. Августин, ФлоридаВсе кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Остине, Техас, Майами, Флорида, Сент-Огастин, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • Кампус 2nd Choice

    Austin, TXSan Marcos, CASt. Augustine, FLВсе кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших центрах в Остине, Техас, Сент-Луис.Кампусы Августин, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • Кампус 2nd Choice

    Майами, Флорида, Остин, Техас, Сан-Маркос, КалифорнияВсе кампусы

    Программа магистра профессиональной терапии (MT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Остин, Техас и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • Кампус 2nd Choice

    Майами, Флорида, Остин, Техас, ул. Augustine, FLВсе кампусы

    Программа магистра профессиональной терапии (MOT) также доступна в наших центрах в Остине, Техасе, Майами, Флориде и Сент-Луисе.Кампусы Августина, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • Кампус 2nd Choice

    Майами, FLСан-Маркос, CASt. Augustine, FLВсе кампусы

    Программа Master of Occupational Therapy (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Сан-Маркос, Калифорния и Сент-Огастин, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • Кампус 2nd Choice

    San Marcos, CAAustin, TXSt. Augustine, FLВсе кампусы

    Программа Master of Occupational Therapy (MOT) также доступна в Сан-Маркосе, Калифорния, Остине, Техасе и Сент-Луисе.Кампусы Августина, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • Предпочтительный кампус*

    Остин, Техас, Сан-Маркос, Калифорния. Augustine, FL

  • Предпочтительный кампус*

    Austin, TXMiami, FLSt. Augustine, FLSan Marcos, CA

  • Предпочтительный кампус*

    San Marcos, CA

  • Предпочтительный кампус*

    Dallas, TX

  • 2nd Choice Campus

    Austin, TXMiami, FL

    Program также является программой Flexup2 Therapational

    доступны в наших кампусах в Остине, Техас и Майами, Флорида.Выберите кампус 2-го выбора, если вы готовы рассмотреть дополнительные кампусы.

  • Кампус 2nd Choice

    Майами, FLSt. Augustine, FL

    Программа Flex Master of Occupational Therapy (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида и Сент-Огастин. Выберите кампус 2-го выбора, если вы готовы рассмотреть дополнительные кампусы.

  • Hidden

    hidden

    предпочтительный кампус *

    Расстояние

  • Предпочтительным кампусом *

    austin, txdallas, tx

  • Hidden

    Нужная дата начала *

    9/7/2021

  • HiDden

    Желаемый запуск Дата*

    07.09.2021

  • Желаемая дата начала*

    07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала*

    07.09.202159/9/2020 /6/2022

  • Желаемая дата начала*

    7/9/20215/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала*

    7/9/20215/9/20229/6/2022

      3

    • Желаемая

      1 Дата начала*

      7/09/20211/10/20229/6/2022

    • Желаемая дата начала*

      7/9/20211/10/20229/6/2022

    • Желаемая дата начала*

      7/9/ 20215/9/20229/6/2022

    • Желаемая дата начала*

      07.09.20211/10/20229/6/2022

    • Желаемая дата начала*

      07.09.20211/10/20229/6/20229 2022

    • Желаемая дата начала*

      07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

    • Желаемая дата начала*

      07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

    • Желаемая дата начала*

      06.09.20229/5/2023

    • Желаемая дата начала*

      07.09.202111 /20225/9/20229/6/2022

    • Желаемая дата начала*

      07.09.20211/10/20229/6/2022

    • Желаемая дата начала*

      07.09.20211/10/20229/6 /2022

    • Желаемая дата начала*

      07.09.20211/10/20229/6/2022

    • Желаемая дата начала*

      07.09.20211/10/6/20229/6/2022

    • Желаемая дата начала *

      07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

    • Желаемая дата начала*

      07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

    • Желаемая дата начала *

      07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

    • Желаемая дата начала*

      07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

    • Желаемая дата начала *

      9/ 9/2019

    • Заинтересованы в MOT Flex?

      Программа Master of Occupational Therapy (MOT) также предлагается в удобном формате Flex (онлайн + лаборатории выходного дня в кампусе).Проверьте здесь, если вам интересно узнать больше о Flex MOT, предлагаемом в настоящее время в Майами, Остине и Сент-Огастине.

    • Заинтересованы в DPT Flex?

      Программа «Доктор физиотерапии» (DPT) также предлагается в удобном формате Flex (онлайн + лаборатории выходного дня в кампусе). Проверьте здесь, если вам интересно узнать больше о Flex DPT, предлагаемом в настоящее время в Остине, Сан-Маркосе и Сент-Огастине.

    • Имя*
    • Фамилия*
    • Телефон*
    • Адрес эл.Augustine for Health Sciences, чтобы связаться со мной по электронной почте, текстовым сообщениям, телефону и заранее записанным сообщениям относительно дальнейшего моего образования. Я понимаю, что вызовы могут генерироваться с использованием автоматизированных технологий. Вы можете отказаться в любой момент.

      Пожалуйста, ознакомьтесь с нашей политикой конфиденциальности или свяжитесь с нами для получения более подробной информации.

    • Навыки управления временем и примеры: 7 эффективных стратегий

      Навыки управления временем имеют решающее значение, особенно для владельцев бизнеса. У всех нас есть одинаковое количество часов в день, но некоторые люди могут сделать больше за 24 часа, чем все остальные.Ключ, кажется, в том, чтобы контролировать это время, а не позволять ему контролировать вас.

      Другими словами, разница заключается в эффективном управлении временем.

      Что такое тайм-менеджмент?
      Вы умеете управлять временем?
      Распространенные ошибки при управлении временем
      Семь навыков управления временем, которые используют успешные люди

      Что такое тайм-менеджмент?

      Тайм-менеджмент — это метод более эффективного использования вашего времени. Организуйте свои профессиональные и личные задачи в зависимости от того, насколько они срочные и важные, и сначала позаботьтесь о самых срочных и важных делах, а затем о делах, которые не являются срочными, но все же важными.Расставив приоритеты в своей рабочей нагрузке, вы можете сосредоточить свое время и энергию на том, что им нужно больше всего.

      В таблице ниже показана матрица Эйзенхауэра, популярная стратегия управления временем для оценки и определения приоритетов задач. В каждом квадранте есть примеры типов действий и порядок их выполнения.

        Матрица Эйзенхауэра  
        Срочно Не срочно
      Важно 1.Сделайте сначала: кризисы и проблемы, травмированный ребенок, встреча с вашим менеджером, устранение утечки газа, задание, которое необходимо выполнить сегодня 2. График: важные текущие проекты, наем нового сотрудника, запись на прием к стоматологу, физические упражнения, отношения
      Не важно 3. Делегируйте, если можете: неважные встречи, несколько телефонных звонков, ненужные помехи, электронная почта с низким приоритетом 4. Делайте в последнюю очередь или не делайте вообще: читайте ленту Facebook, смотрите телевизор, попусту тратите время, сортируйте нежелательную почту

      Вы умеете управлять временем?

      Хорошее времяпрепровождение в управлении требует сознательного планирования и обдуманного принятия решений.Это также включает в себя сохранение концентрации и выполнение приоритетных задач вместо того, чтобы отвлекаться на второстепенные дела.

      Если вы хотите узнать, хорошо ли вы управляете временем, начните с ответов на следующие вопросы:

      • Знаю ли я, как эффективно расставлять приоритеты для своих задач в зависимости от их важности и срочности?
      • Знаю ли я, сколько времени я трачу на каждую из моих различных задач?
      • Должен ли я брать работу домой, чтобы сделать ее?

      Оценив свои текущие навыки, составьте план их улучшения.Это непросто, но, как и любые навыки, над которыми вы работаете, вы можете улучшить управление временем. Успешные предприниматели используют различные навыки тайм-менеджмента для повышения продуктивности и эффективности в личной и профессиональной жизни.

      Примеры тайм-менеджмента

      Распространенные ошибки тайм-менеджмента

      Легко сбиться с пути, когда пытаешься управлять своим временем. Чтобы стать лучше, постарайтесь избегать следующих распространенных ошибок управления временем:

      .

      • Ловушка 1: Не составить список дел.Если вы не знаете, что нужно сделать, вы не сможете эффективно расставить приоритеты в своей рабочей нагрузке.
      • Ловушка 2: Многозадачность. Вопреки распространенному мнению, многозадачность на самом деле менее продуктивна, чем концентрация на одной задаче и переход к следующей. Это потому, что наш мозг не приспособлен для одновременного выполнения двух задач, требующих высокоуровневых функций мозга. Некоторые исследования показывают, что многозадачность может снизить ваш IQ, потому что ваше внимание расщепляется, и может даже повредить ваш мозг.(Ага.)
      • Ловушка 3: Не знать, сколько времени требуется для выполнения задачи. Сможете ли вы написать отчет за час или это займет три дня? Если вы не знаете, сколько времени занимает задача, вы не сможете эффективно управлять своим временем или расставлять приоритеты в своих действиях.

      Семь методов тайм-менеджмента для повышения продуктивности

      Было доказано, что продуктивность ведет к прибыльности, а хорошие навыки тайм-менеджмента могут напрямую влиять на вашу прибыль, поэтому, чтобы помочь вам работать более эффективно, мы собрали некоторые рекомендации, которыми руководствуются успешные люди.

      Начни свой день пораньше

      Спросите успешных людей, во сколько они встают по утрам, и вы быстро увидите тему: эти люди встают на рассвете, чтобы в полной мере использовать день.

      Компания по финансированию бизнеса Fleximize опросила самых известных людей современности об их утренних привычках. Вот что он нашел.

      • Генеральный директор Apple Тим Кук встает в 5 утра
      • Редактор Vogue Анна Винтур встает в 5:45 утра, чтобы поиграть в теннис, прежде чем отправиться в офис.
      • И Опра просыпается в 6 утра, чтобы помедитировать и побегать на беговой дорожке, прежде чем отправиться в студию.

      Обратите внимание на еще одну полезную тему: физические упражнения составляют большую часть жизни успешных людей.

      Установите приоритеты и цели при планировании дня

      Ежедневный рабочий план позволяет людям определять ход своего дня, а затем постепенно продвигаться к своим целям. (Некоторые крупные текущие проекты, такие как составление маркетингового плана для вашего бизнеса, попадают во второй квадрант матрицы Эйзенхауэра.Это важно, но лучше от него избавиться, чем делать сейчас.)

      Успешные бизнесмены используют этот совет по управлению временем, признавая, что каждый день есть как срочные, так и важные дела. Они подходят к этому дню, зная, как сбалансировать эти два аспекта и отложить более мелкие задачи на потом.

      Роб Роусон, генеральный директор TimeManagement.com, первым делом с утра работает над наиболее важными задачами, прежде чем его отвлекают электронные письма и другие тривиальные задачи.Разбивка целей на части упрощает продвижение к их достижению.

      Некоторые карьерные коучи предлагают разделить ваше время на «фокусные» дни и «буферные» дни. Первый предназначен для таких масштабных вещей, как развитие бизнеса и управление персоналом. Буферные дни, с другой стороны, предназначены для рутинных дел, таких как оформление документов и бухгалтерский учет.

      Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

      Очень распространено мнение, что многозадачность — это наиболее эффективное использование времени.Но оказывается, что решение нескольких задач одновременно может привести к потере большего количества времени. Нейробиолог Эрл Миллер говорит, что по большей части мы просто не можем сосредоточиться более чем на одной вещи одновременно.

      «Люди не могут хорошо работать в режиме многозадачности, и когда люди говорят, что могут, они обманывают себя», — говорит он.

      Истинная эффективность означает сосредоточение на одном деле за раз и его завершение, прежде чем переходить к следующему заданию.

      Научитесь делегировать полномочия

      Вы можете носить много головных уборов, но вы не можете быть везде и всегда.Найдите время, чтобы проверить и нанять лучших сотрудников, чтобы вы могли доверять своей команде. Тогда вместо того, чтобы пытаться сделать все это самостоятельно, вы можете отказаться от некоторого контроля и поручить задачи тем, кто работает на вас.

      Начните работу с Square Team Management

      Расширьте возможности своей команды и защитите свой бизнес.

      Применение правила 80/20

      Согласно принципу Парето (т. е. правилу 80/20), 20 процентов действий приводят к 80 процентам результатов. А на остальные 80 процентов приходится только 20 процентов результатов.В переводе это означает, что успешные люди знают, что главные приоритеты (или 20 процентов лучших) приведут к самым важным результатам. Они делегируют все остальное.

      Карандаш через некоторое время, чтобы отвлечься и отвлечься

      Если вы будете планировать каждый день до секунды, у вас никогда не будет времени на неожиданные вызовы. Старайтесь оставлять хотя бы один час каждый день для незапланированных дел. Кроме того, неплохо запланировать часы работы офиса или выделить время для коллег и совместной работы.Если вы переусердствуете, вы почти всегда будете отставать.

      Не говорите чаще и овладейте искусством коротких встреч

      Генеральный директор NewBrand Analytics Кристин Мульнер считает, что отказ — один из ключей к тому, чтобы не перенапрягаться в профессиональном и личном плане.

  • Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.